縣級智慧檔案館建設的發展方向與探索

文·李業軍 林桂亭

伴隨著智慧城市以及智慧地球等理念的產生與成熟，縣級檔案管理中也引進了智慧檔案管理理念，即應用物聯網、大數據、云計算等技術，對檔案內容進行智能化采集、識別、抽取、整合，建設智慧檔案館，為利用提供更便捷、科學的個性化服務。基于智慧檔案館建設的積極影響，縣級檔案館建設過程中，應樹立智慧檔案館建設理念，開展智慧檔案館建設嘗試，以最終實現檔案智能化的管理與服務。

一、縣級智慧檔案館建設的現狀

（一）智慧檔案館定位模糊，影響智慧檔案館的普及與發展

目前，盡管智慧檔案在我國不同區域被廣泛推廣和實踐，但是由于對智慧檔案的定義缺少深入地研究分析，導致對智慧檔案館的定論依舊停留在較為籠統和模糊的層面，影響了智慧檔案館的建設定位。此外，一些縣級智慧檔案館建設期間，受到傳統思維的影響，依舊習慣延續以往的建館模式，對智慧檔案館建設不敢嘗試，也影響智慧檔案館建設和普及以及進一步發展。

（二）注重檔案數字化建設，忽略智慧館庫建設，檔案信息資源管理與應用不同步

縣級檔案館建設的重點依舊放在檔案數字化、利用微機化、傳輸網絡化上，以為這就是智慧檔案館了，其實這與真正意義上的智慧檔案館相距甚遠。真正的智慧檔案館，是對檔案收集、整理、歸檔、移交、利用全方位的智能管理、智能儲存、智能使用，重檔案數字化建設而輕館庫智能化建設的現象，會導致智慧檔案館的建設滯后跑偏。

二、縣級智慧檔案館建設建議

（一）建好“一個中心、兩平臺多系統”

“一個中心、兩平臺多系統”，即檔案資源數據中心、檔案館管理平臺、智慧庫房一體化管理平臺。智慧化庫房建設包括智能化控制技術、溫濕度檢測控制技術、防盜報警技術、自動防火報警技術、視頻監控技術、智能門禁管理技術、信號采集技術等，智慧館庫綜合管理平臺整合庫房RFID系統，可實現基于RFID系統的實體檔案管理模式。根據標簽結合電子檔案信息，可實現實體檔案定位、出入庫提醒、丟失報警、盤點等。平臺整合RFID系統定位功能，將實體檔案在架、錯架或離架信息進行實時提示和報警，實現在線盤點、統計分析、庫區安全管理、檔案智能存儲管理、庫區聯動管理，系統提供聯動歷史追溯功能，將過程通過視頻、日志等方式進行回放和查看。

（二）做好適配基礎軟硬件

集成先進的數據采集工具，及時捕獲各業務系統預歸檔數據，通過強大的自定義表單及工作流引擎、即時消息服務，實現檔案收集、利用、鑒定等環節的在線審批流程，以及檔案收集、整理、移交、歸檔、統計和利用等全過程的信息化管理。系統涵蓋多個網絡（政務網、涉密網、因特網），涉及多個應用軟件的應用部署，采用分級授權管理，滿足“三庫”（管理庫、保管庫、利用庫）分離的部署形態，以及不同地域檔案的集中式或分布式規范化管理。

（三）全方位實現智慧檔案館功能

智能收集。利用大數據技術、NLP技術，智能判斷前端業務數據是否應歸檔、是否有重復歸檔，并及時主動提醒管理人員進行檔案的收集整理，實現檔案收集、整理、簽定的全自動化管理。

智能簽定。運用NLP、深度學習技術，對待歸檔信息進行智能價值鑒定，分析并理解文件內容，自動判斷是不是該歸檔，自動賦予其分類號、保管期限、密級，并通過持續深度學習達到越來越精準的目的。

智慧檔案編研。利用自然語言技術、自動標簽功能、圖像識別技術，實現對特定主題的資料收集、中心語義的自動抽取。比如進行智能人物編研，可根據照片及相關文檔進行人物畫像，通過一個基本人物人臉照片，找到系統里所有的照片檔案，并把照片元數據、背景資料自動合成為一個大的素材庫。

