淺談檔案管理工作內容與模式的轉變

劉黎明

（內蒙古興安盟扎賚特旗社會治理中心，內蒙古 興安盟 137613）

在知識經濟時代，檔案的價值得到了進一步的凸顯，對檔案管理工作也提出了新的要求。現階段的檔案管理，已經不僅僅局限于保證檔案資料本身的完整性，而是要借助于大數據等技術手段，對檔案進行開發、整合、利用，讓這些“靜”的檔案“活”起來，為當前工作的開展提供必要的借鑒和參考。作為新時代的檔案管理者，必須要主動迎合檔案管理內容、管理模式等方面的變化，然后順應趨勢、不斷學習、提升自我，在推進檔案管理工作發展中貢獻自己的一份力量。

一、互聯網+背景下檔案管理內容的轉變

（一）檔案收集方式的變化

以往紙質檔案的收集主要是從各個部門收集文件資料，然后進行整理、篩選、保存、歸檔。整個收集周期較長，且容易出現重要資料文件丟失的情況，檔案的完整性不好。相比之下，互聯網技術的成熟則為檔案收集帶來了新的便利。檔案管理人員可以通過網絡途徑，通過在線傳輸的方式，從各個部門直接收集文件資料，這樣就提高了檔案收集效率。同時，利用一些專業軟件可以自動完成檔案的歸類和保存，在保護檔案完整性和安全性方面有極大的優勢。

（二）檔案管理手段的變化

受到“互聯網+”的影響，檔案管理部門勢必要全面完成存量數字化、增量電子化任務，且在今后乃至很長一段時間內檔案仍將實行“雙套歸檔制”，這些移交、寄存的檔案數量，輕易就能使檔案館藏存儲量達到TB 甚至PB 級，形成海量規模。面對規模如此巨大的檔案資料，傳統以人工為主的管理模式顯然不再適用，這就迫切需要檔案管理人員運用大數據、云計算等技術，以更快的速度、更加專業的手段完成檔案的管理任務。除了要保證檔案資料內容的實時更新以外，在檔案的備份方面也要給予更多的關注，從而提高檔案的安全性、完整性以及實用性。

（三）檔案管理制度的變化

由于互聯網時代下檔案管理的工作內容發生了巨大的變化，這也意味著檔案管理的制度必須同步的進行調整和補充，才能始終發揮管理制度對工作開展的指導和約束作用。針對現階段電子檔案存在的數據格式不統一、不兼容的問題，要實行電子文件電子檔案的一體化管理，也就是要從電子文件和電子檔案的全局出發，實現從電子文件生成、制發，到電子文件歸檔管理的全過程控制，它的一個重要特點就是將電子檔案處理方面的要求和標準貫穿到電子文件的生成和處理過程之中。這就為電子檔案的傳遞和利用提供了便利，也為實現電子檔案資源的共享、共用創造良好的條件。

經濟的快速發展，檔案數量也在持續上升。這就在檔案管理出現了許多問題。因此，建立科學的、規范的檔案管理體系，強化規章制度，已經成為了檔案管理的關鍵。伴隨著不斷提高的檔案管理水平與檔案管理更新手段，一定要建立健全相應的科學管理體系，把不同載體、各種類型的檔案統一管理。在這個瞬息萬變的信息時代，檔案管理一定要適應社會的發展需求，跟得上不斷變化的信息要求，建立健全檔案信息管理系統，資源系統等各項信息化管理系統。檔案部門要積極參與到信息化建設當中，實現檔案工作真正的信息化管理。

二、檔案管理模式的轉變

（一）從被動管理向主動服務的轉變

以往檔案管理人員把工作的重心放在檔案的收集、整理等方面。即工作的對象是以檔案資料為主，各項工作都是圍繞檔案來開展。而檔案本身作為一種具有參考和借鑒價值的資料，只有在使用過程中才能讓價值得到體現。在互聯網+時代，檔案管理的服務屬性得到了進一步的凸顯，也對檔案管理人員的職業素養提出了新的要求。這就意味著，新時代的檔案管理者，既要對內做好檔案的保存、整理，又要對外提供優質的檔案借閱服務。要主動了解用戶的檔案使用需求，幫助他們找到合適的檔案資料。一來可以讓館藏檔案的價值得到更好的體現，二來也能夠讓用戶從中得到有價值的信息。

