電子檔案管理模式作用探析

文·趙培云

在檔案管理工作中，隨著信息化技術的有效推廣和廣泛應用，電子檔案管理作為一種全新的模式占據了重要的地位，在很大程度上改變了檔案管理的方式。與傳統檔案管理模式不同的是，電子檔案所包含的信息更加豐富、廣泛，且在管理上更加智能，利用上更加便捷，更符合信息社會的要求。因此，相關單位要高度重視電子檔案管理工作，深入探索科學合理的技術手段。

一、電子檔案管理模式作用分析

（一）促進管理標準化

傳統檔案的管理模式，缺乏一定的規范性，使最終檔案管理成果及效果與國家規定的標準之間存在著一定偏差，不利于檔案管理工作效能及品質的全面提升。而電子檔案因其形成格式上的標準化，能夠在先進信息技術手段的支撐下構建更規范的管理體系，保證管理系統所設置的內容、結構以及服務功能等方面表現更加理想，所存儲的檔案信息在要素組成和覆蓋范圍上更規范，切實滿足新時期檔案管理的實際要求。

（二）提高管理實時性

新時期檔案管理在實時性上具有較高要求，相關單位需要根據自身的實際發展需求構建即時性、動態化的管理體系，以便于檔案資源的收集和檔案業務的拓展，充分發揮檔案數據在單位戰略統籌方面所具有的支撐作用。而電子檔案的產生主要依托于先進的信息技術，其本身就具有智能化和自動化特征，能夠自動分揀、提煉需要保存的重要檔案信息，并在智能技術支撐下進行統計分析，及時發現業務拓展和實際運營中的風險隱患，以便管理人員對其管理模式和實施方法進行優化調整。

（三）強化管理精準性

以人工為主導的傳統檔案管理模式具有一定的桎梏性，比如人為判斷或人工操作失誤，而導致檔案保存期限或檔案內容出現偏差，降低檔案的精準性。而電子檔案的應用能夠有效規避這一障礙，管理人員可以借助先進的技術手段，對檔案信息進行全面梳理，并通過智能評估與分析，精準判斷檔案信息所隱含的價值和作用，有針對性地對檔案進行收集整理保存，并及時發現和診斷隱含的風險隱患，達到依據標準有效管理檔案的目的。

（四）提高管理執行性

傳統的管理模式在工作效能上相對比較低下，這對于檔案管理事業的深入發展是十分不利的[1]。而電子技術的衍生與推廣能夠有效改善這一現象，管理人員能夠有效依托智能化的技術手段對復雜、豐富的檔案信息進行智能整理，借助錄入、識別、分類等功能實現科學管理。這樣不僅能夠顯著提高整體的管理效能，同時也能夠有效緩解管理人員在檔案管理工作范疇中所面臨的工作壓力。同時，在智能化載體的支撐下，能夠實現檔案管理環境的優化建設，以保證檔案信息的存儲更加安全，管理品質更加提高。

（五）促進資源共享化

電子檔案主要以信息化載體為依托，所具有的資源共享功能比較突出[2]。在電子檔案管理過程中，可以借助現代技術平臺構建資源共享中心，實現檔案信息資源共享互通，擴大檔案的使用范圍和利用價值。因此，相關單位需要進一步規范信息共享的執行路徑，優化管理舉措，以便將電子檔案的作用和價值有效地發揮出來。

二、電子檔案管理模式的實踐路徑

（一）樹立電子檔案管理理念

為了推進電子檔案的管理和利用，需要積極革新管理觀念，充分認識到電子檔案管理是大勢所趨、勢在必行。要積極宣傳電子檔案管理的優勢和理念，改變檔案管理人員的傳統思維和習慣模式，促使其有效適應時代的變革趨勢，全面踐行電子檔案管理理念，從而營造全新的檔案管理工作環境。同時，也要引導檔案人員在積極革新檔案管理工作手段的同時，樹立良好的安全意識，規范自身在管理工作中的操作行為，從而保證電子檔案管理工作效果更加優質。

（二）完善電子檔案管理體系

在推進電子檔案變革的過程中，需要在技術層面加以規范，積極引進多元化、多功能的技術軟件，通過有效整合構建電子檔案信息化、智能化管理體系。在構建電子檔案管理系統時，需要明確電子檔案需要具備的功能模塊，如檢索、搜集、存儲、分類和分析等，然后有針對性地設置模塊，實現分層次、多元化的管理功能，并為使用者提供便利的操作方式，提高電子檔案管理與使用的可執行性。

（三）強化電子檔案管理安全監督

電子檔案在具有較強的執行效能的同時，也具有一定的風險隱患。因為以計算機為支撐的管理模式，所呈現的管理環境比較開放，在運行期間很容易受到病毒侵犯，導致重要的檔案信息丟失、泄露等。因此，在積極發展電子檔案的同時，還要積極引進先進的安全防護裝置，構建完善的監督體制，設置防火墻，突出秘鑰的安全監督與管控功能，并引導管理人員在具體操作時，規范自身的管理行為，從而保證電子檔案系統安全穩定運行。

（四）提高檔案人員素質

檔案管理人員的素質決定著電子檔案管理綜合效能的發揮。在電子檔案管理過程中，要順應電子檔案的管理特點，制定具體的人才培養目標，并科學構建培訓機制，組織多元化的教育培訓，將電子檔案管理體系的功能以及操作要點有效地傳授給管理人員，并加強其安全理念的宣傳教育。讓檔案管理人員在電子檔案管理中，能夠端正思想、規范行為，從而保證電子檔案管理工作在效能和品質上更加突出。此外，還需要制定完善的監督與考核機制，針對管理人員的綜合素質進行評價，督促其提升技術短板，勝任電子檔案管理需求。

依前所述，電子檔案管理是當前檔案工作發展的趨勢，為了保證電子管理工作的時效性，相關單位需要在信息技術的支撐相下，合理開發與構建電子檔案管理系統，從而實現對檔案信息資源的智能管理，并及時地進行調整和規范，以提高檔案管理的綜合品質。