數(shù)字檔案在現(xiàn)代檔案管理中的運用分析

謝歆琳

（桃江縣地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測站，湖南 桃江 413400）

結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)提升檔案管理工作質(zhì)量，能夠有效實現(xiàn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新。目前在檔案管理工作中存在很多問題，例如工作人員管理能力不足、沒有認識到檔案管理工作的重要性、忽視了數(shù)字化管理模式的應用等。因此政府部門以及企事業(yè)單位需要轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，認識到現(xiàn)代信息技術(shù)的應用價值，把該技術(shù)優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式。

一、數(shù)字檔案管理模式技術(shù)應用價值

（一）數(shù)字檔案管理符合時代發(fā)展需求

檔案管理的資料內(nèi)容，詳細記錄了政府機關(guān)部門和企事業(yè)單位的發(fā)展憑證，屬于社會發(fā)展不可缺少的重要資料文獻，為后續(xù)各項工作的開展提供重要參考依據(jù)。近些年來，我國現(xiàn)代化信息技術(shù)的應用越來越廣泛，各行各業(yè)幾乎都離不開信息技術(shù)的使用[1]。在檔案管理工作當中應用信息技術(shù)優(yōu)勢，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式。數(shù)字檔案實現(xiàn)了數(shù)字化辦公，屬于無紙化的檔案管理。數(shù)字化檔案管理實現(xiàn)了檔案管理工作的智能化，讓整個檔案管理工作流程更加簡潔，方便，節(jié)省更多人工成本的消耗，有效提升了檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。因此政府機關(guān)部門以及企事業(yè)單位都需要具備先進的檔案管理工作觀念，搭建出更加有效的大數(shù)據(jù)管理平臺，采用數(shù)字化信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理，不斷提升單位內(nèi)部檔案的應用效率，確保符合新時代發(fā)展需求。

（二）提升檔案管理效能

數(shù)字化檔案管理模式的廣泛普及，能夠有效減少在人為檔案管理中出現(xiàn)的失誤，還能夠不斷提升檔案管理效能，實現(xiàn)檔案管理工作的高效開展。在傳統(tǒng)檔案管理工作當中，需要整理的檔案信息量比較大，企業(yè)要為其付出大量的人力、物力資源，無形中造成了較大的資源浪費。結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的應用，則能夠使用數(shù)字技術(shù)來代替人工完成各項工作，節(jié)省了勞動力的同時，也能夠減少工作失誤的出現(xiàn)，提升工作效率和工作質(zhì)量。信息時代的創(chuàng)新發(fā)展，給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，同時也指明了新的發(fā)展方向。現(xiàn)有檔案管理工作人員需要認清數(shù)字化時代發(fā)展對檔案管理工作提出的要求，創(chuàng)新檔案管理意識和管理技能，根據(jù)在傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足之處，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)應用進行有效的創(chuàng)新和彌補，提升檔案管理工作效能。政府部門以及企事業(yè)單位都要認識到檔案管理工作人員個人能力提升的重要價值，不斷強化檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，這樣才能夠整體提升到管理水平。

（三）提升社會對于檔案管理重要性的正確認知

完善的檔案能夠為社會發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)信息，為社會發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)保障，同時也為科學技術(shù)的創(chuàng)新提供了重要依據(jù)，可以說檔案管理工作影響著整個社會的可持續(xù)發(fā)展。開展數(shù)字化檔案管理模式，能夠進一步提升社會人民群眾對于檔案管理重要性的認知[2]。當前社會中，一部分企業(yè)和群眾忽視了檔案管理工作的重要性，認為檔案管理跟庫存管理相類似，都屬于后勤工作，僅僅只是把單位具有的文獻資料，進行整理和保存即可，導致檔案應用效率比較低。再加上檔案管理工作內(nèi)容比較復雜，工作量比較大，管理人員很難全面完善的顧及到所有工作細節(jié)，往往給檔案管理工作留下很多安全隱患。利用數(shù)字化信息技術(shù)應用，能夠搭建出更加高效的數(shù)據(jù)管理平臺，讓政府機關(guān)單位和企事業(yè)單位上下都明確地認識到檔案管理的重要性，并積極主動參與到檔案管理當中，遵守檔案管理要求，做好檔案的保存、保管和應用的工作。

