矩陣式思維下多元主體參與檔案管理模式的內容與策略

曾靜怡/中國人民大學信息資源管理學院

數字時代，“參與”已成為檔案實踐領域的重要特征和理論研究領域的核心概念[1]。以參與為特征的第四范式——社會/社區檔案范式[2]呼之欲出，決定未來檔案管理的走向。近年來，參與式檔案管理模式呈現出不同主體主導、多種手段并行、宏微策略相結合等特征，帶來了檔案轉型升級契機，同時也帶來了多方參與的難題，如復雜的管理主導權的確認、利益相關者的協調、檔案管理過程中的具體環節調整適應等。這意味著需要構建多元主體參與模式，并通過有效的載體運作，指導具體檔案管理實踐。

項目是目前檔案參與模式運作最為有效的載體之一。以項目為導向具有目標明確、邊界清晰、范圍可控的優點，并可匯聚專業領域人才[3]。以數字記憶項目為例，近20年來，世界各地記憶工程項目的開展風生水起，所要保護、傳承的“記憶”類型與“記憶”形式愈發多樣化，記憶工程的參與者趨向多元化與社會化，記憶工程的成果愈發豐富[4]。如“歷史文化村鎮數字化保護與傳承：理論、方法與應用”項目組對于臺州記憶的穩步推進，項目團隊包含來自高校、檔案局、民間團體以及高遷村村民等多種不同領域的參與者，通過高度跨界合作，各自優勢得以充分發揮，由此創新檔案管理模式[5]。但是，隨著項目的持續推進，項目“煙囪”不可避免產生，多元主體與多個項目之間難以有機協調，參與式檔案管理模式難以深入發展。

因此，本文引入企業組織領域的“矩陣式管理”思想，以項目為橫、多元參與主體為縱，提出多元主體參與檔案管理模式的主要內容與實施策略，讓多元主體參與“有制可行”。

1 從線性到矩陣：參與式檔案管理模式思維轉變的必要性與可行性

現有關于參與式檔案管理模式的研究主要在線性思維下展開，重點探討了“誰參與”“如何參與”“如何促進參與”等問題。其中“誰參與”涉及參與主體的選擇與確認，“怎樣參與”說明參與主體具體參與的手段，而“如何促進參與”提出相應保障策略。線性思維下對參與式檔案管理模式的研究在短期能夠較快厘清參與式檔案管理的關鍵命題，但是長期而言對于解決多元主體參與帶來的掣肘稍顯不足。

這一局限主要表現在以下兩個方面：一是各自為政，未能形成多元主體參與合力。當前，不同主體主導的模式產生了參與式檔案管理的不同發展路徑，然而主導主體占大頭容易出現內部競爭與“資源爭奪戰”，未能充分發揮多元主體參與的組合優勢，形成合力。二是“煙囪林立”，多主體參與的項目推進乏力。現有參與式檔案管理模式很少針對具體項目提出，忽視項目化載體的重要性與階段特性，在面向不同項目時需要對參與主體、參與手段等重新進行組配，在這一過程中會產生項目“煙囪”，浪費人力物力。這一現象在跨度較長的項目中體現更為明顯，往往越到后期權責不明晰的問題越發突出，項目推進面臨困境。

在此背景下，本文提出引入“矩陣式”思維，來解決這一困境。矩陣式管理是現代企業組織領域近40年才出現的新制度，與項目型管理、職能型管理一同構成項目化管理的三種模式。矩陣式管理融入正交分解架構設計橫向到邊、縱向到底的二維思想，既設立職能部門又實行項目制管理，能夠兼顧多個項目并行的組織中項目自身的獨特需求與項目間協調的需求，最大化組織最適合某個項目的資源，實現資源的合理配置，優化項目成效[6][7]。分析可知，“矩陣式”思維的引入具有充分的可行性。由于利用需求趨向多樣，而檔案工作人員在知識結構、技術背景等方面存在欠缺，檔案部門已經趨于較少獨立承擔檔案信息資源的開發利用，而是引智借腦、橫向聯合、內外結合[8]，追求跨界共建。從實踐來看，相關“參與式檔案管理”的開展，都非常依托具體項目與具體主體，這使得多主體與多項目結合具有現實可能性。在此基礎上，本文從主體職能出發，首先明確多元主體在不同項目階段的優勢與參與內容，然后對宏觀策略進行構建。

