突發事件檔案應急管理分析應用探討

邵振華

(寧武縣應急管理局，山西 忻州 036700)

突發事件檔案應急管理工作是指檔案系統針對突發事件的應急管理辦法，這主要是為了降低突發事件對于檔案安全的影響，從而優化決策，根據突發事件的具體成因、類別進行分析，從而集中資源，對檔案進行管理。

一、時代背景

在當今社會下，重大突發事件的發生頻率越來越高，此類事件具有突發性和緊迫性，另外在處理事件的過程中還存在很多不確定性，突發事件的結果不可預測，在應對方面也十分復雜，突發事件往往伴隨著大量的人員傷亡和重大的財產損失，其所造成的社會影響也是十分惡劣的。檔案工作具有一定的特殊性，而突發事件檔案應急管理也是十分重要。比如說，在各類自然災害性發生的突發事件，如網絡故障、恐怖襲擊、大面積停電、反社會騷亂等等，這些事件對于檔案資源的安全管理構成了嚴重的威脅。在傳統檔案管理工作中，規范化、常態化和有序性是其重要特點，這些檔案管理工作的控制性較強，但是突發事件對于檔案管理工作的影響較大，其代表著復雜、隨機以及不可控性，從這個角度來看，常規檔案管理工作的流程和模式難以應付突發事件檔案管理工作當中，所以說，要制定一套應對突發事件的檔案應急管理工作，才能夠保障檔案管理工作正常有序地進行。

二、研究現狀

檔案的作用十分重要，對于時代發展的作用和價值也是不可忽視的。雖然現如今傳統檔案管理工作已經取得了十分卓越的成功，所構建的體系和制度也在不斷創新。但是，對于突發事件，檔案應急管理工作就顯得捉襟見肘了。現如今，國際上很多組織已經圍繞著突發事件發生和開展進行研究，這些組織包括國際檔案理事會（ICA）、國際圖書聯合會（IFLA）、國際藍盾委員會（ICBS）等，這些組織編寫出版的突發事件檔案應急管理辦法包括《檔案災害預防指南》手冊、《AS/NZS 4360:1999 危機管理聯合標準》、《國際瀕危文化遺產保護的藍盾計劃》、《災難預防與恢復》、《國際圖聯災害預防手冊》、《洪災與水害的應對措施》等。我國檔案學術界也在我國基本國情的基礎上，編寫并頒布了突發事件的檔案工作應急處置管理辦法。這些手冊主要圍繞著突發事件對檔案的危害性、檔案備份、應急預案等方面展開介紹，并取得了一定的實際工作成果，但是，關于突發事件檔案應急管理的研究不斷深入，不斷加強深度和寬度。

三、研究的切入點

重大突發事件檔案具有一定的特殊性，現階段我國對于此類檔案的管理工作還正處于探索階段。

在出現重大突發事件之后一定要做好對其的應急管理，但是只是做好應急管理還遠遠不夠，在發生一些重大突發事件之后會形成各種檔案，而這些檔案是最原始的記錄，因此具有非常重要的證據價值，所以檔案部門一定要及時對其進行收集和歸檔，并納入到檔案資源體系當中，科學合理的對其進行管理，以便于今后在出現類似重大突發事件時，可為相關的指導和應對工作提供有效依據。

存量檔案是指包含各種載體類型的檔案，其有著非常重要的保存價值，存量檔案不但會保存于國家檔案管理機構中，且會保存在社會組織、企業或是個人手中；而增量檔案是指重大突發事件中形成的各種檔案，也具有較強的保存價值。在對存量檔案應急管理時應將重點放在是否能夠有效利用，確保安全性上面；而在進行增量檔案應急管理時管理部門應將重心放在資料收集齊全，確保安全和有效利用方面。所以說在對重大突發事件檔案應急管理可以從存量檔案和增量檔案兩方面來進行。

