河道管理檔案收管用工作思考

文·張啟軍

河道管理檔案涉及河道自然面貌、河道水情、河道控制面積雨情、河道防洪灌溉工作體系等諸多方面，記錄了河道水利工程的立項、預算、設計、招投標、建設過程、工程監理、工程驗收和工程效益等整個過程，是在河道治理中創造的有形資產和寶貴財富。河道管理檔案是河道科研、規劃、建設和管理等各項工作的真實記錄，是水利部門在河道管理過程中形成的具有查考價值的，應當歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。做好河道檔案的收集、管理、利用工作對于加強河道管理，保障防洪安全，發揮江河湖泊的綜合效益具有十分重要意義。

一、強化歸檔收集，做到“收得全”

（一）要提高檔案管理意識。河道檔案管理是一項長期的、重要的基礎性工作，河道治理檔案要貫穿于河道治理工程建設程序的各個階段，檔案部門應對河道治理檔案的收集、整理、移交等提出明確要求，指導施工部門從河道治理工程建設前期就進行文件材料的收集和整理工作，在簽訂有關合同、協議時，要將河道檔案的收集、整理和歸檔工作納入其中，確保檔案材料的準確性、完整性、真實性。

（二）河道治理一般周期較長、專業性較強，且涉及部門較多，其形成的檔案資料門類多、時間跨度大、內容繁雜，僅憑某一部門一己之力無法承擔。要樹立全員管理檔案理念，讓他們認識河道檔案材料的收集不僅僅是一個部門、一個科室的任務，而是全單位各個科室的職責。要建立檔案管理綜合部門，積極協調各部門共同做好各類文件材料的收集歸檔工作。要建立文件材料歸檔制度，檔案工作人員負責制度的監督執行，并及時掌握工程進度，在每一個環節完工后，及時列出應歸檔材料，跟蹤指導各部門移交相關檔案材料。同時，要求相關部門在檢查河道治理工程進度與施工質量時，要同時檢查河道治理檔案的收集、整理情況，確保檔案工作不拖延、檔案整理不積壓。

（三）要及時檢查、核實已整理歸檔的各類材料，對缺少的應歸檔材料列出清單，由各部門負責補充。在項目竣工驗收、成果評審、鑒定時，要加強項目檔案的審查、驗收與鑒定，確保河道治理形成的各類檔案材料應收盡收、應歸盡歸，保證檔案門類齊全、內容完整，整理規范。

二、強化科學管理，做到“管得好”

（一）完善領導管理體制，形成由主要領導負責、部門領導分管、專職檔案人員監督、兼職檔案人員配合的檔案工作體系，實行河道檔案資料集中統一管理。要建立專門檔案室，配備必要的管理設施，保證檔案材料不散存于職能科室或工作人員手中，確保檔案的安全保管。

（二）堅持依法治檔，認真貫徹執行新修訂《檔案法》和《水利檔案工作規定》《水利工程建設項目管理規定》，建立健全檔案管理制度，制定檔案工作人員崗位責任制，明確工作職責，強化責任落實。要制定檔案收集、歸檔、保管、借閱、保密、統計、鑒定銷毀等各項管理制度，明確檔案收集范圍、立卷歸檔標準、保管期限劃分等規范，做到檔案內容齊全、管理科學，檔案工作流程優化，可操作性強，便于檔案工作人員學習、實踐。要加強檔案安全管理，實行日常巡檢和定期檢查相結合，同時要加強保密管理，對檔案中的涉密信息要實行特別管理，確保檔案及檔案信息萬無一失。

（三）要加強河道檔案信息資源體系建設。大數據時代，信息化管理已成為河道檔案管理的一種重要方式，需要構建統一的河道檔案管理規范化體系。要結合檔案管理工作實際，對現有檔案資源進行調研，對未來檔案工作進行合理規劃，結合河道管理形成特點和利用需求，制定河道檔案信息化建設標準，明確紙質檔案數字化轉換的原則和技術參數，建立檔案目錄數據庫和全文數據庫，實現新時期河道檔案信息化建設目標，滿足檔案規范化管理的需求。

三、強化主動開發，做到“用得上”

（一）發揮檔案記錄、憑證作用，做好河道管理日常查考工作。河道管理檔案是河道工程建設的重要組成部分，對于鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任具有憑證作用，也為后續工程使用、維護、改擴建、經費申請等提供參考。因此檔案人員要不斷提高服務意識和服務技能，為河道管理工作查考提供優質高效的文檔服務，為城市建設、經濟社會建設貢獻檔案力量。

（二）圍繞中心，服務大局，主動作為，積極開發利用檔案信息資源。要立足室藏河道檔案，挖掘其獨特價值，分析、統計、提煉重要數據信息，服務社會所需。如在防汛搶險時期，可借助檔案詳細了解歷年來的水情、雨情及河道工程的狀況，編研專題資料，為領導決策提供參考。在河道治理方面，可以利用豐富的檔案資料做好學術研究、編纂相關史料，為河道治理提供參考意見，為當地經濟社會發展提供資政參考。同時，還要發揮檔案宣傳教育作用，諸如舉辦專題展覽，展示城市河道治理發展歷程，讓城市建設成果惠及人民群眾，增強人民群眾的歸屬感和獲得感。

（三）利用大數據環境，搭建檔案信息資源共享平臺，實現各類檔案資源的網絡化利用，加快河道檔案資源共享，提升檔案利用價值。要優化河道檔案利用流程，在確保檔案資料安全、不失密、不泄密的前提下，對利用流程進行簡化，實現“一點查檔”“一網通辦”等新的利用體驗，促進河道檔案資料利用服務的便捷化、平層化。