二、檔案管理數(shù)字化管理現(xiàn)存不足之處

（一）數(shù)字化建設進度不足

實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作，需要結(jié)合信息技術(shù)以及相關(guān)信息設備的應用。受到客觀因素的影響，我國各個地區(qū)實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設進度不足，沒有把數(shù)字化管理模式貫徹落實到實處。首先一部分檔案管理工作單位沒有認識到數(shù)字檔案管理的重要性，對于數(shù)字信息化管理平臺的建設不夠積極主動，沒有及時的創(chuàng)新信息化管理設施，難以滿足數(shù)字檔案的管理需求。再加上一部分工作人員受到了傳統(tǒng)檔案管理工作模式的影響，沒有積極主動學習數(shù)字檔案管理相關(guān)技能，雖然具備了相應的設備，但是還在使用傳統(tǒng)的人工管理模式，沒有把數(shù)字化信息技術(shù)優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。政府機關(guān)部門以及企事業(yè)單位仍然認為檔案管理工作屬于后勤管理工作范疇，沒有做好相應的監(jiān)督工作，導致當前檔案管理工作，形式化比較嚴重、模式比較單一，數(shù)字檔案整體建設進程比較滯后。

（二）數(shù)字檔案的安全系數(shù)比較低

檔案屬于比較重要的文獻載體，能夠把社會發(fā)展中產(chǎn)生的大量信息詳細記載下來，為后續(xù)工作的開展提供科學依據(jù)。目前數(shù)字化檔案管理模式越來越普及，有效提升了檔案管理工作效能，但是也帶來了檔案安全性問題。數(shù)字檔案管理需要結(jié)合信息技術(shù)的應用，也就造成了不法分子可以利用網(wǎng)絡漏洞入侵數(shù)據(jù)管理平臺，盜取該平臺中保存的數(shù)據(jù)和資源，威脅到檔案的安全性和可靠性[3]。當前網(wǎng)絡信息技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展，需要人們對檔案的數(shù)據(jù)信息安全性加強重視。檔案很容易出現(xiàn)被刪除、被破壞和外泄的情況，造成這一問題的主要原因是管理人員安全意識不強，在檔案管理當中出現(xiàn)違規(guī)操作，個人職業(yè)道德不足，嚴重威脅檔案的安全性和可靠性。例如，建筑企業(yè)單位內(nèi)部的檔案內(nèi)容包含有城市基礎(chǔ)信息、市政設施信息、水文地址信息等，是開展現(xiàn)代化城市規(guī)劃、工程設計和工程施工的重要依據(jù)。如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息被盜或者是篡改的情況，會嚴重威脅建筑工程的順利開展，甚至會對城市的可持續(xù)發(fā)展造成直接影響。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不足

想要實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式，管理工作人員需要具備基本的檔案，管理工作知識和技能，熟練的應用信息技術(shù)和計算機技術(shù)來完成檔案管理，利用檔案信息化管理平臺，保障檔案內(nèi)容更加安全可靠。當前一部分檔案管理工作人員受到傳統(tǒng)觀念影響，忽視了數(shù)字化檔案管理的重要性，帶動著下層管理工作人員也認為檔案管理工作不重要，沒有積極主動地進行檔案管理工作的創(chuàng)新，并不符合時代發(fā)展需求，并且檔案應用效率較低，沒有把真正的檔案價值發(fā)揮出來。

三、信息時代數(shù)字化檔案管理有效措施

（一）搭建出數(shù)字檔案管理平臺

社會各行各業(yè)發(fā)展已經(jīng)離不開信息技術(shù)的應用，在當前的發(fā)展背景下，想要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，需要首先搭建出完善的數(shù)字檔案管理平臺，在其中引入云計算技術(shù)的應用，把數(shù)字化管理技術(shù)優(yōu)勢充分發(fā)揮出來[4]。政府機關(guān)單位以及企事業(yè)單位內(nèi)部負責進行檔案管理的工作機構(gòu)，需要認識到數(shù)字化檔案管理的重要性，并順應時代發(fā)展需求創(chuàng)新檔案管理觀念。針對數(shù)字化檔案管理平臺建設加強資金支持，實現(xiàn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新。政府部門要以身作則首先參與到數(shù)字化檔案平臺建設過程中，保障數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的正常運行。政府部門以及企事業(yè)單位要充分利用云計算技術(shù)優(yōu)勢，在系統(tǒng)當中制動出一系列的操作指令，讓用戶能夠利用網(wǎng)絡搜索引擎來查找自己需要的信息和資料，實現(xiàn)數(shù)字檔案的有效利用。例如政府部門以及企事業(yè)單位可以在該平臺當中，調(diào)取不同地區(qū)的檔案內(nèi)容。云端統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫可以根據(jù)檔案使用人員的搜索指令，查找相應的檔案資源為其進行提供，實現(xiàn)了檔案資源的有效共享，也有效提升了數(shù)字化檔案的管理效能。

