淺議新時代醫院檔案信息網絡化管理

文·杜瑩瑩

隨著網絡的到來，醫院檔案種類和載體不斷變化，檔案管理方法不斷出新，對醫院檔案管理提出了新的要求。特別是近年來，醫藥衛生體制改革的推進，讓醫院信息化建設有了長足的發展，醫院各職能科室和業務科室的信息量也在與日俱增，傳統的檔案管理手段已不能滿足當前醫院發展的需求，因此，醫院檔案信息資料管理要從封閉轉變為開放式管理。檔案部門如何借力互聯網技術，實現醫院檔案信息網絡化管理，更好地為醫院管理做好服務已成為一個新的課題。

一、醫院檔案信息網絡化工作中存在的問題

（一）對檔案信息網絡化管理的認識不足

傳統的檔案工作比較注重檔案實體的管理，而面對檔案信息網絡化管理，從思想上認識不足，重眼前利益，輕信息化投入，不能以長遠的眼光對待檔案信息網絡化建設，僅滿足于網絡能適應檔案業務最基本的要求，遠不能適應時代發展的要求。

（二）基礎建設不足，人員能力不夠

計算機網絡是檔案信息化建設的基礎，目前醫院設立的基本是內部局域網，只能實現內部信息的交流互通，不能實現社會共享。另外，檔案信息化建設和網絡技術應用，要求檔案人員能夠在網絡上進行檔案信息的收集、整理、編目、檢索、借閱、統計等，目前檔案人員大多還不能熟練地進行計算機操作。

（三）電子檔案的安全性不能確保

電子檔案不像紙質檔案，即使損壞也會經歷一個漫長的過程，電子的存儲介質一旦損壞便會導致文件信息瞬間丟失，且不可挽回。另外，計算機病毒、黑客攻擊也會隨時對電子檔案造成威脅。

二、醫院檔案信息化建設的有效策略

（一）加強網絡建設，搭建良好的網絡環境

良好的網絡環境是醫院檔案信息化的基礎。醫院應利用現有的信息資源和網絡技術搭建完善的局域服務網和公眾服務網，并基于此網絡建立檔案網站，使其成為檔案信息資源服務的窗口。此外，應配足信息化建設所需要的硬件設施和安全防護設備，以避免電磁干擾，防止信息泄露。在軟件配置上，除了購置一些通用的信息軟件外，醫院還應自主研發檔案信息化系統相關軟件，統一電子檔案出入口徑，建立特色數據庫、多媒體數據庫，集中統一管理電子檔案。

（二）加快數據處理速度，提高醫院檔案工作效率

醫院檔案種類多、數量大，檔案數字化前處理工作繁重。醫院應建立一個專門崗位，配足專職人員，并提供技術、資金支持，加快數據處理速度，確保紙質檔案數字化轉化質量，提高檔案信息搜集、整理、鑒定和利用等工作效率，促使檔案信息化工作的順利開展

（三）注重電子文件歸檔，加大檔案信息存儲力度

電子文件是檔案信息化管理的重要資源，應規范電子文件存儲、分類及管理，促使電子文件歸檔標準化、利用程序化。各科室產生電子文件后，要整理成標準格式的文檔轉交給檔案室，經檔案室技術處理后生成只讀性文件，以保護文件原始結構，確保電子文件的可靠性。電子檔案標識歸檔后，檔案人員再統一進行格式轉化，以確保檔案信息利用的通用性，之后歸入檔案數據庫統一儲存保管。

（四）強化檔案人員隊伍建設，打造專業的檔案管理團隊

檔案管理人員的業務能力直接影響著檔案信息化建設的質量，為此醫院應加大對檔案管理人員的教育培訓力度，組織其學習專業知識和網絡技能，使其掌握先進的檔案知識和檔案信息軟件使用技術。此外，應建立完善的激勵機制，通過薪資激勵、工作激勵等鼓勵檔案管理人員自我完善、素養提升，以滿足檔案信息化建設的需要。

在網絡時代，信息技術為檔案管理注入了新鮮血液，繼續采用傳統的檔案管理方式已經無法滿足社會發展的需要。檔案部門把工作重點放在信息化管理和網絡化建設上，充分利用信息技術的優越性，使檔案管理更加健全高效。因此，要抓住機遇、積極探索、努力實踐，全面推進檔案信息網絡化管理的發展。