智慧檔案利用。運用人臉識別技術實現檔案遠程利用審核以及文字、圖像搜索、音視頻搜索等。運用檔案智能標簽技術，實現智能、主動推薦檔案給相應的利用人員。運用圖片搜索技術，直接對一個圖片進行相似性、關聯性搜索，給出圖片相關信息。運用音視頻搜索技術，實現基于用戶畫像的實時個性化推薦。

智慧檔案管理。利用RFID自動識別、圖像識別、云計算、大數據等技術，通過RFID電子標簽對檔案實物進行唯一標識，實現檔案實物的非接觸、多文件、快速采集，實現檔案的在線監控、快速定位、高效盤點、動態路徑跟蹤等功能，從而實現檔案管理的數字化、自動化、高效化與智能化。

智能化無人檔案庫房。通過融合運用人工智能技術，建設集多人無感快速測溫及安防聯控、納米霧化消毒、4A智能系統（自動導航、自動避障、自動補液、自動充電）、365天*24H全能防疫消毒、AI人機交互等核心功能的智能機器人，通過機器人自動抓取檔案上下架、自動盤點、自動整架、檔案消毒，實現檔案遠程化、無人化操作，提升檔案服務的智能化、智慧化水平。

智能檢索。應用人工智能技術、知識圖譜技術將搜索功能智能化，根據用戶過往的檢索記錄、借閱習慣、愛好等數據，與數據庫中的信息進行匹配，選取匹配度較高的檔案信息向用戶推薦個性化檔案資源，提升檔案管理工作的智能檢索。

綠色節能。系統設備應采用先進的變頻技術，節省功耗，有效的照明節能，同時運用物聯網技術實現對于庫房的燈光、門禁、密集架等設備的統一控制。平常庫房內不使用的設備處于斷電或休眠狀態，工作人員進入庫房后，系統會根據此次工作的內容，自動開啟設備，可根據需要對整個系統進行自定義設置，包括溫濕度設置、報警時間設置、通風時間段設置、凈化時間段設置等。

三、縣級智慧檔案館建設的發展方向

（一）數智驅動，創新發展

用大數據結合圖像識別技術，把圖像數據轉變為文本數據，實現檔案利用增值服務、信息導航服務、組件化推送服務等；改善檔案服務手段，提高檔案檢索、查詢檔案的服務質量，運用大數據分析對海量檔案數據資源進行歸納、分析、研究，設計數據模型，感知我們的需求，分析我們的利用行為與喜好，推動檔案管理的創新及檔案數據資產的開發利用。

1.館際互通，異地查檔

把各個地區的檔案館網絡打通，在保證安全和授權的情況下，可以進行異地查詢、調檔等操作，讓借閱人能夠在自己最近的區域進行檔案調閱。

2.實體電子檔案一體化管理

通過RFID系統，結合電子檔案的屬性以及密集架的存儲狀態，智能輔助排架，自動分配新入庫檔案的存儲位置，快速實現實體檔案的盤點以及移庫等庫存管理。

3.全方位的安全防護系統，同時做到綠色檔案，節能減排。

（二）重視關鍵技術的應用與人才培養

縣級智慧檔案館建設期間，必須重視關鍵技術的應用。關鍵技術主要涵蓋環境溫度以及檔案資料管理技術，二者作為智慧檔案管理重點，管理者以及建設人員必須給予足夠重視，積極嘗試利用溫度濕度的控制技術以及數據挖掘等關鍵技術，實現環境溫度管控以及檔案質量的管理工作。縣級智慧檔案館建設和發展，離不開專業人才的智慧。在未來要重視人才隊伍的建設和培養，大力引進專業優秀人才，為縣級智慧檔案館建設提供人才儲備。

綜上所述，智慧檔案館以其感知全面化、應用綜合化和存儲智能化的特點，成為今后檔案館建設的方向。縣級檔案館應在建設過程中，注重融入智慧元素，或為智慧檔案館建設預留出端口，以便快速步入城市智慧化發展的軌道。