淺談基層檔案館的建設與管理

李云飛

（四川省內江市東興區婦幼保健計劃生育服務中心，四川 內江 641000）

1997年全國實行機構改革，將檔案局和檔案館進行合并，一個機構，兩塊牌予，履行檔案事業管理和檔案保管使用兩種職能。2019年2 月，根據《中共中央地方機構改革有關問題的指導意見》各地將檔案局檔案館進行分割，職能進行區分，為適應新時代中國特色社會主義發展要求，以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，整改后的檔案館將履行新的職能面臨新的挑戰，新形勢下要想履行好檔案館的職能，首先要建好檔案管理隊伍并進行科學的管理，新時代信息化社會基層檔案館的發展也是需要摸索和探究的課題。

一、基層檔案館的基本功能

在時代發展的過程中，會不斷產生大量的檔案資料，例如：文書檔案、影像檔案、工程項目檔案、照片檔案、實物檔案管理等。檔案館是信息社會發展的重要組成部分，其社會地位也在不斷提高，而且它還是保存和積累國家檔案財富的重要機構，具有傳播檔案信息和宣傳教育等功能，其主要基本功能有：

（一）負責接收按規定應移交進館的基層各單位檔案資料；負責征集和收集散存在社會上的具有重要價值的檔案資料；負責提供基層改制企業檔案寄存服務；負責接收基層單位現行文件。

（二）負責對所征集的檔案資料進行鑒定、整理、歸檔；負責對館藏檔案進行科學分類和保管，建立全宗卷，記載立檔單位和全宗歷史演變情況；負責館藏檔案的鑒定開發，編制檢索工具，提供檔案信息及政府現行文件的查閱利用服務；負責館藏檔案安全，維護館藏檔案完整，保守黨和國家的機密。

（三）圍繞基層黨組織和政府工作需要，開展檔案史料的研究和編輯工作，利用館藏檔案資料舉辦展覽活動，編輯檔案文件匯集和其他有利用價值的參考資料，經批準后公開檔案文件和史料。

（四）負責推進基層檔案館數字化和智慧化建設，按照檔案工作信息化發展方向，全方位有效地開發檔案信息資源，開展檔案管理技術研究，提高基層檔案館檔案管理現代化水平，實現檔案管理由智能化向智慧化發展。

（五）充分利用各級各類新聞媒體，充分挖掘檔案資源的現實和歷史價值，不斷設計宣傳主題，創新宣傳形式，推出一批有檔案特色、有社會影響力、為人民群眾喜聞樂見的檔案宣傳精品力作，為檔案事業科學發展提供強大輿論支持。加強檔案工作對外交流，不斷提高我國檔案工作在國際上的影響力。

二、基層檔案館的建設與意義

基層檔案館不僅具有政府職能，對于百姓來說，檔案館更是收集和保管各種檔案、資料的重要機構，是公益性的科學文化組織機構，檔案館的根本目的不是盈利，而是收集、整理和保存社會歷史記憶，儲存淵博的知識，成為一個大眾取之不盡，用之不竭的知識寶庫。不過隨著社會的發展，信息化進程的加快，檔案數量越來越多，檔案管理工作的難度越來越大，為了保證基層檔案能夠順利地開展，我們要努力不斷地擴充基層檔案館的建設，更好地滿足大家的需要，為社會服務。需要引起重視的一點是，在檔案保存中，要特別注意檔案信息的準確性和可溯源性，也要在硬件方面保證場館的安全性，如何計算機系統相互連接，也要盡量保障系統的穩定性，以防檔案丟失，確保檔案安全。

要想建立“五位一體”功能的綜合性檔案館，檔案館一般對外要配備檔案展覽廳、服務大廳、文件查閱中心和電子閱覽室等活動場地。實際情況是，受很多因素的影響，現在很多基層檔案館達不到標準要求，為了滿足人們查詢檔案的需求以及查詢條件和需求不斷提高的客觀情況，檔案館相關部門要努力不斷地增加對外服務項目，提高服務質量，條件允許的話，可以建立新的檔案館，一般新館的規劃都比較科學合理，不僅能改善人們查詢服務的條件，無形中也提高了檔案館的服務水平，環境無形中也會影響人的素質和心情。

