事業單位檔案數字化建設路徑

牛秋艷

（綏化市水利工程公司，黑龍江 綏化 152000）

檔案屬于事業單位管理工作當中的關鍵組成部分，有助于推動事業單位的穩定發展，在科學技術不斷創新的過程中，加快了信息時代的革新進程。為了充分地發揮出事業單位的檔案管理工作職能，并保障此項工作的有效性，需要通過積極地開展數字化建設，為檔案管理工作提供便捷性以及便利性保障，促使事業單位的檔案管理工作逐漸朝著規范化的方向轉型，逐漸打破紙質化管理模式的局限性，借助新型的數字化檔案建設途徑，滿足事業單位的檔案管理工作整改需求。

一、事業單位檔案數字化建設的重要作用

（一）提高事業單位的管理水平

在事業單位的檔案管理數字化建設過程中，由于會產生大量的信息數據，為了保障檔案管理工作的有序性與高效性，需要通過對信息的整合與數據的分析，及時的發現在實施事業單位檔案管理工作階段的問題與不足，在事業單位的管理制度體系基礎上，通過對檔案管理工作方式的不斷革新，為事業單位檔案數字化建設奠定有力基礎。在事業單位的檔案數字化建設過程中，實現了對現代化科學技術的靈活使用，并積極的順應了社會經濟的革新需求，通過對使用單位檔案管理工作模式的不斷創新，加強了事業單位的管理能力，進一步維持了社會經濟的穩定態勢。通過打造先進的信息管理服務平臺，并為社會大眾提供更加優質的服務，同時還有助于加強事業單位各個部門之間的溝通與交流，保障了信息共享環節的便利性，實現了信息實時化傳遞的革新目標。

（二）加快事業單位檔案管理工作效率

通過對計算機運算以及信息處理功能，及時的替代了以手工業為主的檔案管理工作模式，并打破了以紙質化為主管理形式的局限性，在最大程度上降低檔案信息的處理風險，便于檔案管理工作人員及時的開展信息查詢以及數據使用等工作，通過縮小事業單位的檔案管理工作成本，為事業單位綜合效益的提升奠定有力保障，拓寬了事業單位的發展路徑。不僅如此，在事業單位檔案數字化建設階段，其主要目的是為了在減輕檔案管理工作人員業務壓力的同時，保障檔案管理工作的高效化開展，通過打造輕松、愉悅的工作氛圍，確保檔案管理工作人員能夠及時地完成相應的崗位任務。

（三）數字化建設屬于社會發展的必然要求

事業單位需要在發展的過程中，自覺的履行社會職責與義務，由于事業單位的發展與當地的社會經濟建設之間具有緊密聯系，當事業單位的信息化水平不斷提升，那么則有助于加強事業單位的職責與能力，使其獲取更加優質的經濟效益，進一步推動社會經濟的發展，提高大眾的日常生活水平，改善生產與生活條件。為此，需要加強事業單位檔案數字化建設，逐步提高檔案管理工作的整體效率。為此項工作的順利開展提供便捷化的服務保障，實現高效化的運行目標，確保事業單位能夠在后期的發展過程中，獲取社會大眾的廣泛認可。通過數字化建設還可以有效降低事業單位方案管理工作人員的業務壓力，并幫助事業單位樹立良好的社會形象，切實的保障事業單位的經濟效益以及社會效益。

二、事業單位檔案數字化建設的革新路徑

（一）建立健全的事業單位檔案管理工作制度

由于事業單位自身具有特殊性質，檔案管理工作對事業單位的發展具有決定性作用，為了充分地發揮出檔案管理在事業單位內部的重要作用，需要對事業單位的檔案管理工作做出相對明確的規定。在實施事業單位檔案管理工作的過程中，需要通過加快數字化建設的整體進程，并結合檔案管理工作的實施特點，根據相應的工作需求，積極的打造完整的檔案管理工作制度，切實的保障制度的健全性。在事業單位檔案數字化建設的過程中，需要嚴格的按照規定要求制定檔案管理工作制度，并保障制度內容設置的合理性，將數字化檔案的使用、安全保存以及信息保密等方面的內容納入到事業單位的檔案管理工作當中。與此同時，還需要通過加大對事業單位檔案管理工作人員的培訓以及管理力度，強化人員的責任意識以及革新意識，確保各項管理制度規定的有效落實，進一步提高檔案管理工作效率，保障管理工作的實施質量，切實地發揮出檔案管理工作在事業單位內部的實用價值，借助相關制度體系為事業單位的檔案數字化建設提供有力支撐。

