基于大數據的檔案管理模式創新和服務能力提升

劉麗麗

（綏芬河市建設工程質量監測中心，黑龍江 綏芬河 159399）

大數據在繁瑣數據處理和數據穩定運轉方面都具有極其重要的作用。將大數據在檔案工作中進行融入，可以有效提高檔案管理工作效率和服務能力。在大數據時代背景下，檔案數據資源種類較多，業務量十分巨大，這就需要對檔案進行科學管理，并積極改善檔案管理模式，進一步提高檔案信息利用率，充分地發揮出檔案信息的重要價值。

一、應用大數據創新檔案管理模式的必要性

（一）開發檔案資源的需求

在檔案信息資源管理工作開展過程中，通過應用大數據可以對檔案信息進行高效處理，使其更好地服務于社會和經濟的發展。當前大部分檔案部門檔案信息處理能力普遍不足，先進技術掌握不到位，這也對檔案信息的開發利用帶來了較大的影響。而且在大數據環境下，數據資源數量呈現出快速增長的態勢，單純應用人力無法實現信息數據的有效處理，需要重視應用大數據技術對檔案信息進行整合和處理，從而有效提高檔案信息處理效率，并基于社會發展特點針對檔案信息資源進行開發，進一步發揮檔案信息的重要價值。

（二）檔案信息處理的需求

科學技術的快速發展對檔案事業帶來較大的影響，為了提高檔案信息處理效率，檔案部門需要造福一方信息技術的應用，并積極應用大數據技術，全面提高檔案信息的處理水平。由于傳統檔案信息管理工作中，檔案轉化為數據信息難度較大，這也對檔案信息的開發利用帶來較大的難度。同時檔案信息載體更具多樣性，這也在一定程度上影響了檔案管理工作效率，檔案管理工作中，管理人員需要根據數據形式選擇適宜的管理方式，不同形式檔案信息無法有效兼容，這也導致檔案信息出現孤島問題。通過合理應用大數據技術可以有效解決檔案信息孤島問題，積極對不同形式的檔案信息數據進行整合，并完成數據信息的有效轉化和存儲，有利于進一步保障檔案信息的安全。

（三）提升檔案服務能力的需求

檔案管理工作開展過程中，應用大數據技術對檔案信息進行管理，針對檔案內容進行明確，并推動檔案管理制度的優化，加快推進實體檔案向知識檔案的轉化，優化檔案利用形式。并應用大數據技術對檔案數據信息進行系統化整理，整合檔案信息資源，實現檔案信息的精準獲取，進一步提高檔案信息處理效率。而且通過應用大數據技術還有利于保證檔案信息的完整性，增強檔案信息關聯性，促進檔案信息服務質量的提升。并通過采用專業化的數據信息管理形式，促進檔案信息管理模式的規范，從而為檔案用戶提供更高效和優質的數據信息服務。

二、大數據時代檔案管理模式的變化

（一）檔案管理理論體系的變化

大數據時代檔案數據量呈現出快速增長的態勢，而且不斷涌現出各種軟件服務平臺，在這種情況下，檔案管理人員需要積極摒棄傳統的管理觀念，積極推動檔案管理理念的變革。對于大數據而言，其倡導所有數據都有用的理念，并不是依據隨機分析法來獲取數據。

（二）檔案數據資源體系的變化

對于檔案部門而言，館藏資源是其最大的優勢，通過不斷豐富館藏資源，可以有效地發揮出檔案信息的重要價值，增強檔案部門的影響力。特別是在大數據時代背景下，檔案信息數量十分龐大，數據信息采集方式發生了較大的變化。基于這種情況下，為了提高檔案的價值，檔案部門需要擁有更多的檔案信息資源和檔案門類，以此來提升自身的優勢和社會影響力。

（三）檔案信息服務體系的變化

檔案作為歷史的真實記錄，具有較高的社會價值和歷史價值，通過做好檔案管理工作，可以更好地滿足人們對檔案工作的需求。基于大數據朝代背景下，檔案服務工作呈現出多元化的發展趨勢，并能夠從多個角度出發，積極為檔案用戶提供更具個性化的服務，在這種情況下，檔案服務對象、內容和方式等都發生了相應的變化。

（四）檔案安全發生變化

大數據環境下，檔案信息安全面臨嚴峻的挑戰，因此要當前檔案管理工作中，需要將檔案安全放在重要位置上來。由于檔案信息安全影響因素較多，通過合理應用大數據技術，可以有效地提高檔案信息安全，并積極構建檔案信息數據庫，進一步保障檔案信息安全。

三、基于大數據的檔案管理模式創新及服務能力提升的策略

（一）樹立大數據思維

大數據時代背景下，在檔案管理工作中通過樹立大數據思維，深入挖掘檔案信息數據，可以為相關決策提供重要的參考依據。檔案信息作為一種重要的資源，具有較好的應用價值。基于大數據環境下，檔案管理工作也呈現出多元化的發展趨勢，檔案方式更具多樣性，因此在檔案管理工作中，需要充分的借助于網絡，有效的改變傳統檔案管理方式，加快推進檔案管理工作的數據化和智能化水平，使檔案信息能夠更好地服務于社會和經濟的發展。

