探討衛生院檔案管理工作的重要性及完善措施

李愛芹

（鄆城縣黃泥岡鎮衛生院，山東 鄆城 274700）

引言：衛生院是我國最基層的醫療體系，但是隨著社會經濟的不斷發展，衛生院的工作量以及檔案管理工作所面臨的壓力都越來越高。為此，就必須不斷對其工作體系進行完善，并積極引進一些現代化的信息技術。那么該如何從哪些方面來進行完善，正是本文的寫作目的所在。

一、重要性分析

（一）衛生院發展的基礎與前提

自改革開放以來，我國社會經濟體制逐漸出現了很大的變化，我國衛生醫療體系也開始不斷地健全與發展。而衛生院作為我國醫療機構的重要組成部分，也必須要不斷應對時代的新變化，進行體制上的創新，而這也就使得其自身的檔案管理工作得到了不斷的重視。通過對檔案的整理與管理，能夠對不同時期的大小事件進行了解，并對不同時期的醫療發展水平、以及所出現的問題進行總結，從而來對醫療體系以及自身所存在的體制缺陷進行修正，以此來促進衛生院的不斷發展。因此，可以說檔案管理工作就是衛生院得以發展的基礎與前提，只有通過檔案管理工作，才使得我國目前的醫療體系得到了持續的進步與發展。

（二）衛生院主要的工作內容

檔案管理工作的水平，往往決定了衛生院的發展，尤其是對科研類檔案資料的管理，往往會成為衛生院所重點關注的內容。而想要提高檔案管理水平，那么就需要不斷提升其管理人員的管理水平，并有效發揮這些管理人員的能力，只有這樣才能夠使其衛生院檔案資料變得更為多樣與完善[1]。同時，檔案管理工作水平的提升，也與工作人員日積月累的經驗積累也有很大的關系，并且其檔案工作所包含的內容也非常完整，除了與醫療科研相關的資料以外，甚至還包括了對醫療水平和工作人員業務評判的資料整理。所以衛生院的如何發展，其檔案管理工作為王發揮了十分重要的作用。所以我們也能夠看出，檔案管理工作中所整理出來的資料，對于衛生院自身不斷地完善與發展有著重大的影響，是其必不可失的一道工作環節，對衛生院的影響也十分長遠。

（三）維護醫患雙方利益

近些年來，醫患事件頻發，醫患關系也越來越緊張，而作為衛生院所必不可缺的工作環節——檔案管理工作，由于具有真實性、完整性的特點，所以當醫患矛盾爆發時，往往能夠有效緩解醫患雙方所產生的誤會，維護醫患雙方各自的利益。而管理工作之所以有著這一作用，主要是因為在檔案管理過程中，會對具體的醫療事件進行詳細的整理與描述，所以通過檔案就能對醫患雙方之間的行為進行還原，從而了解到整個醫患事件的真相。而正是如此，才能夠使得目前一些頻發的醫療事件能夠做到有據可查，才能維護醫患雙方各自的利益，甚至成為一些法律憑證[2]。所以在目前醫患關系緊張的今天，檔案管理工作是必不可少的，其作用是非常關鍵的。同時通過對這些醫患事故的整理，也能使衛生院對自身的醫療體制進行思考，從而有效解決目前醫療體制中所存在的一些問題，促進我國醫療服務水平的提高。

（四）推動衛生院的健康發展

想要使目前的醫療體制不斷得到完善，醫療服務水平得到顯著提升，那么就必須加強對衛生院檔案管理工作的重視度，并利用一些現代化的信息技術，逐漸形成科學化、規范化的管理。同時在檔案管理工作開展期間，還應當始終根據相關的檔案整體規范來展開工作，這樣才能使其工作更為有序，有效促進其檔案管理工作質量的提高。同時，由于在檔案中記錄了不同醫療發展時期的具體案例，而這些過往的案例往往會給我們今后醫療體制的改革帶來啟發，所以開展檔案管理工作，其中一個非常重要的作用就是能總結過去的發展經驗與規律，從而對目前所存在的制度缺陷進行改善，實現我國衛生醫療體系的不斷健全發展。