（二）加大對事業單位檔案數字化建設的投入力度

事業單位檔案數字化建設具有系統化的特點，需要在充足的人力、物力以及資金等方面資源的支撐基礎上，為數字化建設提供助力保障，這就要求事業單位的領導者能夠對檔案數字化建設以及檔案管理工作予以高度的重視，并通過加大對此方面建設路徑的支持力度，確保事業單位檔案數字化建設的有序進行。同時，檔案數字化后，單位應當對檔案安全予以重視，除了要加裝防火墻和殺毒軟件之外，還應對檔案數字化管理系統進行升級，消除系統漏洞，防止重要的檔案資料被黑客竊取或破壞。事業單位可根據自身的發展需要，全面分析軟件和硬件方面存在的不足，在此基礎上編制出合理可行的實施方案，引入先進的技術和設備。在應用軟件的開發中，應當充分考慮兼容性的問題，而在硬件設備的購置上，則應當滿足數字化檔案管理的要求。

（三）打造高效化的檔案管理信息處理平臺

事業單位在檔案數字化建設中，應當建立檔案信息平臺，可以借助網頁將檔案信息提供給相關人員，實現檔案信息的網上瀏覽和下載，進一步提升檔案數字化管理水平。檔案信息平臺的搭建能夠為檔案信息資源的共享提供條件，在平臺的開發中，事業單位可選擇有實力的公司，根據本單位的實際情況，對平臺及操作系統進行設計，促進檔案管理數字化建設工作的開展。檔案管理部門要多與領導溝通協商，爭取支持，這樣才能更好地保證事業單位的檔案數字化建設的長足發展。同時，要為事業單位的檔案管理部門配備配置合理的計算機、掃描儀和各項工作必備的設施，并根據需要進行更新換代和最新優化升級，使之完全符合檔案數字化工作的需要。

（四）及時的建立完整的檔案數據儲存庫

在檔案數字化建設中，數據庫是較為重要的環節之一，是不可或缺的組成部分，其主要作用是對經過數字化處理后的檔案資料進行存儲和管理。事業單位應當建立完善的檔案數據庫，為各類數字化檔案的存儲提供支撐。一方面，事業單位應當建立綜合數據庫，該數據庫可以反映出本單位數字化檔案的基本情況。單位的檔案管理部門，應當在數據庫的構建中做好電子文件的歸檔。另一方面，單位還應構建專題數據庫，在完成數字化管理的過程中，要求事業的單位構建完整的檔案管理系統，利用到計算機網絡做到對該單位文檔合理的整理與分類，要求專業人員按照檔案整理的條件，對不同類型的文件建立一個合理的分類歸納系統，借助計算機的數字化功能實現文件的存儲與分類。同時，也要求管理單位優化自身的管理設備，在各個單位完善數字化進程之后，在各單位之間建立信息的網絡平臺，實現各單位檔案管理的統一儲存與管理。

（五）加強事業單位檔案管理工作人員的業務能力

一方面，單位應加大對檔案管理人員的培訓力度，采用多樣化的培訓方式，確保培訓內容的全面性和實用性。另一方面，事業單位應引入高素質的檔案管理人才，吸引更多專業人士加入。此外，事業單位應當建立健全檔案管理人員考核機制，提升檔案管理隊伍的整體素質，加高效地開展檔案數字化建設工作。作為檔案管理人員，需要不斷調整心態并端正工作態度，積極學習專業的檔案知識，不斷豐富自己的計算機和多媒體技術的使用和掌握技巧，優化檔案數字化知識和技術，并結合工作實際把知識運用到實際工作中，提高工作能力，為事業單位檔案數字化建設服務。

結語：在事業單位檔案數字化建設階段包含了較為豐富的內容，為了推動數字化的建設進程，需要充分地發揮出事業單位檔案管理工作的實用價值以及重要作用，通過實踐操作確保檔案信息管理的有序進行。在數字化時代的不斷推進過程中，不同類型的信息技術融入到了事業單位的發展環節中，促使事業單位順應了時代的革新趨勢，加快了數字化建設的整體進程，為檔案管理工作人員提供了便捷性以及便利性保障。另外，還需要加大對數字化建設的投入力度，通過打造完整的的數據儲存庫，為檔案管理制度體系的建立奠定基礎，打造高效化的檔案信息平臺，在加強人員工作能力的同時，推動事業單位檔案數字化建設的順利開展。