高校檔案信息資源共享在互聯網環境下的有效建設研究

張占武/寧夏醫科大學檔案館

以往的檔案信息資源共享、檔案管理工作并未受到高校及社會各方的重視，隨著信息化技術的推廣、運用，高校師生及社會大眾開始渴望了解更多不同領域的信息，檔案信息資源也成為其中的一部分。因此，在互聯網環境中做好高校檔案信息資源共享，有助于滿足高校師生及社會相關領域對檔案信息的需求，并以此發揮檔案信息資源的更多利用價值。

1 互聯網環境中高校實現檔案信息資源共享的概念及意義

1.1 高校實現檔案信息資源共享的概念分析

所謂高校檔案信息共享，即“在某一段特定的時間段里面，高校能夠利用自身的資源形成本校在教學、黨政管理、科研及其他職能活動中對教育行業及社會發展有一定價值的信息記錄，這些記錄主要以圖片、文字、視頻等形式進行儲存”[1]。而互聯網環境中的高校檔案信息資源共享的概念，即高等院校下轄的主管部門之間通過統籌規劃、合理協調，在堅持充分自愿、相互平等、彼此互惠的基礎上實現檔案信息的交流互換、共享共用。

1.2 互聯網環境下實現高校檔案信息資源共享的意義

首先，有助于社會與高校發展。步入近代以后，高校在社會發展中發揮了重要的作用，有效地推動了社會生產力的發展及提高。基于高校檔案信息資源管理視角分析，高校收集、存儲的檔案信息資源涵蓋大量優秀的科研成果、研究數據，這些寶貴的數據信息在社會中具有較高的學術價值及利用價值，所以通過開發、共享，運用高校收集、存儲的檔案信息，有助于促進社會生產力的發展與提高。此外，高校檔案信息資源共享也是學校自身發展的需要。對高校檔案信息進行共享，可以高效地為學校教學、科研、管理服務，為領導決策提供全方位的信息支持，有效滿足師生對檔案信息的需求，從而全面提高學校教學、科研和管理水平[2]。

其次，有助于各類檔案信息資源的合理規劃、有效布局。高校通過共享檔案信息資源的形式，能夠讓高校檔案信息之間互通有無，可防止重復建設現象的發生，有利于節約資源；還能有效開發檔案信息資源利用價值、滿足大眾及社會對高校檔案信息資源的實際使用需求。此外，共享機制能高效整合高校館藏資源、豐富及改善高校館藏；高校還能利用共享網絡深層次加工、運用檔案信息，有助于提高高校利用檔案信息資源的效率。

2 互聯網環境下高校共享檔案信息資源出現的問題

2.1 缺少檔案信息資源共享機制

目前，國內高校的檔案信息資源主要在校內系統間傳遞，并未和其他高校建立有效的資源共享路徑。具體問題可歸納為以下幾點：首先，高校缺乏健全的運行保障機制；其次，高校缺乏合理的合作及激勵機制。因此，無法健全檔案信息資源共享機制，影響了共享模式的推廣、建設效果。

2.2 高校檔案信息資源共享適用性有待完善

高校在開展信息資源共享工作的過程中，雖然大膽地使用了檔案信息資源共享體系建設理念，但是，未能做好用戶人群定位指導工作，仍堅持采用人力指導方式，致使資源共享適用性達不到預期要求。

2.3 檔案信息資源服務體系不健全

高校在開發檔案信息資源共享利用價值時，缺乏健全的檔案信息資源服務體系，不能及時對檔案信息資源進行收集、整理、存儲、利用等，而且還無法滿足用戶提出的各種需求，所以需要改革內部服務體系。

2.4 缺乏統一的共享標準及規范

首先，高校未能建立符合自身需求的檔案信息資源共享模式；其次，高校缺乏健全的、合理的檔案信息資源建設規范標準；再次，未能建立校際檔案信息協調共享網絡，共享建設缺乏規范性；最后，未明確檔案信息資源標準體系內容[3]。

