優化事業單位檔案管理的途徑分析

白俊松

(大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣應急管理局安全監察大隊，黑龍江 大慶 166200)

隨著現代科學技術的發展，信息技術已經廣泛應用到各個領域，對于事業單位來說信息技術的應用也十分重要。事業單位檔案信息應一目了然，如果雜亂無章那么很容易導致檔案丟失或泄露問題的發生。事業單位檔案管理工作量較大，并且涉及到每一名員工以及單位整體發展信息，因此管理人員必須仔細核對、鑒別，我們對于事業單位檔案管理人員專業素質提出了更高的要求，管理人員不僅要具備較強的心理素質與專業能力，還應在工作中保持足夠的耐心，這樣才能夠更加高效地完成事業單位檔案管理工作。在管理過程中也會出現一系列問題，事業單位與工作結合應結合實際情況，制定問題解決方案，從而推動自身更快、更好的發展。

一、事業單位檔案管理常見問題

（一）檔案管理工作重視程度有待提升

在事業單位當中往往檔案管理工作得不到重視，這也是各地區事業單位普遍問題，由于單位領導認為檔案管理無法為單位創造實質性價值，因此將大部分人力、物力與資金投入到經濟建設當中，而忽略了檔案管理工作，甚至部分單位認為檔案工作浪費資金與時間。因此大部分事業單位都將檔案管理并入到別的部門當中，部分事業單位為了減少經費支出撤銷了檔案管理部門，檔案管理人員專業素質存在參差不齊現象，事業單位愿意花高薪招聘技術人才，但是花高薪招聘高水平檔案管理人才的單位少之又少。由此可見目前事業單位檔案管理人員專業水平普遍較低，無法掌握新的技術理念。

（二）檔案管理模式有待創新

由于事業單位內部檔案管理部門建設得不到重視，因此缺乏專業性管理人員，現階段以往的檔案管理模式已經無法滿足單位發展需求，經過調查可以發現多數單位仍采用紙質文檔，通過人工對數據信息進行處理與存儲，這樣不僅無法保障檔案處理效率，還導致檔案管理質量大打折扣。由于檔案管理人員沒有接受專業的培訓，因此在管理過程中如果發生意外情況，工作人員也無法獨立處理，這給單位整體發展與運行也帶來了諸多不便之處，其他部門無法隨時隨地取用檔案。

二、事業單位檔案管理工作優化措施

（一）加強檔案管理人員專業素質培養

要想促進事業單位檔案管理效率與質量，首先相關領導層應注重檔案管理人才隊伍的構建，深刻認識到檔案管理與單位發展之間的必然聯系，從而在各個方面加強管理。在實施過程中事業單位需要準確分析自身檔案管理需求，之后具有針對性制定相關崗位人才培養計劃。可以加強檔案管理人員入職門檻，在這樣的前提下定期組織現有檔案管理人員開展座談會活動，讓工作人員互相交流工作經驗，從而實現共同進步的目標，并且促進事業單位檔案管理水平的全面提升。

（二）檔案管理體系的完善

在完成檔案管理部門及檔案管理團隊的構建工作后，事業單位還應根據實際情況，建立與健全檔案管理體系。有效的管理體系能夠進一步規范工作人員行為，強化其檔案管理意識，使檔案管理人員能夠意識到自身工作的重要性，積極主動地為其他部門服務。首先事業單位應找到現階段檔案管理問題，之后將其與自身人力資源隊伍情況進行綜合分析，構建與各項指標相符合的管理體系，在這個過程中管理者應做好實踐調研工作，保障管理體系中的條款與規則符合自身發展需求，并且保障管理體系貫徹到檔案管理工作全過程當中。其次為了充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，事業單位應在一定程度在尊重員工工作特點，使其保持良好的心態投入到工作當中，與此同時制定單位內部評級、晉升體系，完善檔案管理部門激勵制度，從而提高檔案管理體系的權威性。

（三）檔案管理手段的優化

在大數據時代下，信息化技術在各個領域得到了廣泛應用，并且受到了業內人士的青睞，對于事業單位檔案管理工作來說，信息化技術的應用也具有重要意義，我們必須及時更新與升級檔案管理技術，才能夠有效提高管理水平與效率。檔案管理工作中信息技術的應用，是現代社會背景下檔案管理必然趨勢，將其與計算機技術相結合應用到事業單位檔案管理當中，那么體現單位檔案管理工作能夠順應時代發展需求，也是事業單位現代化發展的重要標志。事業單位也可以構建檔案處理、存儲數據庫，將紙質檔案內容輸入到數據庫當中，將圖像掃描到數據庫當中，這樣管理人員的檢索將更加便捷，并且檔案利用價值也大大提高。

總結語

綜上所述，隨著我國社會經濟與科學技術的發展，事業單位也迎來了新的發展機遇，但是通過調查與分析可以了解到，事業單位內部檔案管理存在一定問題，檔案管理模式較為落后，并且檔案管理人員專業素質存在參差不齊的現象，這給事業單位整體發展造成阻礙性影響，因此本文我們對事業單位檔案管理問題以及相應優化對策進行了分析研判，希望事業單位檔案管理水平能夠不斷提高，實現可持續發展的目標。