近年來，國家飛速的發展，所以在檔案建設和管理隊伍建設時，也要不斷地革舊求新，信息化和現代化管理是新時代檔案建設和管理的必然趨勢，目前各基層的檔案館由于受發展和客觀條件限制，科學管理缺失，信息管理和數據庫大部分都還不完善，不僅各個單位和部門之間不能建立有效的連接，某種程度上也浪費了大家查詢檔案的時間。很大程度上，影響了檔案開發和保存的工作，因此在建立檔案館時，要充分考慮這些因素，提前進行科學合理的規劃，重視檔案管理的信息化和現代化，提高檔案館服務水平。

三、新形勢下基層檔案管理隊伍建設與管理

人是任何機構和團體運行的主體，在機構的運行中其主導作用，在基層檔案館也是一樣，要想建立有效的檔案館組織，組建高素質的團隊至關重要。

（一）重視培養高素質的綜合性人才

人是組織的主體，其中素質又是決定人是否能順利開展工作的重要因素，在基層檔案管理工作中也是如此，檔案管理和服務工作是一項很繁雜和需要有高度服務意識和綜合能力的工作，檔案管理人員的素質和能力直接決定了檔案的管理水平和檔案館的整體服務質量，管理人員充當著領頭羊的作用，直接決定了整體的工作質量，所以不斷地培養和挖掘高素質人才擔任檔案館的管理人員。

大型檔案館的管理都比較成熟了，專人專崗，也有成熟的系統和體系，所以相對來說比較順暢，但是基層檔案館的工作冗雜，缺乏系統化和團隊化的管理體系，往往是一人多崗多責，面臨的服務對象也多，基層檔案館要想實現專業和規范化的發展，首先就要選拔稱職的管理人員。特殊的職業屬性和職責要求基層檔案管理人員首先要是愛崗敬業具有奉獻精神的人，

其次還應該是學習能力強和工作協調能力強的綜合素質很高的復合型檔案管理人才。要快速地掌握專業技能知識，也要能掌握現代化的管理軟件和設備，能提出和建立科學有效的管理制度。這種精明能干的人才才能在基層檔案管理和發展中起到積極的促進作用，也只有這樣的人才才能帶領團隊，共同提高檔案的管理水平和服務質量。

（二）重視基層檔案工作者的業務培訓

進入21世紀以后，社會飛速發展，科學技術也在日新月異的變化，無形中各行各業也面臨著更加嚴峻的挑戰，在基層檔案工作中不僅要有好的管理者，也要有專業的基層服務人員，才能形成一個具有綜合實力的服務整體，基層檔案工作面臨的群體廣，負責接觸的社會面也很廣，假如沒有淵博的知識和專業的工作和服務水平，我認為很難勝任如今也在快速發展的檔案工作，也難以利用檔案館的平臺為民眾和國家做出貢獻。作為檔案館的管理人員，要充當好領導者的角色，不斷通過各種形式給基層檔案工作者提供培訓和學習的機會，檔案工作者也要不斷地通過各種形式來學習和提高自己的專業能力和知識，利用所學所感，和高度負責的態度更好地服務于基層檔案館，助力檔案館穩定的發展。

四、信息化建設大經濟態勢下基層檔案館的發展方向

在信息化飛速發展的時代，檔案數字化應該是當前檔案管理面臨的一個發展機遇，也是今后檔案管理必經的階段。建立智慧檔案館將檔案數字化可以提高檔案信息共享度，提高檔案信息利用率。面對信息網絡的快速發展，推進信息技術與檔案館管理緊密結合，促進檔案館信息化建設與智慧城市建設協同發展、提升檔案館服務經濟社會的能力，對基層檔案館進行智慧化功能設計和智慧管理和服務是檔案館發展的趨勢，建設和發展智慧檔案館有利于基層管理者更高效和科學的管理檔案，也能促使工作者更高效準備的開發檔案信息，豐富檔案內容，讓檔案趨向完整化，也能促使碎片的檔案信息互聯，進而完整化檔案信息，有利于保護檔案的全貌和真實性，智慧檔案館也能幫助管理者提升服務質量，有效地維護檔案健康。

