淺談國有企業檔案管理效能提升策略

薛陽

（哈爾濱好民居建設投資發展有限公司，黑龍江 哈爾濱 150001）

面對新的改革發展形勢，國企對檔案管理工作的要求進一步提高。要真正提升檔案管理的質量水平，需要在實際工作中，轉變思想觀念，創新工作方式，從整體上提高管理創新的質量水平。傳統的企業檔案管理的觀念比較陳舊，管理的方式也存在著不夠科學等問題。為能從整體上提高檔案管理的質量，改變傳統的檔案管理作法，創新工作方式成為實現管理創新目標的重要舉措。

一、國企改革背景下企業檔案效率提升的重要性

（一）促進管理現代化

在國企深化改革發展背景下，企業在檔案管理創新方面要給予充分重視，從整體上提升現代化管理的質量水平。檔案管理作為企業管理中的重要組成部分，對企業可持續發展有著很大的影響。為能真正促進檔案管理的質量提升，需要企業管理者能從創新的角度出發，融入新管理理念和高新技術，與時代發展的要求相契合，從整體上提升企業檔案現代化管理的發展進程，在這一基礎工作方面得以強化，才能真正提升檔案管理的質量水平。企業檔案管理創新發展是企業現代化管理發展的重要體現，通過實現檔案管理創新目標，也能影響和促進企業其他業務的管理發展。

（二）提高企業競爭力

企業的檔案是企業生存發展的重要資源，將檔案管理工作按照相關要求進行落實完善，才能真正促進企業的可持續發展，為企業市場競爭力的提升起到積極作用。企業檔案記錄著企業生產經營管理中各項重大活動的原始情況，也是企業發展中積累管理經驗和創新發展歷程的珍貴資料。通過做好這些記錄性資源的管理，能從整體上提升企業發展的質量，促進企業競爭力有效提高。同時，企業檔案也是國企深化改革的重要證明，能夠對提高企業管理水平起到參考作用。所以，創新檔案管理機制，能夠為企業的可持續發展打下堅實基礎。

二、大型國有企業檔案信息資源整合存在的問題

（一）思想觀念沒有及時創新

在國企改革背景下，企業檔案管理工作需要積極創新，融入新的思想觀念，以及管理的方式，才能有助于將檔案管理的質量得以有效提升[4]。但從實際檔案管理創新的現狀發現，部分國有企業在檔案管理工作開展當中沒有從思想觀念方面加強重視，領導層對檔案管理工作的重視度不夠，只注重將精力放在生產經營上，而忽視了檔案方面的管理，在這一基礎性工作方面沒有加強重視，這就必然會對企業檔案管理工作的整體質量提升產生不利影響。

（二）檔案信息的歷史數據復雜多樣

國有企業的檔案信息化建設從 21 世紀初開始萌芽，短短20年經歷了多個發展階段，從最初的 Office 辦公軟件管理，到 Access 數據庫管理，再到以B/S和 C/S 相結合的數字檔案系統管理，現在又發展到以云服務+智能化的數字檔案館，隨著檔案信息化建設的過程產生了大量的歷史數據，不同的發展階段檔案著錄格式以及產生的文件類型等都發生了較大變化。因此，要將不同歷史階段的檔案數據匯總整合，需要對前期的歷史數據進行充分的梳理，不同的著錄字段需進行重新匹配。這些工作要花費大量的人力成本和時間成本，而且隨著時間的推移，企業檔案工作者也經歷了更新換代，新接手的檔案管理人員對前期的歷史數據難以摸清，這就造成部分檔案歷史數據無法整合的困局。

（三）產品質量檔案的安全管理意識淡漠

現有的產品質量檔案以紙質為主，為確保檔案資料安全，《檔案法》要求對存放檔案的庫房的溫濕度進行控制，做好防潮、防霉、防蟲、防塵、防有害氣體、防光、防盜、防磁等工作，檔案庫房與辦公室和閱覽室分開。但是，我們現有存放檔案的庫房面積小，沒有辦法單獨分割出辦公室和閱覽室，造成人員與檔案同處一室的情況。同時，我們也沒有配備相應的檔案防護設施設備，如消防器材、防蟲劑、防蟲紗窗、溫濕度計等。如果一旦有突發性情況危害文件安全時，我們沒有防護措施可以保護文件不受損壞。

三、國有企業檔案管理效能提升路徑

（一）改善檔案管理條件

國有企業檔案管理效能的提升，也是現代國有企業制度建立的內在要求。因此，國有企業經營者、管理者要切實在思想上高度重視國有企業檔案管理工作，加大檔案管理所需人財物的投入力度，改善檔案管理的現代化、信息化水平，為提升國企檔案管理效能提供必要的技術支持。要根據國有企業檔案管理實際需要，嚴格按照國有企業檔案數字化、信息化建設標準和要求，改善檔案管理環境，為國有企業檔案管理配置先進的管理設備和器材。提前做好國有企業數字化檔案館建設規劃、科學研究檔案館建筑結構和布局要求，因地制宜地做好功能分區，嚴格按照“八防”的標準和要求，確保檔案庫房安全。探索利用網絡云、辦公自動化App、檔案檢索網絡化、智能化等，切實改善國有企業檔案管理軟硬件條件。