2.5 網絡安全防范工作不到位

受網絡不法分子等威脅，高校網絡安全防護系統經常面臨受攻擊的風險；同時，還缺乏健全的信息資源共享管理體系。因此，要加快建設步伐，確保檔案信息資源網絡共享環境的安全性。

2.6 缺少檔案信息資源共享組織協調機構

高校共享檔案信息資源會牽扯到校內與校際之間的網絡、系統建設等諸多問題，必須進行嚴格統一的規劃及總體協調，才能保證檔案信息共享變成現實。但是，高校內部還未曾設計專業的信息共享協調統籌機構，也未能明確、統一檔案信息資源共享成員承擔的責任、義務及權利，這使檔案信息資源共享工作的開展困難重重。

2.7 未明確檔案信息資源整合要點

高校在長久的發展過程中，積累了大量的檔案信息資源，如果在共享時不加以甄選，必然會造成信息泛濫，影響信息資源利用效率。但是，目前高校間尚未明確信息資源整合工作內容，造成工作開展十分被動[4]。

2.8 檔案信息資源立法工作管理力度有待提升

研究發現，國內高校檔案信息資源建設工作起步較晚、發展緩慢、缺乏有關的法律法規。同時，現有檔案信息資源共享管理等法規內容過于滯后，很多已經不適合現階段高校檔案信息資源共享工作的開展，給高校檔案信息資源共享帶來了較大的阻礙。

3 互聯網環境中高校共享檔案信息資源的有效對策

3.1 構建高校檔案信息資源共享機制

高校共享、傳遞檔案信息資源的途徑不應局限在學校系統之內，還要納入其他學校。所以，高校應構建相應機制為各系統間有效的傳遞信息提供保障，才能將共享檔案信息資源的目標變成現實。高校在現實中構建檔案信息資源共享機制時，應涵蓋以下內容：首先，構建運行保障機制，主要由法律法規機制、利益制衡機制、標準規范機制等組成，構建運行保障機制可以為高校在網絡環境中持久性的、有效性的共享檔案信息資源提供保障。其次，構建合作及激勵機制，高校檔案信息資源共享過程需要各院校間協調配合，高校檔案資源信息并非公共物品，無法隨便獲取，一定要設計合作機制，確定共享模式下高校的權利及義務，采用合作機制才有助于檔案資源在校際互通有無；同時要構建激勵機制，改善成員間的交流、了解水平，合理整合信息化構建共享效益，使高校成為效益受益者，才能調動各參加院校的積極性、主動性，使其自愿主動改善信息資源共享品質，推動共享模式的建設與發展。

3.2 改善高校檔案信息資源共享適用性

當今社會已經步入信息化時代，高校在快速發展中積累、儲存了海量的檔案信息數據資源，為了幫助師生及信息需求者快速找到所需的檔案，就必須做好檔案信息共享體系建設工作。目前，國內已經出現了成型的檔案信息資源共享體系建設理念，并且在部分高校中已經被推廣、使用，不過在實踐研究中卻發現并非所有的專業及人群都能適應檔案信息資源共享服務模式，在交流傳遞信息時，仍然需要依靠專業人員進行指導。所以，高校在建設檔案信息資源共享體系期間，要使其具備適用性特點，大膽地創新檔案信息資源共享結構、應用模式，盡量完成信息數據個性化匹配，才有助于促進檔案信息資源共享工作有序開展[5]。

3.3 加快檔案信息資源服務體系建設

所謂檔案信息資源服務系統，即依托先進的信息組織、交流理論指導，采取合適的方式、對策，通過現代化計算機網絡及信息技術的合理運用，高效收集、整理、存儲共享環境下產生的檔案信息資源，同時，及時、高效的滿足檔案用戶信息需求的專業活動，是一種為了滿足有檔案信息需求的用戶提交申請、檢索、咨詢的交流工具。所以，檔案信息資源共享實現的核心環節之一，就是積極建設完善的檔案信息服務體系。另外，在共享檔案信息資源期間，應為檔案用戶提供立體化、便捷化、高效性的優質檔案信息服務；還應認真了解用戶對檔案信息資源的實際使用需求，不斷改善檔案信息服務模式，構建高效的檔案信息服務系統。鑒于時代的快速發展，高校在檔案管理中還要與時俱進，主動創新檔案服務內容，大膽推動檔案信息服務模式改革。