二、完善措施

如上文所說，雖然衛生院檔案管理工作十分重要，但是在實際的工作開展過程中，往往還存在一些問題。比如，隨著社會時代的不斷發展，檔案的可利用性以及具有價值的信息變得越來越少，而一些紙質的檔案甚至還需要定期進行維護。同時，很多地方的檔案管理設備、管理理念、以及管理方式均處于十分落后的狀態之下，而這些也會對檔案管理工作實際效果的發揮產生很大的影響。此外，在進行檔案管理過程中，由于需要注意保密性原則，所以在管理過程中選擇閉環操作，而這也就導致了一些管理方式與實際需求不相符的現狀出現[3]。下面是基于這些問題所提出的一些具體完善措施：

（一）提升檔案管理工作人員的專業性

衛生院檔案管理工作實際上是一項非常專業的工作，特別是在如今的醫患矛盾尖銳的背景之下。并且由于其工作內容十分繁雜且專業性非常強，所以對于其工作人員的專業能力以及職業道德素養都有著非常高的要求。因此衛生院在對檔案管理工作人員進行篩選、審核的過程中，除了需要對其專業素養進行考察外，還應當對其責任心以及職業道德等進行綜合的考察，只有這些要求都能達到的人員才有資格任職。目前從大部分的衛生院情況來看，對于在職的檔案管理工作人員基本上都缺乏定期的工作考核，并且也沒有形成一套完整的工作考核機制，所以往往目前這些檔案管理人員都缺乏一定的競爭，因此也就造成了在缺乏緊張感的前提下，在實際的工作過程中呈現疲軟松散的心態這一現象。而如果想要有效改變這一現象，促進這些檔案管理人員工作積極性的提升，就必須加強對這些工作人員的關心，并建立一套成熟的人員工作考核制度。而如果想要進一步提升管理人員的專業能力，使他們能始終跟上時代發展的步伐，就必須定期對檔案管理人員開展專業化的培訓[4]。具體來說，需要根據目前現代技術的發展以及如今對檔案整理工作的需求來制定培訓計劃，其內容既包括有具體的理論知識，還應當有先進的檔案整理技巧。同時，為了使檔案整理工作人員跟上時代的步伐，還應當對其開展現代化信息檔案技術的培訓，包括對信息化檔案技術的使用、維護等。此外對于檔案管理工作人員還需要定期進行工作考核，對于專業能力以及職業素養未能達到要求的工作人員應當按照實際情況給予警告，從而始終確保我國衛生院檔案工作管理人員的整體素質。

（二）根據實際需求來開放檔案使用權限

在過去檔案管理工作開展過程中，往往所遵循的是絕對保密的原則，而如今隨著時代社會的不斷發展，公民也能參與到檔案利用工作中來，并且衛生院檔案工作本就是由多個部門多個組織所共同參與的工作，所以如今無論是公民還是與衛生院有關的組織以及個人都能在一定權限內對其衛生院的檔案資料的進行查詢。此外，近些年來，國家也在不斷加大政務信息公開的力度，所以過去絕對保密的檔案管理工作原則已經不再適用于如今新時代檔案管理工作的開展，必須做出相應的改變。只有這樣才能真正地實現政務公開，促進我國衛生院信息檔案工作現代化的不斷發展。而想要做到這一點，就必須讓更多具備專業能力的個人以及組織參與到衛生院的規劃工作中來，以此來為其未來的醫療體制改革提出科學的建議，從而不斷提升我國醫療衛生服務水平，促進現代化人民基礎醫療體制的形成。

