大數據時代流動人員人事檔案管理使用 困境與對策

文·李香玉

在當前社會快速發展的新形勢下，人員的頻繁流動已經成為常態化，而做好流動人員管理工作是實現社會和諧穩定的基本前提。人事檔案管理是流動人員管理中的重要組成部分，如何在大數據時代應用先進的技術手段，突破流動人員人事檔案管理的困境，切實提升流動人員人事檔案管理質量，成為檔案管理部門應高度重視的課題。

一、大數據時代流動人員人事檔案管理使用困境

（一）檔案分散，信息共享難

由于戶籍管理相對穩定的限制，流動人員的人事檔案一般很難跟隨流動人員進行遷徙，常處于一種人檔分離的狀態。而檔案不同存放地，因為管理方式、理念，以及平臺的差異，流動人員的人事檔案信息很難共享，在利用檔案時會受到諸多限制，極為不便。因此信息共享難一直都是嚴重制約流動人員人事檔案管理質量的主要問題。

（二）檔案管理服務模式落后

出于檔案信息保密安全的局限，很多人事檔案管理部門對于檔案的查閱與借檔程序都規定的極為刻板，或是要求本人到場，或是要求提供相應的證明等，人為造成了查閱檔案時間上的浪費和空間上的不便，嚴重影響了流動人員的檔案利用效率。

（三）檔案信息不完善

一是由于某些部門對人事檔案管理不重視，制度規定、監督指導嚴重缺失，導致流動人員的人事檔案材料不能及時歸檔上傳。二是由于區域間的制度屏障，以及電子簽章沒有大規模普及，很多電子檔案也無法順利歸檔，導致流動人員檔案的信息不夠完善。三是由于流動人員對檔案重要性的認知不足，對一些需要完善的檔案信息，因時間、距離的障礙而不能及時補充，導致棄檔現象屢禁不止，許多人事檔案無人認領。

二、大數據時代流動人員人事檔案管理的有效對策

（一）建立大數據平臺，促進人事檔案信息的共建與共享

基于當前時代發展的特征，以及人員流動的常態化趨勢，要積極利用信息技術建立大數據平臺，促進人事檔案信息的共建與共享。要遵循集中統一、歸口管理原則，實行人事檔案分級管理為主、屬地管理為輔機制，建立流動人員人事檔案業務統一經辦平臺，逐步實現檔案業務一網通辦、一點存檔、多點服務模式，讓數據多跑路、群眾少跑腿成為現實，提高人事檔案管理的有效性。

（二） 建立健全流動人員人事檔案管理制度

要結合當前流動人員人事檔案管理的需要，不斷完善人事檔案管理制度，減化不必要的程序與形式，建立健全收集歸檔、整理保管、安全保密、轉遞移交、查閱利用、檔案信息化建設等各項管理制度，確保檔案轉接暢通、安全高效。

（三）利用大數據技術，創新流動人員人事檔案管理模式

一是要搭建流動人員人事檔案基礎信息數據庫，確保檔案基礎數據完整有效，促進人事檔案信息利用共享最大化；二是要加快推進檔案數字化建設，利用先進的信息技術將紙質檔案掃描錄入數據庫系統，為實現檔案共享打好基礎；三是與用人單位進行積極對接，及時更新檔案信息；四是要建立流動人員信用檔案，為用人單位在人才的引進、選拔上提供有效的參考。

（四）加強流動人員人事檔案大數據分析利用

建立健全流動人員大數據分析機制，利用流動人員人事檔案大數據展示平臺和基礎信息數據庫，提高數據分析能力，全面掌握流動人員數量、結構、分布、流向等情況，為高層次人才庫建設、人才流動、促進就業等工作提供有力數據支撐。