3.4 構建檔案信息資源共享標準及規范

具體操作中，首先應堅持因地制宜原則，結合高校內部具備的條件、掌握的資源，優選最佳的檔案信息資源共享模式。其次，做好頂層設計，有效把控總體；立足于頂層設計，制定檔案信息資源共享長久的、全面的規劃方案，根據全面、系統性布局規劃要求，完成各高校檔案信息資源建設規范的設計、制定、落實。對檔案信息進行協調共享，搭建合理的高校關系網，確定各成員責任、義務，保證高校檔案信息資源共享建設實現規范發展。最后，高校檔案管理部門應合理設計、完善、調整信息采集標準、檔案信息安全標準、檔案信息化技術標準、檔案信息采集及加工標準等，從而健全檔案信息資源標準體系。

3.5 高校要做好網絡安全防范工作

首先，基于技術層面視角分析，要構建完善的防護網絡，其硬件設施包括操作系統、硬件設備的選擇上要有安全觀念，在軟件建設方面要采用防火墻、二代身份證認證、加密、數字水印、容災備份等信息安全技術，保障高校檔案信息資源共享技術安全。其次，基于管理層面視角分析，要健全檔案信息資源共享安全管理規章制度體系，積極宣傳、普及信息安全及保密知識，不斷強化檔案信息資源共享人員的保密及安全意識。通過立足于管理及技術兩個層面開展網絡安全防范工作，將有助于為儲存、共享、運用檔案信息資源提供強有力的安全保障[6]。

3.6 組建檔案信息資源共享組織協調機構

檔案信息資源共享屬于一項繁瑣的、復雜的系統性工程，不論是網站的建設、數據庫的建設及對接，還是從高校內部業務系統間檔案信息資源的共享，甚至是高校間相同類型資源的整合、共享，均應立足于頂層設計，做好總體把控及考慮。各高校在開展信息化建設期間，發現正是因為缺少對各業務系統的統籌規劃，檔案信息資源分散在各業務系統之內，無法實現有效共享。所以，在檔案信息資源共享建設期間，應建立專業的組織協調機構，統一管理檔案信息資源，且該機構應具備如下職責。首先，組織規劃、設計、管理檔案信息資源共享建設工作時，要設計統一的標準、尺度。其次，做好檔案信息資源共享成員關系的協調管理，協助成員間加強有效溝通，為參與檔案信息化資源共享建設的所有高校滲透檔案信息資源共享觀念。最后，統籌管理高校內部各業務系統，構建統一的檔案信息資源共享規范及標準，防止校內業務系統間各自為政后出現信息孤島現象[7]。

3.7 積極整合高校檔案信息資源

高校在互聯網環境下組織檔案信息資源共享工作時，要合理整合檔案信息資源。換言之，應該合理整合高校數據庫內儲存的特色資源，還要綜合整理那些零散的信息資源，從而將統一共享、分配資源的目標變成現實。主要是整合人力資源、軟件環境、綜合資料資源、硬件資源等方面的內容。

3.8 強化檔案信息資源立法工作管理力度

為了提高高校檔案信息資源共享效果，要做好相關立法工作，才能為檔案信息資源共享提供保障。要全面掌握檔案信息資源共享、管理等有關的法律法規、政策內容，及時將與國情不符的政策廢除，完善、修改信息資源建設法律法規。要結合新時期網絡環境特點，制定、落實合理的檔案信息資源整合領域的法律法規，確保信息犯罪、信息泛濫、信息污染等問題在第一時間得到解決，才能助力檔案信息資源建設、共享工作有序開展。

總之，在互聯網環境中做好檔案信息資源共享儼然成為國內高校未來發展的必然趨勢。因此，在積極迎接信息全球化全新挑戰的同時，做好共享檔案信息資源建設的有效對策研究及具體實施方案，對于改善高校檔案信息資源共享水平、更好發揮檔案信息資源的利用價值有著重大作用。