探究機關事業單位檔案管理的重要性

章玲

（浙江省杭州西湖風景名勝區鳳凰山管理處，浙江 杭州 310002）

一、機關事業單位檔案管理的重要性

機關事業單位檔案管理工作能夠實現檔案資料的科學管理，從而促進單位的良性運行與發展，筆者認為，機關事業單位檔案管理的重要性主要體現在以下五個方面：

第一，通過檔案管理能夠將人員的信息進行整理、歸納，從而能夠有效的記錄，也就是人員的姓名、年齡、學歷、家庭住址、工作崗位、調動情況等等都有記錄，可以讓單位內部的工作合理有序的推動。第二，檔案管理工作還包括工作人員的調動、升職、離職檔案信息都能夠統一并集中儲存，然后保證安全的前提下高質量的進行信息的收集、管理以及鑒定。如在對工作人員進行調查時可以查看他們的工作檔案，從中可以了解清楚他們的詳細信息。第三，在工作崗位之中有空缺時，能夠根據這些工作人員的所有信息進行擇優錄用，讓最適合崗位的人進行填補。第四，通過檔案的管理工作能夠對員工的檔案信息價值進行衡量，在設置保管期限后能夠知道如何去儲存和保管信息，將大量的信息從繁雜的狀態轉化為簡單明了的狀態，對于超過管理年限的檔案進行及時的刪減，對于重要的檔案信息可以保證它的安全性，方便日后提取使用。第五，通過檔案管理人員的檔案能夠及時的將信息進行搜索和驗證，在調取檔案時可以通過網上直接下載，通過科學有效的管理，可以讓檔案的管理變的有條不紊。

二、機關事業單位檔案管理中存在的問題

（一）缺乏科學規范的檔案管理制度

由于對檔案管理工作的不重視，很多工作人員被安排在了其他的工作崗位之中，而負責檔案管理工作的人員也是身兼其他職位，比如同時負責公司的財務管理工作，采購工作，歸根結底是因為管理工作者對于實際工作沒有安排適當的檔案管理規定。所以檔案管理工作沒有一個良好的管理局面，也導致了內部工作混亂、無序。當前政府所下達的政策之下提升了對檔案管理工作的管理程度，但是檔案管理工作部門沒有跟隨管理的趨勢，在收集與管理的過程中，工作人員對管理制度置若罔聞，資料遺失、排序混亂、資料借出不按期償還的現象頻頻發生，因此檔案管理部門仍然存在著檔案收集不規范、整理不規范等問題。

（二）人事檔案管理信息化建設缺乏

如今絕大多數機關事業單位都引入了信息管理系統，但是當地的信息化技術并未完善。一方面單位內部工作環境落后，工作適應不了網絡環境的變化，機關事業單位的管理內模式依然還是沿用傳統的一套，沒有隨著社會的發展作出創新與發展，這種落后的管理模式難以和日益增加的檔案數據信息無法相適應，就導致了檔案管理工作難以繼續開展，因此，很多工作人員不得不靠落后的人力去進行信息搜集、歸檔。另一方面，如今隨著數字化的不斷發展，檔案管理工作本身也發生了變化，檔案的信息量相較于從前更加繁多，通過這種落后的方式自然難以提高工作效率，檔案的真實性也難以通過科學的方式去檢測。由于落后的管理方式，難以適應檔案管理現代化的要求，給機關事業單位帶來了很多消極后果。因此，相關單位應該提高檔案管理工作的信息化程度，將傳統的管理模式向信息技術管理模式轉化。

三、機關事業單位檔案管理工作的對策

（一）完善機關事業單位檔案管理信息化建設

在信息化技術廣泛的普及與利用下，檔案的管理和收集都出現了更多的方式，尤其可以通過信息技術進行檔案管理，信息技術有強大的數據處理功能，可以將錄入的數據通過音視頻、影像的方式進行呈現，這樣就為管理、存儲和提取檔案提供了方便的條件。在傳統的檔案管理工作中，工作人員要將瑣碎的檔案都整合到一起，按照一定的分類標準進行歸類，因為資料數據量大，內容很繁雜，在對數據進行整理的時候也比較繁瑣，需要幾個工作人員共同整理，依然還是會出現差錯，比如在操作過程中容易造成檔案失真，造成難以彌補的損失。