（二）在數(shù)字檔案管理平臺中完善功能模塊

根據(jù)當前檔案管理現(xiàn)狀，政府部門以及企事業(yè)單位需要認識到數(shù)字檔案管理的必要性，優(yōu)化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)[5]。首先需要確保數(shù)字檔案管理平臺，能夠具備自行檢索功能，在后臺設置檢索功能和檢索模塊，確保使用者能夠在平臺當中輸入關(guān)鍵詞即可完成檔案資料的檢索和查詢。需要確保數(shù)字檔案管理平臺能夠具備檢索詞匯的定位功能，使用關(guān)鍵詞即可彈出相應的關(guān)聯(lián)信息內(nèi)容。政府機關(guān)單位以及企事業(yè)單位要結(jié)合自身數(shù)字檔案管理平臺的不足之處，完善查閱、檢索功能、篩選功能，提升檔案管理平臺的檢索工作效率。用戶在進行檔案資料查閱時，可以根據(jù)自己檢索的詞匯進行精準的二次化檢索和定位，減少檔案查閱過程和使用過程的時間消耗。結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的應用，收集和管理電子檔案內(nèi)容，充分發(fā)揮出文件掃描和文件傳輸功能優(yōu)勢，提升電子檔案建檔和分類效果。同時數(shù)字化管理技術(shù)還能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的同步優(yōu)化管理，確保檔案的管理和存儲更加安全可靠。

（三）針對數(shù)字檔案管理人員進行技能培訓

政府機關(guān)單位和企事業(yè)單位要打造出專業(yè)的檔案管理人才團隊，積極跟當?shù)氐母咝：献鳎纬尚Ｆ蠛献骰兀龊脙?yōu)秀管理，人才儲備工作[6]。組織現(xiàn)有的檔案管理人員參與到培訓教育當中，確保工作人員能夠詳細理解數(shù)字化系統(tǒng)的運行原理，具備基礎(chǔ)的檔案信息化管理知識，能夠熟練的應用數(shù)字化信息技術(shù)進行檔案管理，并正確的處理系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的突發(fā)情況。政府部門以及企事業(yè)單位需要做好檔案管理工作團隊的績效考核，形成健全的績效考核工作機制，把薪資水平和績效考核系數(shù)結(jié)合在一起，激發(fā)管理人員的工作積極性，主動參與到檔案管理工作當中。

（四）做好檔案的安全管理工作

在信息時代安全管理工作開展尤為重要。需要把安全管理工作貫徹落實到檔案管理的始終，針對于管理人員、管理場地、管理設備等方面提出精細化的管理要求，及時發(fā)現(xiàn)在工作中出現(xiàn)的安全隱患，采取有效措施進行處理和解決[7]。例如要限制現(xiàn)有檔案管理人員的權(quán)限，不能利用職權(quán)之便來違規(guī)的查閱檔案內(nèi)容。一旦發(fā)現(xiàn)在工作中出現(xiàn)類似行為要嚴肅的處理。內(nèi)部檔案管理人員需要互相之間約束和監(jiān)督，強化安全管理工作意識，并做好檔案的保密工作。檔案管理需要具備規(guī)范的數(shù)字檔案密件處理工作，利用抽取密件的管理方式確保數(shù)字化密件檔案管理更加安全可靠。針對于帶有密字的文件要嚴格按照保密管理要求進行處理。

結(jié)語

綜上所述，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，是檔案管理工作必然發(fā)展趨勢，因此政府機關(guān)單位以及企事業(yè)單位都需要及時響應時代發(fā)展號召，應用信息化技術(shù)優(yōu)勢，強化檔案管理工作質(zhì)量。建設出數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，完善該平臺的管理模塊，做好人力資源的技能培訓，滿足現(xiàn)代檔案管理發(fā)展要求。