2 矩陣式思維下參與檔案管理的多元主體及其比較優勢

矩陣縱軸面向多元主體。對不同主體主導的參與模式進行劃分，可以發現當前參與檔案管理的主體具體有檔案館、商業機構、學術機構、公眾等[9]。根據功能屬性的側重，本文進一步將參與主體拓展為文化機構、科研院所、企業單位、組織個人、新聞媒體等類型，對其主體優勢分析如下。

2.1 以長久保存為本的文化機構

盡管LAM（圖書館、檔案館、博物館）各自形成了不同的館藏特征，但均承擔著文化遺產保護的職責[10]。從古至今，檔案館切實履行著保存過去、記錄當下的職責，儼然成了“記憶的寶庫”；并且匯聚了專業的人才，在檔案保存、保護、編研、展覽等方面積累了充足的經驗。圖書館、博物館等其他文化機構在保存自身館藏資源的同時，積累了豐富經驗，形成可供檔案管理借鑒的優秀成果。

2.2 以理論研究為核的科研院所

高校與科研院所一直是檔案研究的主陣地，在理論、技術、人才等方面具有相當大的優勢，可以為檔案管理提供更多有用的指導并為具體工程實踐提供智力支持與技術支持。尤其是高校能夠參與到檔案數字化項目前期咨詢、數字化方案論證、協調配合質量驗收等一系列活動中，在一定程度上扮演了信息化咨詢監理的角色[11]。

2.3 以追求利益為先的企業單位

企業主要以提供技術服務的方式在參與式檔案管理中發揮作用。典型案例如數字化技術外包服務，致力于提供檔案數字化設備與技術服務；提供數字檔案托管業務的商業文件中心或是提供在線數據服務業務的云服務商。隨著國內檔案管理服務外包需求不斷增長，企業提供服務外包的類型、領域也更加廣泛。2020年，《檔案服務外包工作規范》（DA/T 68.1—2020）發布，從多個方面對檔案服務外包的有序、規范開展提出了要求，包括檔案數字化服務、檔案管理咨詢服務、檔案整理服務、檔案保管服務、檔案銷毀服務。

2.4 以業余休閑為趣的組織個人

近年來，公眾的參與意識得到很大幅度的提升。Web2.0環境下，公眾能通過各種便捷途徑如網站、微博、微信小程序等社交媒體參與到檔案管理中來，參與到著錄、編研、創意開發等活動中，補充資源，增大多元群體話語權。同時，與其他參與機構相比，個人的參與多是基于對一種更休閑的態度的追求[12]，具有隨意性與自由性。國外很多數字人文項目采用數字敘事（Digital Storytelling）方式，納入公眾參與，生成數字故事，在口述檔案、社群檔案（尤其是土著）方面取得很多進展。

2.5 以傳播傳承為務的新聞媒體

新聞媒體包括紙質媒體、電子媒體，以及近年來互聯網環境下興起的新媒體形式。新聞媒體主要起到一種文化傳播媒介的作用，包括傳統出版物、電視節目、網站、平板、手機、多媒體數據大屏等，有助于迅速擴大檔案工作宣傳效果。2021年1月，全國檔案微信公眾號排行榜正式發布，“金山記憶”連續4年獲得全國微信公眾號排行榜年度冠軍（數據來源：檔案社交媒體聯盟）。“金山記憶”依托上海市金山區檔案局館的各類館藏資源和編研成果，通過微信公眾號多視角呈現文史資訊，實現了良好的檔案傳播效果。

3 矩陣式思維下多元主體參與檔案管理模式的主要內容

矩陣橫軸面向檔案管理項目。檔案管理項目在不同階段有不同的主要矛盾與矛盾的主要任務，大體可以總結為三個階段三項任務：數字化項目階段的載體管理、開發利用項目階段的內容管理以及成果轉化項目階段的可持續發展。值得指出的是，這三個階段并不是割裂開的，而是遞進并共同發展的關系。馮惠玲教授在第二屆“北京·我們的記憶”座談會上指出，北京記憶是迭代發展的，項目一經啟動，便沒有終點[13]。多個并行項目、多元參與主體如何協調發展，“矩陣式管理”提供了新的思路。