（二）提高機關事業單位檔案管理工作人員專業素養

人才隊伍是機關事業單位檔案管理工作開展的有力支持，作為檔案管理的人員，他們的工作專業素質將直接決定著檔案的質量。從整個機關事業單位檔案管理工作來看，無論是人工操作還是如今實現了信息化管理，都需要工作人員具備良好的專業水平，這直接影響著檔案管理工作的質量和有效性。但是目前各單位對于檔案管理部門沒有引起重視，也容易讓他們對工作的重視程度和自身專業技術能力的提升都不重視，因此機關事業單位的檔案管理整體質量難以提高。一方面很多機關事業單位對于檔案管理工作的人員聘用并不重視，由于薪資待遇的問題，單位中的工作人員基本上都是沒有工作經驗的，他們的專業素質低，整體文化水平也不高，因此工作難以進行開展，另一方面，由于沒有一定的激勵機制，工作人員也沒有良好的工作積極性。因此，為了提高檔案管理水平，機關事業單位應該提高檔案管理工作人員的工作素質。可以相應的提高對檔案管理崗位的重視提高招聘的條件要求，提升薪資待遇，從而吸引更多優秀的人員到崗。對于機關事業內部檔案管理工作，可以對他們進行在崗培訓，一方面應該通過培訓使工作人員意識到工作崗位的重要性，使其樹立起責任意識并按照一定的標準完成自己的工作，不斷提高工作能力。另一方面通過培訓應該使工作人員學習先進的現代化信息操作技術，在熟練的計算機操作技巧下可以把檔案工作順利完成，因為通過先進的手段在歸納整理時更加高效，就算出現問題也能夠及時的發現和處理，從而有利于促進檔案管理工作的穩定運行[1]。

（三）提高檔案的服務水平

機關事業單位應該轉變傳統的管理理念與服務意識，增加新的服務管理理念。可以通過結合單位的檔案管理模式，將單位的發展現狀和管理理念的制定相結合，從而能夠提高管理的服務質量。工作人員也應該樹立起為人民服務的理念，站在人民利益的角度上形成積極的工作態度，進最大可能高質量的完成檔案管理工作。機關事業單位管理工作者還應該創新管理理念，轉變傳統的思想觀念，創新管理服務的方案，通過豐富的手段實現對檔案管理事宜的信息進行更新和搜集管理，從而提高信息管理與服務的質量與水平。此外，很多單位工作人員沒有樹立起一個良好的服務意識，在工作過程中沒有充分的發揮管理服務的功能，通過相關工作人員的領導，應該開創新的檔案管理服務方式[2]。

（四）建立良好的檔案管理制度

由于單位內部沒有嚴格管理工作人員遵守規章制度，很多管理工作沒有按照一定標準去進行，因此就會出現信息不全、檔案丟失等問題，而且很多數據信息并不真實卻無從追究，這就加大了個別人員敷衍工作、弄虛作假的力度。這是因為沒有一個良好的管理制度與標準，因此應該落實好這項工作，決不能讓弄虛作假、的工作繼續存在。相關管理工作人員應該從資料的收集、管理、歸類、儲存、調取、傳輸、節約等都應該做好管理和規定，通過制度去嚴格要求工作人員，保障好工作的執行力度?？茖W的管理制度體系能對各工作人員形成約束，提高此項工作的規范性，使管理工作每個環節都有章可循、有法可依，一旦發現工作人員有不純潔的動機，或者在自己所負責的領域中出現了錯誤將嚴懲不貸。通過嚴厲的懲罰制度能夠保證工作人員不再犯，也能夠科學的去警醒其他工作者，從而提高人事檔案管理的規范性，檔案管理工作的科學性將會大幅度提升[4]。

結束語

總之，機關事業單位的檔案管理工作有著至關重要的意義，應該對其進行充分的重視，本文提出完善機關事業單位檔案管理信息化建設、提高機關事業單位檔案管理工作人員專業素養、提高檔案的服務水平、建立良好的檔案管理制度等方法，希望為相關檔案管理工作者提供參考。