（一）存量檔案的應急管理

現如今，我國存量檔案數據十分龐大，而檔案館中典藏的檔案足夠進行利用和借鑒。但是，在突發事件發生時，存量檔案的安全就不能被保證，甚至可能會使幾十年的典藏毀于一旦。比如說，在汶川地震期間，共有9 個檔案館遭受毀滅性打擊，有超過30 個檔案館收到嚴重破壞，共有151 萬卷檔案受地震影響損壞，其中北川縣檔案館完全被泥石流掩埋。所以說，檔案管理部門必須圍繞檔案災害預防和相關評估搶救工作制定體制，并將其納入檔案管理范疇。但是，由于存量檔案數量龐大，且檔案數據還一直處于增長趨之，這就造成了檔案異地備份的工作受阻。在這種情況下，首先必須要對檔案的實際價值進行研究，將檔案劃分為不同等級，明確不同檔案的重要程度，根據重要程度進行管理。只有這樣，才能夠實現檔案分級管理制度，才能夠將檔案異地備份工作完整的進行下去。

此外，在進行檔案管理時方法要具有多樣性和靈活性，比如說可以采用檔案異地備份、多套分存等管理制度，這樣可確保檔案更好地得以保存和流傳。同時要對一些典型性的事件檔案認真地進行梳理和研究，得出最終的結論，并進行檔案信息數據庫的建立和完善，以便于日后應對工作的順利開展，將重大突發事件檔案在今后應對突發事件中的作用充分發揮出來。

（二）增量檔案應急管理

突發事件所形成的檔案具有普通檔案不具備的特點，其中包括檔案內容較為豐富，檔案形成十分分散，檔案載體多樣化，檔案歸屬多元化，檔案價值獨特性等等，從這些角度來看，突發事件的檔案應急管理工作和常規檔案管理工作具有較大的區別。就現在的情況來看，突發事件檔案管理的問題較多，一部分是因為突發事件的特點比較明確，另一方面是因為管理缺失，主要表現在組織機構不完善，相關職責不明確等方面。在實際工作中，突發事件檔案工作負責人員不夠清晰，導致在工作中出現檔案收集不全，檔案移交不夠及時、檔案保管不夠妥善等問題。要想解決這些問題，要根據具體事件具體對待，不同突發事件有不同的演變特點，應該明確特點之后，再從檔案的規范收集、整理、利用等方面進行優化，從而形成一定的體制規范。除此以外，對于不同類別的突發事件的研究也需要不斷深入，并且制定加強計劃，從而不斷規范突發事件檔案管理工作。

（三）應急管理檔案措施

在檔案管理應急事件發生之后，需要在第一時間內上報給檔案管理突發事件領導小組辦公室，通知相應專業搶險救援部門以及相關人員。此外相關工作人員需要理解做好危險檔案的轉移與妥善安置工作，進行危險源的迅速控制，進行危險區域的表明，避免檔案管理應急事件出現次生或者衍生的情況。針對因為災害事故所產生的受損檔案，則需要立即組織力量進行搶救工作，避免災情進一步惡化，從而獲得良好的檔案管理效果。

此外，還要對檔案應急管理體制進行建立健全，在進行應急管理體系建設時可遵循分類管理、分級負責的主要原則，通過相關體系的建立以達到對資源科學進行整合，協調各方利益關系的目的，為重大突發事件檔案管理工作的順利開展提供良好的保障。

四、深化研究的關注點

突發事件檔案應急管理和我國傳統檔案管理工作的區別十分明顯，其需要多個部門共同參與，不同領域通力合作，各個地區互相協調才能夠完成的。所以說，要想完成突發事件檔案安全應急管理工作，首先必須遵循檔案工作統一領導的原則，在不同級別進行分級管理，不斷發揮自身的體質優勢，才能夠健全突發事件檔案管理工作。簡而言之，首先需要不斷健全檔案應急管理體系，才能夠為提高重大突發事件檔案工作效率提供組織保障。其次要不斷優化檔案應急管理機制，細化檔案管理應急預案，才能夠從整體上進一步完善重大突發事件應急處置質量。

結論

總而言之，對于突發事件檔案管理工作而言，必須要根據突發事件的具體類別入手，了解具體危害后借鑒國內外先進經驗，根據實際情況制定檔案應急管理體系，建立綜合制度體系，從而不斷完善檔案資源，促進檔案的安全管理工作正常進行，不斷為社會發展提供價值。