淺議如何做好新時期檔案管理工作

李家旺

（福建省屏南縣公安局文職人員服務中心，福建 屏南 352300）

加強并做好新時代檔案的管理工作，其不僅能夠推動檔案管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展，提升檔案館的服務能力，同時還可以保證檔案管理工作始終朝著正確的方向進行，有效避免檔案管理工作執(zhí)行和落實不到位的情況出現(xiàn)。然而，從現(xiàn)階段檔案管理工作開展的情況來看，工作期間還是有頗多問題的存在。究其原因，一方面是因為部分檔案管理機構的組織構成不合理。而造成這種情況的出現(xiàn)，其根本原因在于多數(shù)檔案管理機構缺乏總體上的規(guī)劃，尤其和其他部門之間的交流聯(lián)系比較欠缺，各個部門之間的銜接不夠緊密，導致檔案材料在搜集和整理的過程中會經(jīng)常性地出現(xiàn)檔案材料的遺漏和缺失，其一定程度上影響了檔案管理工作開展的質量。另一方面，則是檔案管理的手段也存在明顯的滯后性，尤其是部分檔案管理機構忽視了現(xiàn)代信息技術在檔案管理當中所發(fā)揮的作用，沒有巧妙地借助現(xiàn)代信息化手段來創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理的模式，導致檔案管理工作的開展越來越難以滿足社會經(jīng)濟建設的現(xiàn)實需求。為了改變這一狀況，本文從五個方面來展開詳細的闡述和說明。

一、投入更多資金，加強并做好檔案管理的基礎建設工作

檔案管理是一項長期堅持的工作，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展以及人民對檔案管理重視程度的日益提升，加強并做好檔案管理的基礎化建設工作逐漸被提上日程，黨和國家也投入了大量的資金來用于檔案管理的基礎化建設，以期對一些基礎性檔案管理設備和設施予以完善和補充。然而，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響和桎梏，僅有少數(shù)檔案管理機構更新了檔案管理的技術，投入了更多的資金用于檔案管理的基礎性建設。毫無疑問，基礎性建設上的不足，導致檔案管理工作的開展難以滿足當前社會對于檔案管理的需要。面對此種情況，需要關注和重視檔案管理的基礎化建設，并將更多的資金用于檔案管理的基礎建設中去。

舉例來說，在展開新時期的檔案管理工作期間，一方面，需要從檔案管理體系的變革入手，構建一個較為合理的檔案管理組織領導體系。在此期間，不僅需要加強對檔案工作的領導、指導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。同時還需要將各個檔案管理部門進行統(tǒng)一化管理，盡量減少中間環(huán)節(jié)，從而在節(jié)約人力、物力成本的基礎上實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的最優(yōu)化。另一方面，則需要切實加強檔案管理的基礎化建設。在此期間，不僅需要從檔案管理的資金投入入手，擴大檔案管理的面積，優(yōu)化檔案管理室的環(huán)境，增加檔案管理人員的福利待遇等，同時還需要定期對一些落后、出現(xiàn)故障的檔案管理設備進行維修和更換，進而保證檔案管理室內的基礎設備始終能夠正常的運行。此外，為了讓檔案管理工作的開展更具效果，還需要檔案管理人員切實做好對以往紙質檔案材料的整理歸納和保存工作，在確保紙質檔案信息搜集和錄入的準確性基礎上，將其進行信息化的處理，以此來避免或者降低檔案管理工作人員進行檔案信息錄入時出現(xiàn)錯誤的可能性。

二、堅持制度做事，不斷完善和擴充相關檔案的管理機制

從現(xiàn)階段檔案管理工作的組織實施情況來看，在組織實施期間始終存在著檔案管理機制不全，各個部門之間的聯(lián)系不緊密的問題，尤其是在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，多數(shù)檔案管理機構卻始終沿用著傳統(tǒng)的檔案管理體系，不思創(chuàng)新，導致其本身存在的弊端逐漸顯現(xiàn)出來，嚴重影響了新時期人們對于檔案管理的現(xiàn)實需求。比如，各種檔案材料和資源并未被充分地利用，既造成了管理上的分散，也造成了管理上的浪費。加上長期以來，一些基礎性設施設備的老化和落后，使其逐漸跟不上社會經(jīng)濟發(fā)展的腳步，并逐漸被社會所淘汰。為了改變這一狀況，需要始終堅持制度做事的原則，并對現(xiàn)有的檔案管理機制進行創(chuàng)新和優(yōu)化，使其逐漸滿足新時期社會經(jīng)濟發(fā)展對于檔案管理工作開展的現(xiàn)實要求。

舉例來說，在展開新時期的檔案管理工作期間，一方面，需要從檔案管理人員結構的調整入手，對現(xiàn)有的檔案管理人員結構進行創(chuàng)新和優(yōu)化。比如，縮短中間環(huán)節(jié)，可以試著將一些檔案管理部門進行整合，組建成一個大的檔案管理部門，從而實現(xiàn)統(tǒng)一化管理，最大程度地減少中間環(huán)節(jié)，縮短工作時間。另一方面，做好檔案管理制度的建設工作。在此期間，不僅需要分析和研究當前檔案管理的實況，依照社會經(jīng)濟發(fā)展和人民群眾進行檔案信息查詢的需求，來對檔案管理的制度進行創(chuàng)新和變革，使其更加符合新時期社會經(jīng)濟發(fā)展的需求。同時還需要讓更多的人參與到檔案管理制度的制定和建設中去。比如，在設計和制定某一項檔案管理制度時，檔案管理機構可以廣泛聽取一線檔案管理人員對于檔案管理制度的意見和看法，上下齊心地去建設和完善檔案管理機制。