（三）創新工作理念

當今社會隨著信息技術的不斷發展出現了很大的變化，無論是對我們的日常生活，還是各行各業的發展都造成了很大的影響，而衛生院檔案管理工作也是如此。但是由于目前一些傳統的檔案管理工作理念依然殘留很深，所以在具體工作開展過程中也會受到其負面影響，其檔案管理工作人員往往只是做到了對資料的整理以及存檔，而沒能對其檔案資料進行充分的利用，其檔案的價值也未能得到有效發揮。除此之外，在信息化高度發達的今天，往往需要對部分檔案資料進行共享，以此來使更多的公民以及相關人員了解到檔案的具體資料內容。但是一些工作人員在實際的工作中往往并沒有對檔案進行這一層次的開發。所以在信息化高度發達的今天，我們應該利用信息技術的優勢來促進檔案工作方式的轉變與理念的更新，只有這樣才能使我國衛生院檔案管理工作逐漸現代化。這樣一來也能大大提升檔案查詢的效率，使我們在龐大的檔案數據中能精確地找到自己所需要的檔案資料。而要做到這一點，首先需要對衛生院檔案管理工作的內容進行更加深入的認識與了解，只有切實意識到檔案管理工作對于我國衛生醫療發展的重要性，才能根據現實需求來制定出更加合理的檔案管理方案，從而使其具體的工作要求都能得到落實。其次，還需要改變過往傳統的檔案管理理念，充分借助于大數據技術來開展當今的衛生院檔案管理工作，以此來不斷提升檔案管理工作的服務水平，滿足新時代環境下對于衛生院檔案管理工作的需求。最后，在大數據時代的背景之下，還應當積極將檔案管理工作與海量數據進行融合，基于對檔案資料的具體需求，對檔案中的信息、數據進行收集與整理，從而促進衛生院檔案管理工作的效率。

（四）完善檔案管理體系

對于衛生院檔案整理工作來說，除了其檔案整理的效率需要特別重視以外，還應當不斷增強其檔案管理工作的質量，從而使其具體的事件、研究數據等得到真實、準確的展現。而要做到這一點，就必須對現有的檔案管理體系不斷進行完善。首先，作為衛生院的負責人，應當對檔案管理工作給予足夠的重視，只有以此為前提，才會對檔案管理體系不斷進行完善，才能借助于規范化的工作來落實相關資料的文檔整理。其次，還需要明確每一名檔案管理工作人員的責任，提高對檔案資料分類的細化程度，同時不保證其檔案分類合理。最后，還應當建立合理的獎懲制度與嚴格的考核制度，這樣就能始終確保檔案管理人員的整體素質，并有效激發其工作人員的工作積極性。

（五）做好基礎工作的建設

想要使我國衛生院檔案管理工作水平不斷得到提高，就必須加強其基礎工作的建設，只有在此基礎上才能不斷提升其檔案管理的現代化水平。比如，需要對傳統的檔案管理工作環境進行改造，優化其基礎設施的建設、引進一些信息化的設備、應用信息化的管理軟件等，這樣就能有效提高衛生院檔案管理工作開展的效率與質量[5]。此外，為了使管理人員逐漸適應現代化的信息檔案管理，還應當加強對相關人員的計算機技能的培養，從而使檔案管理人員能正確地對新設備、新軟件做出正確的操作。除此之外，在工作開展過程中，還應當對每一位管理人員的責任以及工作內容進行明確，合理進行分工，并對檔案的具體分類標準、歸檔范圍等進行確認，這樣就能確保所收集、整理的資料能做到有據可查，提升檔案查詢工作的效率。

三、結語

綜上所述，民生問題一直以來是我國政府所關注的重點，而醫療則是民生發展中的重點。隨著如今衛生醫療改革的不斷深化，衛生院的檔案管理工作被更多人所重視起來。而想要對目前檔案管理工作進行完善，就必須不斷提升檔案管理工作人員的專業性、創新工作理念、完善檔案管理體系、以及做好基礎工作的建設。