建設企業數字檔案館 助力深化國有企業改革

文·秦毓青

國有企業檔案是國有企業各項活動的記錄，是國家檔案資源體系的重要組成部分，包含了大量重要敏感信息，不僅具有重要的信息價值，而且具有極高證據價值。國有企業檔案事關黨和國家核心利益，涉及企業的核心競爭力、職工群眾的切身利益和社會穩定。在深化國有企業改革中必須加強檔案工作，用現代化措施和手段助力國有企業深化改革，穩步發展。

一、國有企業改革對檔案工作的影響

當前，國有企業改革工作進入“深水區”，供給側改革、新舊動能轉換、混合所有制模式、資本運作和風險投資等，在給經濟帶來活力的同時，也給國有企業檔案工作帶來挑戰。

一是大量企業改制、關閉、停產、破產或成為“僵尸”企業，檔案管理處于失控狀態，檔案安全狀況堪憂。有的企業檔案脫離檔案監管部門視野，有的企業在處置過程中未留存檔案處置費，或者在檔案處置完畢前就遣散了檔案工作人員，國有檔案狀況不容樂觀。

二是大量企業轉制或者流轉，隸屬關系發生變化，帶來檔案安全隱患，存在國家檔案流失現象。如原省直、市直企業經過改制，逐步變成企業集團的二級、三級甚至四級單位，有的轉變為民企或者破產，因隸屬關系發生多次變化，造成國有檔案流向不明。

三是集團企業規模越來越大，控股企業從幾個到幾十個，乃至上百個，覆蓋范圍從本市到本省、到省外，部分企業走出國門，走上世界舞臺。這種現象導致在一個企業集團檔案工作中，存在多種檔案管理的規章和標準，存在多種檔案監管模式，各種管理體制、機制交叉運轉，導致檔案歸屬不明確，管理人員思維、水平差異較大問題。

四是各種資本混合運作，國資、民資和外資互相交叉。在一些重大建設項目中，因資本運作模式不同，致使項目最終建設單位不受建設方控制，國家檔案存在嚴重的安全隱患，比如檔案不齊全完整、流向歸屬不明確、安全保密不到位等，有的甚至出現監管真空區。

二、建設數字檔案館，助力企業改革發展

國企改革導致檔案工作出現的種種問題，企業數字檔案館（室）建設提供了較好的解決方案。

一是運用數字檔案館平臺，助力企業實現檔案工作在線監管。企業數字檔案館利用互聯網優勢，直接連通集團公司所屬企業，實現增量檔案電子化，完成室藏存量傳統載體檔案數字化，實現檔案監督指導服務在線化，可以解決企業集團檔案工作管理人員少、管理單位多、覆蓋范圍廣等難題。以青島啤酒集團為例，其在全國擁有近百家啤酒生產銷售企業，建成數字檔案管理平臺后，實現了企業內部檔案管理網絡化，可以對各個子（分）公司檔案在線監管，達到了資源共享、優勢互補、提質增效的目的，成為提升企業創新檔案管理水平的優秀案例。

二是運用數字檔案館平臺，解決企業檔案全流程電子化管理。許多企業在OA辦公平臺、ERP業務管理平臺開展網上辦公和業務處理，產生了大量的電子檔案。隨著新檔案法的頒布實施，企業檔案全流程電子化管理、電子檔案法律憑證作用和“單套制”管理等問題迎刃而解，數字檔案館為解決企業檔案管理痼疾提供了堅強的技術支撐。青島的一些國有企業在電子公文管理、網簽合同、出國審批、商標管理、內部安保管理等方面，均實現了全流程電子化管理。青島交運集團創新ERP車輛電子檔案管理方式，采取“一車一檔，一檔N卷”的歸檔模式，實現了車輛檔案信息全程電子化管理。

三是運用數字檔案館平臺，保障國有檔案資源齊全完整、安全保管、長久保存、網絡服務。首先，無論企業所在地在哪一個地區、哪一個國家，數字檔案館都可以較好地解決實體檔案分散保存在各個企業檔案室的分布式保管問題，通過數字化實現檔案信息資源的集中保存；其次，數字檔案集中管理、多套制管理、多介質保存、異地保存等措施和手段，保障了檔案的安全和長久保存。無論企業如何改制、如何遷移，保存在數字檔案館的電子檔案都可以較好地解決檔案歸屬和流向問題；再次，數字檔案館方便高效地解決了檔案利用問題。利用國際互聯網絡、企業網絡、各級政府網絡，可以很容易地檢索到需要的檔案信息。

四是運用數字檔案館平臺，暢通數據信息鏈路，解決信息“孤島”現象。由于種種原因，許多企業ERP業務平臺相對獨立，如研發部門有獨立的研發平臺，銷售部門有獨立的銷售平臺等，各個平臺雖然同在一個企業網絡中運行，但是因管理模式、數據結構、開發商以及應用系統等不同，各個系統之間相對獨立，形成“信息孤島”。如青島某運輸集團ERP平臺中，就存在著車輛調度平臺、車輛維修平臺、車輛管理平臺、線路運營平臺等多個ERP系統，同一輛車的相關數據如維修信息、調度信息、能耗信息等分布在多個平臺中，數據無法融合，無法滿足集團公司在線開展數據分析、決策服務的要求。企業數字檔案館解決的是整個企業集團的數據歸檔問題，各個獨立部門的電子檔案數據必須按照要求移交歸檔，匯集到數字檔案館平臺中，為解決“信息孤島”奠定了基礎。由于電子檔案在線移交歸檔的需求，也促使業務部門開放鏈路、開放端口、開放數據接口，進而實現數據平臺相互融合，倒逼企業整合ERP平臺，實現數據信息共享利用服務，大大提升了企業ERP平臺的效率和服務水平。