（二）建立健全檔案管理制度

基于大數據環境下檔案管理工作的開展，需要加快建立健全完善的檔案管理制度，并根據相應的數據標準來建立具體的規范標準，構建完善的規范體系，促進檔案數字化水平的提升，加快推進檔案信息資源共享的步伐。因此在實際工作中，需要統一具體的規則，并運用標準來約束檔案管理和服務工作，全面提高檔案管理的規范化。同時還要規范具體的數據資源，做好檔案信息數據的收集、加工及傳遞等工作，進一步優化信息流。而且借助于大數據技術，可以實現信息之間、人與信息之間的暢通交流，提高檔案用戶檔案信息利用效率，確保檔案服務整體水平的提升。

（三）創新檔案管理工作內容

在檔案信息管理工作開展過程中，以數字化為基礎，數據化為核心，完成各種檔案信息的數字化轉化，這不僅提高了檔案信息整理和分析的效率，而且實現檔案信息的高效檢索，為用戶檢索和利用檔案信息提供更多的便利性。因此在當前檔案管理創新過程中，需要重視數字化與數據化的結合，進一步提高檔案信息管理和信息存儲的效果，實現檔案信息的高效處理，積極整合檔案信息，確保檔案價值的充分發揮。通過應用大數據構建起更安全的管理體系，以數字化和數據化為基礎和核心建立規范標準，堅持共享和開發，并通過建立健全更為科學的數據管理系統，根據規范標準提高檔案管理工作的整體效率和質量。

（四）構建網絡溝通交流渠道

為了能夠更好地與大數據時代發展相適應，在檔案管理工作中，需要重視利用各類新老媒體，并將新興媒體與檔案管理工作相結合，開展具有針對性的宣傳工作，確保檔案用戶借助于網絡應用檔案信息過程中能夠進一步規范自身的行為。而且通過構建網絡溝通交流渠道，有利于提各項檔案管理和服務水平，并構建信息交流平臺，分析檔案用戶的需求，積極為檔案用戶提供優質、高效的服務，提升檔案用戶對檔案工作的滿意度。借助于網絡渠道檔案管理人員之間也能夠有首效交流和溝通，并分享具體的工作經驗，推動檔案管理模式的創新發展，使檔案管理工作能夠更好地適應時代發展需求。

（五）強化信息資源聚集

大數據時代下，需要根據時代發展調整檔案管理工作，不斷優化檔案管理模式，建立檔案管理系統，實現檔案信息的集中和統一管理。在實際工作中，需要采取有效措施促進檔案管理結構的優化，以半結構化和非結構化數據為優化的重點，并與紙質檔案管理工作現狀相結合，樹立大數據檔案理念，檔案管理人員要轉變檔案管理工作的理念，并重視自身綜合素質的提升，推動檔案管理模式的創新發展，更好地發揮出大數據技術在檔案管理工作中的重要效能。

（六）建設高效服務平臺

在檔案管理模式優化創新過程中，檔案管理平臺發揮著重要的作用，通過加強對檔案服務平臺建設工作的重視，可以有效提升檔案服務能力。而且在建設高效服務平臺過程中，還要落實好檔案管理制度，構建檔案管理智慧化模式，積極推動檔案管理內容的創新，全面促進檔案服務整體能力的提升。在檔案管理人員能力建設過程中，需要與大數據理念相結合，重視培養檔案管理人員的專業技能和服務水平，為其提供更多的學習和開拓視野的機會，并營造良好的環境氛圍，使檔案管理人員能夠與大數據時代的發展相適應。而且在大數據環境下，檔案管理工作轉型發展過程中，需要與大數據理念相結合，重視大數據技術的應用，全面推進檔案管理的智慧化水平。將檔案智慧化管理與用戶信息數據相結合，借助于檔案管理系統實現檔案用戶信息的有效收集，全面提高檔案信息利用率，優化配置檔案信息資源，進一步優化檔案管理服務內容。另外，還要重視應用大數據分析技術，打造更具個性化的檔案服務項目，使其與用戶的需求相符，并發揮檔案管理平臺的輔助作用，更好地滿足檔案用戶需求。在具體落實檔案管理制度過程中，需要重視制度的落實，并結合具體的制度和措施，進一步夯實檔案服務基礎，全面提高檔案服務的整體水平。

（七）創新檔案服務內容

在當前提升檔案服務能力過程中，需要重視利用大數據技術的優勢，通過創新檔案服務理念，并以個性化、人性化、知識化和智能化等作為檔案服務創新的基礎，智能化抓取檔案信息，并通過快速分析，打造更為便捷的檔案服務通道，推動檔案服務內容的創新，提高檔案信息的利用率。同時還要針對檔案遠程服務、微服務和云服務等方面，積極拓展檔案服務途徑。具體可以借助于微信公眾號，為用戶提供檔案信息的查詢和咨詢服務，借助于微信公眾號拉近檔案用戶與檔案之間的距離，進一步擴大檔案服務范圍，全面提高檔案服務效率和效果。并借助于“檔案云”積極探索檔案云服務，推動檔案信息查詢和利用服務的開放，進一步提升檔案服務整體能力。

四、結束語

大數據時代背景下，通守應用大數據技術推動檔案管理模式的創新，進一步提高檔案服務能力，充分發揮出檔案信息的重要價值。在檔案管理模式創新和服務能力提升過程中，需要積極更新發展理念，并重視先進技術手段的應用，將管理內容和管理形式的創新相結合，構建完善的檔案管理和服務平臺，并重視新技術和新理念的應用，有效的提升檔案管理和服務工作的整體水平，使檔案工作能夠與時俱進，為自身的健康、長遠發展打下堅實的基礎。