3.1 數字化項目階段：載體管理

數字化項目階段，資源與技術的結合成為主要矛盾，需解決兩個問題：數字檔案資源的存儲與著錄，總結為載體管理的主要任務。

數字檔案資源的存儲包括館藏資源數字化副本與原生數字資源兩個方面。館藏檔案數字化大多數交由外包公司來進行，以減輕本館本機構的各方面壓力。然而，獨立外包的形式在質量、知識產權、信息安全等方面存在種種弊端[14]。因此，必須引入第三方機構進行監管，確保成效與安全。在這一部分，以資源與技術參與的檔案館與企業作為主導，協調高校等科研院所作為第三方機構的管理參與、圖書館與博物館等文化機構基于外包項目開展經驗進行的決策參與、個人與組織資源貢獻參與。

著錄工作是檔案數字化的關鍵步驟，也是決定數字化檔案利用效果的重要環節，存在碎片化的趨勢，分散在各個環節[15]。在本部分，檔案館與企業負責在檔案數字化外包中的初步著錄，并選取有社會意義的檔案以“眾包”的形式引導高校與個人進行著錄。一方面，高校等科研院所在檔案著錄方面具有專業知識與素養，能保證著錄質量；另一方面，個人基于個人知識與經驗補充某些缺失的背景信息，能豐富著錄內容。

3.2 開發利用項目階段：內容管理

開發利用項目階段，檔案價值的挖掘成為主要矛盾。如何將海量的檔案資源進行解構與重構、關聯，進而用檔案講故事成為本階段的主要任務，即內容管理。鑒于檔案館的最大資源優勢與高校最大智慧優勢，本文提出一個“雙核多元”的模式：以檔案館為核心，以高校為陣地，將其他主體進行組織協調。

以檔案館為核心進行開發利用，主要以專題為中心進行項目推進。檔案館協調圖書館與博物館以其在本館資源開發利用方面的經驗與案例進行管理參與，高校提供理論支持，企業提供技術平臺，個人提供群體智慧，新聞媒體擴大宣傳。

以高校為陣地進行開發利用，能夠充分發揮高校的理論與人才優勢。為此，需要鞏固與檔案館穩定的資源合作關系，同時爭取民間組織與個人的資源貢獻；獲取企業的技術支持，解決技術人才方面可能存在的短缺；在新聞媒體的參與方面，需線上線下相結合，除了PC端、移動端、數據大屏等現代化呈現方式外，善用新興的內容組織呈現方式如微信公眾號、微視頻、小程序等進行推廣宣傳。

3.3 成果轉化項目階段：可持續發展

成果轉化階段，主要任務是可持續發展。在本階段，高校與檔案館提供成果與創意，借鑒文創產品走在前列的博物館的經驗，吸納個人創意，主要由企業與新聞媒體引領進行核心產品運營與宣傳設計。目前檔案館在文化成果轉化這一塊，仍處于初步階段。蘇州中國絲綢檔案館在這方面探索了比較多的成果轉化形式如檔案解謎，可以提供一定的參考借鑒。2021年9月，蘇州中國絲綢檔案館在第十屆中國蘇州文化創意設計產業交易博覽會舉辦《第七檔案室》“追蹤者的倒計時”實景解謎活動，實現了檔案教育文化創意創新。

4 矩陣式思維下多元主體參與檔案管理模式的實施策略

多元主體有效參與檔案管理項目，需要構建相應實施策略，促進參與積極性。參與積極性可由參與動機、參與意愿和對具體事項的響應來界定[16]。只有保證多元參與主體都具備一定的參與積極性，檔案管理的內容才能確切“落地”，參與才有實際意義。本文圍繞初始參與意愿與持續參與意愿2個層次，從框架、前提、動力、關鍵與保障5個維度對參與式檔案管理進行宏觀策略分析，以期提出行之有效的參與促進策略。

