不動產檔案現代化管理論述

張春發

（吳起縣不動產登記服務中心，陜西 延安 716000）

不動產檔案管理的現代化，能有效提高檔案管理工作的有效性和全面性，結合我國的網絡技術手段，不動產檔案管理工作能做到非常高效，其次，利用現代化網絡技術也非常便捷，應用方便簡單，所以不動產檔案管理的相關部門和工作人員需采取有效的措施來實現不動產檔案管理工作的現代化。

一、不動產檔案管理中存在的問題

（一）相關工作人員的協調性差

第一，相關工作人員之間的溝通不足，為了提高不動產檔案管理工作的現代化水平來適應經濟社會的發展，提高工作效率，多個部門均對下屬不動產檔案管理單位實行了工作人員重新分配，這就導致了在重組初期，工作人員會有各種不適應，如對工作環境不適應，與新工作同事之間需要時間磨合，業務溝通嚴重不足等，遇到工作上的問題都是臨時溝通，應急應變能力較差。第二，由溝通不足導致的業務銜接性差，在實際工作中工作流程不順暢，在一個或者多個工作環節耽誤時間過長，導致總體工作效率低下。

（二）工作人員技術水平普遍不高

為了適應社會經濟的快速發展，高效理念已經融入到各個工作領域，為此，多個領域已經改變了以前的工作方式，管理方式也在向現代化邁進，不動產檔案管理領域同樣如此。但是在實現不動產檔案管理的現代化進程中卻存在工作人員的技術水平較低的問題，大大降低了工作效率。具體表現為，在不動產檔案現代化管理工作中，一些有技術含量的工作進度緩慢或者停滯，技術人員缺乏，導致工作大量堆積，工作人員也出現不滿等負面情緒。

（三）缺乏完善的檔案管理制度

隨著不動產檔案管理現代化進程的加快，管理制度不完善的問題日益突出。盡管政府相關部門出臺過有關于不動產檔案管理的一些規章制度，但是不動產檔案管理相關部門現代化還處于轉變初期，有關管理制度還在完善過程中，這就導致在實際管理工作中沒有完善的規章制度對檔案管理工作人員進行約束，進而導致不動產檔案管理工作中有著各種各樣的混亂問題，甚至工作人員由于“粗心”丟失檔案的情況也時有發生，管理難度較大。

（四）缺乏對檔案管理的規劃

在實施不動產檔案管理的現代化轉變之前，絕大多數不動產檔案管理工作中檔案的主要形式都是紙制版文件，在檔案的登記、整理和歸檔等程序中會出現各種問題，工作量大也特別雜亂，缺乏對管理工作流程的整體規劃，也在一定程度上決定了不動產檔案管理工作的難度。另一方面，紙質版檔案無法像電子信息一樣存入電腦保存，只能堆放在倉庫內，在檔案數量逐漸增大以后，搜索和查閱工作也變得十分復雜和有難度，且紙質版檔案存放安全性低。

二、現代化不動產檔案管理的特點

（一）時效性

現代化不動產檔案管理工作具有較強的時效性，因為在現代化管理過程中應用最多的也是必須用到的技術手段是電子技術，而電子技術本身就具有較強的時效性。現代化不動產檔案管理中的主要工作都是由電子系統或者智能系統來完成，與傳統管理模式相比，大大提高了工作效率，減少了人力財力物力的投入。

（二）共享性

利用電子信息系統來進行不動產檔案的管理還具有較強的共享性。隨著社會經濟的快速發展，不動產行業的買賣和流動頻率都會逐漸加大，與之相對應的不動產檔案管理的工作量也會隨之增大，而在現代化管理模式下，大文件可以通過電子信息技術來進行壓縮，存儲在網盤或者移動硬盤上均非常方便，文件經過壓縮之后所占內存小，非常方便在同事或者同行業之間進行傳輸，方便快捷，隨時共享。

（三）多樣性

現代化不動產檔案管理具有形式多樣性。利用電子信息系統來進行不動產檔案管理已經從根本上擺脫了紙質版文件的束縛，除了必要的文件仍需紙質版文件，其余均可在電子設備上進行，利用電子媒介就能輕松完成，而電子媒介是多樣性的，這也就決定了現代化不動產檔案管理的形式多樣性。

三、不動產檔案現代化管理的具體措施

（一）提高不動產檔案服務質量

1.加強工作人員之間的溝通

在當前的社會大環境下，各種社交軟件工作軟件使用起來都非常方便，工作人員之間的溝通也能輕易實現，無論是時間上還是空間上都不會受到限制，在檔案管理工作的文件修改、收集、匯總、移交等流程中都可以應用。

2.增強工作人員的技術水平

首先，可以定期對集體員工進行電子技術培訓，針對檔案管理工作中的日常操作進行培訓，對需要技術含量完成的工作進行重點培訓。其次，在培訓之余還要開展工作交流會，在會上工作人員可以交流學習經驗，分享學習及應用的成果，提高整體工作效率。最后，不動產檔案管理相關部門需要引進一定數量的高水平技術人才，提高工作人員整體技術水平。

（二）加強不動產檔案信息化建設

1.加強不動產檔案的數字化建設

數字化建設是不動產檔案管理現代化建設的必要條件。完成不動產檔案的數字化建設之后才能有效地對不動產檔案進行高效的數字化處理，之后利用電子信息系統對數字化檔案進行管理，之后還能進行搜索和查閱工作。數字化檔案能夠大幅提高不動產檔案的管理效率。

2.加強不動產檔案現代化管理安全性建設

在實現不動產檔案管理的現代化信息化過程，一項重要的伴隨性工作就是安全保障建設。而安全建設工作首先需要專門的安全技術人員來負責，對工作用的電子信息系統進行定期維護和管理。其次，需要科學安全的工作流程，確保在管理檔案的過程中文件不會丟失、被損壞亦或泄露。最后，需要加強培養檔案工作人員的整體安全意識，為不動產檔案管理工作的安全建設提供環境保障。

（三）加強不動產檔案現代化管理制度的完善

政府相關部門應該根據不動產檔案管理整體環境制定詳細完善的制度，讓相關單位的不動產管理工作有法可依，有章可循，保證檔案管理工作的合理合法性。

四、結語

綜上所述，不動產檔案管理工作是社會經濟發展中的重要組成部分，對其采用現代化管理方式是非常必要的，只有這樣，才能促進社會經濟的發展。