（二）從做好管理向挖掘價值的轉變

從檔案資料的來源上來看，只有那些具有一定留存價值的文件資料，才會被收集起來，然后經過整理后成為檔案。因此，檔案本身就是一種具有潛在利用價值的信息載體。做好檔案的保存工作，只是完成了檔案管理的第一步，只有繼續的挖掘檔案資源的潛在價值，才能夠使檔案管理工作的意義凸顯。面對海量的數據，必須要轉變工作模式，嘗試運用新的技術，例如云計算、人工智能等，為檔案的價值挖掘帶來便利和技術支持。檔案管理人員也應當掌握和利用這些技術，探索符合時代趨勢的管理新模式、新方法，讓檔案管理事業乘借“互聯網+”的東風實現可持續的發展。

三、檔案管理工作建議

（一）創新管理思維，主動迎合工作變化

互聯網+除了對檔案管理的模式、制度和工作內容產生影響外，作為檔案管理從業者，也受到了首當其沖的影響。如果不能樹立互聯網思維、掌握大數據技術，將會與行業發展脫節，也無法勝任新時期的檔案管理工作。互聯網+雖然為檔案管理發展帶來了新的窗口，但是也需要一支現代化的檔案管理隊伍，才能把握住這一良好的機遇。因此，必須要把培育具有信息化素養的管理隊伍作為當前一項緊迫任務。在業務培訓中，除了要關注技能的提升和知識的更新，還要把互聯網技術作為核心培訓內容。只有讓廣大的檔案管理人員，具備了求新求變的思維，才能走在行業發展的前列，引導檔案管理工作的創新。

（二）建立檔案管理云平臺，實現共建共享共用

為了提高檔案資料的共享力度，讓檔案資源的潛在價值得到迸發，近年來許多省市在推行檔案管理平臺建設方面做出了諸多嘗試，目前已經取得了較為豐碩的成果。比如青島市完成微信公共服務平臺和在線查檔全區域共享平臺建設，廣州市建成電子文件檔案資源管理中心系統。檔案管理云平臺的推廣使用，除了能夠實現檔案資料的無障礙傳輸，以及大幅度提升檔案的安全性、隱私性以外，還能夠為檔案資料的高度共享提供便利的平臺。來自不同地區、不同職業的用戶，都可以登錄云平臺，自助查找、瀏覽、下載需要的檔案資料。檔案管理人員可以對來往的文件進行查看和預歸檔，辦理完畢的文件都可以通過內部系統平臺匯總，電腦軟件直接生成歸檔文件目錄，后期查找一目了然，實現電子與紙質檔案的一一對應。

（三）創新與基礎

學習是一種動力，借鑒是一種橋梁，學習是創新的根本。創新要求在檔案管理工作中既要學習本行業的專業知識，又要借鑒行外成功的經驗和方法，堅持“推新”的原則，在學習和借鑒的過程中，不斷對原有觀念進行批判和批判，實現自我創新。作品的創新并非憑空產生，而是要在原有的基礎上，發揮想象。長期以來，我國檔案工作形成了一套具有自身特點、具有一定理論依據、具有一定方法和工作經驗的工作制度。這個基礎對我們今后開展檔案工作很有幫助，因此，要求我們既要創新，又不能拋棄基礎，要立足于它，分析當今和未來的形勢，在發展中尋找新的亮點。這就要求在工作上要有創新，不要一味脫離實際，現階段，檔案工作還處于起步發展階段，有許多問題還沒有得到有效解決，因此，受多種制約條件的制約，檔案工作還沒有做好充分的準備，檔案管理意識淡薄等問題經常出現，這些都或多或少地阻礙了檔案工作的發展，檔案工作要從實際出發，處理好當前實際存在的問題。

結束語

堅持與時俱進、不斷創新，是檔案管理事業永葆生機的秘訣。互聯網+時代下，利用大數據收集電子檔案、利用云盤存儲電子檔案，利用云平臺實現檔案共享，讓檔案管理工作發生了天翻地覆的變化。檔案管理人員必須要主動了解檔案管理中運用到的新技術，同時又要主動學習、熟練掌握這些新技術，才能在提高管理效率的基礎上，對檔案資源的價值進行更加深入的挖掘，滿足用戶多元化的需求，為檔案管理部門樹立良好的形象。