智慧檔案館為什么“智慧”，并不是讓它和人一樣，具備人的智慧，而是指智慧檔案館擁有超強的數據處理和管理系統，利用萬物互聯的物聯網和云計算等數據處理技術手段，按照設計好的模式和流程，自主感知、匯集、記憶、分析、識別、觸發預案、控制運行、評估業務、風險預警和管控信息、挖掘知識、發現關系等，以達到檔案管理智慧化層級。與普通的數字檔案館相比，智慧檔案館在信息感知和智能處理方面，能凸顯更強大的優勢，另外在整體協同和快捷服務功能方面也是優勢明顯，幾乎完全滿足目前檔案開發和管理的全部要求。

檔案智慧管理系統的首要條件就是感知，感知是指通過技術手段將檔案的實體內容以及檔案管理信息等感知到智慧管理系統里，和物聯網連接在一起，也就是把實體的檔案內容和分類管理等信息全部通過系統感知到計算機上，對檔案實體也能定位和識別，對檔案的管理狀態也能進行監控和線上的管理，檔案實體的管理不僅智慧了，檔案信息也全部上網了，不僅保障了檔案信息的安全，也提升了檔案信息的查調速度，與管理和查閱人員都是一種方便。

通過對檔案信息的感知，不僅能對檔案進行全過程的管理和控制，更能最大程度保障信息安全，提供信息丟失風險預警，以及修復方案等。當智慧檔案館系統一旦發展數據出現異常和缺失的時候就能自主地進行判斷，并且馬上做出反應，觸動提前設置好的處置方案，對相關的程序發射指令，對數據進行智能的保護和控制，并且進行相應的警報提示。主要是根據檔案信息本身的特點，利用之前形成的檔案信息之前的聯系，從邏輯和語言上進行比對，按照預設程序，可以自發地進行數據檢索，盡可能地第一時間追回已丟失的檔案信息，智慧系統能有效地控制、管理和保護檔案數據，大大降低了檔案信息丟失的風險性。

另外，智慧檔案館也能幫助各管理業務環節相互協同。傳統的數字檔案館各個管理模塊和職能是分離的，檔案業務之間和不同環節之間缺乏高效的協同機制，導致基層檔案信息各單位和業務之間信息孤立和不對稱的情況，增加溝通的處理成本。智慧檔案館萬物互聯之后，檔案信息、業務工作、機構人員、外部資源形成緊密聯系，各個業務端口互相協同且資源可以互相作用，各個業務環節可以智能結合，高效管理，協同發展。整個智慧檔案館的管理系統可以高效準確且靈活地應對各種業務需求。

隨著科技的快速發展和信息進程的加快，我相信，智慧檔案館的服務領域也會越來越大，服務的范圍也會隨之擴大，未來，也會大大的方便群眾進行學習和查閱，比如可以在手機下載一個app的終端就可以實現檔案信息的移動化服務，用戶可以隨時隨地的獲取檔案信息，不僅能滿足用戶的檔案信息需要，更能促進社會文化的發展。

綜上所述，各基層單位要充分地認識到構建檔案館的意義科學規范的檔案管理才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面不斷地提升管理水平。以人民需要為核心，不斷擴大基層檔案館的數量和規模，用現代化的武器武裝檔案館，讓檔案館智慧起來，是新時代新社會的發展需要。作為基層檔案管理者要不斷地做好檔案的開發和管理工作，充分發揮自己和檔案館的價值，為社會的進步做出應有的貢獻。