三、加強宣傳教育，提升檔案管理人員檔案收集保存意識

從現(xiàn)階段檔案管理工作的組織和實施情況來看，多數(shù)檔案管理人員對于檔案管理工作的開展停留在表面，潛意識里認為檔案材料的搜集和管理，其檔案材料應該越多越好，越詳細越好，因此，一股腦地進行檔案材料的搜集，導致所搜集到的檔案材料過于繁雜，當對檔案材料進行查閱時，很難第一時間尋找出有用的信息，加上部分檔案管理人員自身的檔案收集和保存意識欠缺，導致檔案材料在搜集和整理期間經(jīng)常性地出現(xiàn)不完整和損壞的情況，很顯然，這必定會影響檔案管理工作開展的實效性。為了改變這一狀況，需要加強對檔案管理人員的宣傳教育，著重提升檔案管理人員檔案收集保存意識。

舉例來說，在展開新時期的檔案管理工作期間，需要提升檔案管理工作人員對檔案管理工作的態(tài)度和認識入手，要讓檔案管理人員充分意識到檔案的收集、管理以及保存的重要性，在提升相關工作人員的工作自主性基礎上，幫助其樹立恪盡職守的工作態(tài)度。比如，可以將檔案管理人員對檔案材料的收集、保存得好壞歸置到檔案管理工作人員的績效考核中去，從而讓更好的檔案管理工作人員意識到檔案管理的重要性，并嚴格地要求自己。

四、注重人才培養(yǎng)，培養(yǎng)和提升檔案管理人員的專業(yè)技能

從現(xiàn)階段檔案管理工作的實施情況來看，檔案管理人員的素質和專業(yè)技能是影響檔案管理工作好壞的關鍵。尤其是檔案管理方面專業(yè)人才的缺失，導致很多一線的檔案管理人員承擔著檔案管理之外的工作，導致實際負責檔案管理的時間和精力較少，其一定程度上影響了檔案管理工作的質量。為了改變這一狀況，需要特別關注對專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)，切實加強對一線檔案管理人員的業(yè)務技能培訓。

舉例來說，在展開新時期的檔案管理工作期間，一方面，需要提高檔案管理人員的認知水平，強化繼續(xù)教育。需要從思想上讓檔案管理人員意識到檔案事業(yè)的神圣性和重要性，從而愿意以更加積極主動的姿態(tài)投身到檔案管理工作中去。另一方面，則需要加強對一線檔案管理人員的專業(yè)技能培訓。其不僅需要從檔案管理工作的實際需求入手，按崗位、分層次、多渠道、多形式地對檔案管理人員進行培訓教育。同時還需要加強對檔案管理人員的信息技術、思想道德素質、修養(yǎng)品格方面的培訓，從而讓檔案管理人員更加符合新時期檔案管理工作的需要。當然，在培養(yǎng)和提升檔案管理人員的專業(yè)技能基礎上，還需要引進更多的專業(yè)型檔案管理人才。

五、建設服務平臺，保證新時期檔案管理工作順利地進行

隨著現(xiàn)代信息技術手段的發(fā)展和在檔案管理當中的應用，新型的檔案管理手段逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式，并成為備受人民群眾所歡迎的檔案管理形式。而對于那些存在年限較為久遠，受傳統(tǒng)檔案管理模式影響嚴重的檔案管理機構，需要積極抓住檔案管理改革發(fā)展的趨勢和潮流，從滿足社會經(jīng)濟建設的需求入手，通過建設信息化的服務平臺，做好檔案信息資源進行智能檢索、利用計算機進行檔案材料的分析和處理等工作，從而讓檔案管理工作在新時期迸發(fā)出新的活力。

舉例來說，在展開新時期的檔案管理工作期間，一方面，需要依照檔案管理機構各個檔案管理部分的工作類型共同打造一個信息化的管理服務平臺，從而讓工作人員能夠第一時間對檔案信息進行收集、整理和輸入。另一方面，則需要提升計算機設備的效能。巧妙地利用計算機和相應的檔案管理設備，將各種檔案材料通過計算機轉化為數(shù)字化的、可以被計算機所識別的數(shù)字信息，通過系統(tǒng)化的組合加工進行以數(shù)據(jù)庫的形式加以儲存，通過信息化手段來為人民群眾提供更加方便快捷的檔案信息服務，從而讓人民群眾可以利用手機、電腦等信息化手段來隨時隨地的去查閱自己需要查閱的信息資料。

綜上所述，隨著檔案管理技術得到了更加廣泛的應用，使得檔案管理工作的開展模式發(fā)生了改變，越來越多的檔案管理結構所開展的檔案管理工作逐漸從傳統(tǒng)的檔案搜集和管理轉向了以電子文件為主的檔案管理方式。檔案管理方式的變化，對于檔案的產(chǎn)生、檔案的搜集和利用、檔案的管理等提出了新的要求。對此，不僅需要變革檔案管理的模式，做好檔案材料的搜集整理和歸納工作。同時還需要關注和重視現(xiàn)代信息技術手段的應用，通過搭建信息化的交流服務平臺，從而讓更多的人民群眾可以享受檔案信息化管理的好處，最大程度地發(fā)揮檔案管理服務于人民群眾的作用。