4.1 框架：具體可行的檔案管理項目

數字檔案資源建設屬于探索性與開創性的工作，有著靈活多變的形式與廣闊的創新空間，時間周期不一，而且往往需要多方參與和嚴格的經費控制[17]。因此，在參與式檔案管理準備階段，需要針對項目的可行性、可接近性、重要性與描述、互動[18]等進行評價與分析，積極與多元參與主體進行交流，及時更新項目進展，主動進行項目多角度宣傳等，提供具體可行的項目化載體。如數字記憶類項目便是多元主體參與意愿強烈又具體可行的項目化載體。現階段，既有檔案機構、圖書館、博物館、紀念館、方志館與文化館等文化事業機構基于保護國家文化遺產、建構國家記憶與促進文化產業與教育事業發展的共同使命，開展合作，形成“記憶聯盟”[19]；也有檔案部門或高校的“記憶工程”項目實踐，進行一種實際行動的“搶救式”的保護和“預防式”留存。值得指出的是，數字記憶類項目載體有著很好的發展前景。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出實施新時代新成就國家記憶工程，開展脫貧攻堅、新冠肺炎疫情防控等檔案記憶項目，建設國家級專題檔案記憶庫。許多地方檔案“十四五”規劃如《上海市檔案事業發展“十四五”規劃》提出打造“城市記憶”“跟著檔案看上海”系列檔案歷史文化品牌，《杭州市檔案事業發展“十四五”規劃》提出深入實施“城市記憶”工程等。

4.2 前提：數字化的資源與便捷可操作的平臺

多元化的資源與可供操作的數字化形態是有效參與的前提[20]。將豐富多樣的檔案資源數字化進而數據化，并且在社交媒體環境下，搭建便捷的平臺，打破時空限制，能夠讓參與者有參與的動力，隨時隨地參與。考慮到部門之間更多強調協同合作，公眾則傾向于志愿參與，因此在平臺的構建方面還需要有所側重。對于文化機構與相關利益部門而言，需要打造價值共創共建的空間；對于公眾而言，平臺需要便捷、易用，線上與線下相結合。英國國家檔案館、美國國家檔案館、澳大利亞國家檔案館、上海市圖書館等都開發了網站，提供便捷可操作的線上平臺。

4.3 動力：階梯形任務包與多重激勵計劃

階梯形任務包主要是考慮到多元參與主體本身的能力與專業素養存在差異，因此需要把握任務設計原則，及時更新項目任務內容與進度，保持新鮮度，并且豐富資源呈現方式，進行思考啟迪[21]。多重激勵計劃的制定原因在于適當的獎勵機制將推動形成良好的參與生態，可根據參與質量與頻率獎勵檔案文創產品，物質獎勵與精神獎勵雙管齊下。例如，上海圖書館開發的盛宣懷檔案抄錄歷史眾包平臺提供不同難度系數的檔案抄錄任務，用戶可以根據自身基礎與興趣進行認領。Picturae（一家致力于檔案及其他文化遺產數字化、保存、提供利用的公司）與荷蘭阿姆斯特丹城市檔案館合作開展的眾包項目“眾在參與（Velehanden）”，預先給出項目背景、在本項目中需要用戶進行的工作、更適合該項目的用戶群體以及參與項目可得到的獎勵等信息，并創新性地對每一個項目進度進行可視化展示，便于用戶根據自己的偏好選擇項目，也便于檔案館更好地把控項目的進度、適時添加新內容或調整審核節奏等[22]。

4.4 關鍵：建立感知信任與長期貢獻機制

相應的知識產權保護制度能減少參與者的顧慮，保護其權益。因此，需要推動相關法規制度的制定與施行，以增強參與主體對項目的信任與對平臺的信任。同時建立長期貢獻的積分與榮譽制度，對于長期參與檔案開發利用的核心參與主體，可附加進行虛擬獎勵，頒發資源貢獻等級證書。例如，中國人民大學人文北京研究中心連續兩年召開“北京·我們的記憶”座談會暨表彰會[23]，與各界人士共同探討北京記憶的建設與發展，并表彰記憶貢獻突出者。也可借鑒新加坡記憶的模式，設置專門的欄目，從貢獻的角度對資源進行查找，保證主體的參與感與參與黏性。

4.5 保障：政策資金支持與質量管控機制

參與式檔案管理一項龐大的工程，涉及巨大的人力、物力以及財力，因此，政府資金支持不可或缺。此外，還需要一定的質量管控機制對參與過程進行規范，以保證參與成效，《檔案服務外包工作規范》（DA/T 68.1—2020）的發布在標準層面提供了相應的管控支持，同時檔案部門可以通過引入專家團隊與對參與主體進行資格認定的方式獲取最優解決方案，而事實上多元主體的參與本身可以進行自我修正，獲取相對公正的結果。