（二）確立檔案管理信息化目標

要從創新的角度出發，將新的技術引入檔案管理工作中，為實現既定發展目標打下堅實基礎。在企業檔案管理工作的開展中，要融入新的技術以及思維，將信息化技術和檔案管理工作緊密結合起來，實現信息化的管理目標。在信息化時代背景下，企業檔案管理信息化也是必然的發展趨勢，這是提升檔案管理質量以及效率的重要保障措施。企業領導層要在檔案信息化建設方面加大投入，滿足檔案管理信息化在基礎設施建設方面的實際需要。信息化技術的融入要能和企業檔案管理的實際需要進行有機結合，把企業檔案信息全部錄入系統數據庫，紙質檔案資料在技術手段應用下轉變成影像資料進行存檔，保障檔案管理的信息化，從整體上提升檔案管理工作的效率。只有從這些基礎工作方面得以強化，才能真正實現既定的工作目標。

（三）完善檔案管理體系

健全的國有企業檔案管理制度體系是提升企業檔案管理效能的重要外在保障。科學、規范的國有企業檔案管理體系能夠促使國有企業檔案管理環節、流程更加規范、更加科學，有利于管理效能的提升。具體來說，就是要針對國有企業檔案管理實際，制定具體的檔案管理標準、實施規范和細則。當前，要根據 《企業檔案管理辦法》，制定《×××國有企業檔案管理人員考核細則》 《×××國有企業檔案管理保密實施辦法》 《×××國有企業檔案庫房管理制度》 《×××國有企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，等等，相關的規章制度要隨著國有企業檔案管理形勢的發展和變化，不斷地進行補充、修繕，要始終保持國有企業檔案管理制度的可操作性、可執行力。

（四）方法得當，安全高效服務整合

企業紙質檔案資源整合應采用邏輯整合與物理整合相結合的方法。所謂物理整合就是檔案的實體集中存放于同一庫房內，而邏輯整合可以不改變檔案的物理存放位置，只將重要的紙質檔案的電子信息如檔案目錄信息等進行整合。對于企業總部產生的檔案，除了由企業總部檔案部門保管的檔案外，還有分布在不同部門的人事、財務檔案等，在總部庫房條件允許的情況下，可以將這些門類的檔案統一整合到企業總部的檔案部門中，實行物理上的集中管理。對于各下屬公司形成的紙質檔案，鑒于下屬公司利用檔案會比較頻繁，整合時可以先整合檔案信息資源的目錄或電子文件，再有選擇、有重點地進行實體檔案的物理整合。

（五）積極探索新的檔案管理模式

面對復雜的發展環境，企業在檔案管理方面面臨的挑戰也較大，為促進企業檔案管理工作質量的有效提升，需要從檔案管理模式的創新應用方面加強重視。企業的領導層以及檔案管理人員，要樹立現代化的發展思維，將現代化的理念融入檔案管理工作當中，探索新的檔案管理模式。隨著當前大數據技術的快速發展和廣泛應用，檔案管理模式的創新應與大數據進行緊密結合，通過融入大數據技術，改變傳統檔案管理的模式，實現現代化的檔案管理服務新模式，提高管理的成效。

（六）加大投入，能力提升保障

整合企業檔案部門是保管檔案的中心，其職能和性質就決定了檔案部門不會像企業的生產、銷售部門一樣產生直接的經濟效益，檔案信息資源整合還會花費大量的資金和人力，但恰恰是這些投入可以為企業的經營決策與生產提供更為快捷、高效的知識化服務。因此企業管理者應立足長遠，加強對檔案工作的領導并加大檔案信息化的資金投入。

（七）提高職工的檔案意識

提高職工的檔案意識是規范檔案工作的重要一步大部分職工對在工作過程中形成的各種資料是否歸檔還沒有意識，這從一定程度上可能會造成資料丟失的情況。完整的檔案對以后工作的開展提供了借鑒的作用。因此，我們要不定期的宣傳檔案資料的重要性，普及歸檔范圍和要求，大家一起共同努力完善資料的整理工作。另一方面，我們也要加強對檔案的借閱的管理，保證資料的完整性。

結束語

綜上所述，國有企業在檔案管理工作中，面對新的挑戰，應通過優化管理工作，融入新的管理理念以及服務思維，運用新的技術進行創新發展，實現信息化檔案管理模式，真正為檔案管理工作的良好推進打下堅實基礎，從而更好地服務于國企的深化改革與發展。