醫院檔案管理中6S精細化管理運用的研究

文·王正紅

6S精細化管理是當下最為先進的一項管理模式，包括整理、整頓、清掃、清潔、安全、素養6個環節。從管理角度來看，前三項是具體的管理操作內容，后三項中的清潔是進一步推進管理的制度化，安全是要確保管理的安全性特征，素養是指對人員素養的要求。6S精細化管理目前在各企業管理工作中都發揮著重要作用，而將該精細化理念引入到醫院檔案管理工作中，是醫院檔案管理實現現代化的一個重要舉措[1]。它可以使檔案管理工作更加規范化，檔案管理模式更加制度化，檔案人員管理素養更加符合檔案工作要求，能夠整體提升醫院檔案管理的效率和職能，滿足醫院對檔案的實際需求。

一、6S精細化管理在醫院檔案管理中的整理運用

醫院檔案來源較雜、種類較多、數量較大，運用傳統的整理手段耗費時間較長，且整理人員對檔案資料有無價值的判定主要依據主觀意識，使得一些有價值的檔案被誤清除。6S精細化管理的整理環節，有區分優劣、去粗取精的功能。將6S精細化管理的整理功能運用到醫院檔案管理中，可以將有用資料與無用資料進行精細劃分，清除掉無保存價值的資料，再將檔案按照價值與功能進行精細分類，減少后續檔案管理中的無用工作量，節省檔案儲存空間，將有價值的檔案資料進行妥善歸檔、有序管理。

二、6S精細化管理在醫院檔案管理中的整頓運用

在檔案管理工作中，整頓是指對有價值的檔案進行科學歸整處理，將關鍵文件要做好標識，并有序存放，方便查找。在醫院檔案工作中，運用6S精細化檔案整頓方式，可以使檔案負責部門職責更為明確，檔案存放區域都更為準確，檔案整頓章程更加標準。比如醫院行政辦公室、人力資源部門、醫務部門產生的檔案資料，由行政辦、人力資源部、醫務處進行整頓工作，最后移交檔案室管理。而醫院財務部門、經營部門產生的財務檔案、業務文件、績效考核以及疾病治療信息等資料，則直接由財務部門、經營部門整頓存檔。在各類檔案實際整頓存檔中，除遵循各門類檔案整理的特殊規定外，還要嚴格遵循醫院統一的規章制度，比如逐頁進行精細化編號，檔案分批次存放，底稿、復印件等要有相應人員的審批蓋章等。

三、6S精細化管理在醫院檔案管理中的清掃運用

6S精細化管理的清掃理念，是指對醫院檔案和檔案室進行清理歸整。在檔案清掃工作開展時，要先制定出醫院檔案安全防護管理制度，明確檔案清掃工作的相關職責，比如定期采用紫外線消毒法對檔案進行清掃處理；定時對檔案保護環境進行全面清掃，使其達到安全衛生標準；每天對檔案的保存環境進行監控，監測其溫度和濕度是否合規，空調設備運行是否正常，還要適當調整檔案室的光照條件，使檔案保存環境的溫濕度、空氣質量、光照條件符合檔案保存的要求。

四、6S精細化管理在醫院檔案管理中的清潔運用

6S精細化管理中清潔是清掃的深化功能，其作用是為了確保檔案整理、整頓以及清掃等工作的更加完善，這需要以規范化制度作為支撐。比如，醫院可將檔案室進一步擴建，劃分出不同的功能區，以便于存儲不同類型的檔案資料。同時，對于不同的檔案功能區安排對應的管理人員，使得檔案管理工作更加井然有序，檔案管理職責更為細致明確。比如，為檔案室配備先進的管理設施，像紫外線消毒裝置、消防設施、文件掃描儀、殺蟲燈等，推進醫院檔案管理的科學化。要制定惡劣天氣出現、自然災害發生時檔案保護的應急預案，確保檔案在任何情況下的萬無一失。要制定出檔案清潔精細化責任制度，便于檔案出現意外時精準追責，以此提升檔案管理人員的檔案意識、端正態度、嚴謹作風，發揮出檔案精細化管理的價值。

五、6S精細化管理在醫院檔案管理中的素養應用

6S精細化管理中的素養管理理念，主要是指人的素養，即要不斷提升醫院檔案管理人員的素養，保證人員能夠有效落實檔案精細化管理的規范機制。比如，組織醫院檔案管理人員進行統一培訓，進行精細化管理相關法律法規、管理實踐知識及不同類型檔案管理具體操作技能的講解，讓檔案管理人員了解精細化檔案管理的內涵，樹立新時代的檔案管理理念，強化其精細化管理的技能水平，促進6S精細化管理在醫院檔案管理工作中的高效應用。

六、6S精細化管理在醫院檔案管理中的安全應用

安全管理理念也是6S精細化管理最為重要的一項理念。醫院檔案管理工作中包含了許多機密性文件，對管理的安全性要求較高。目前許多醫院的檔案管理工作實現了由傳統紙質檔案向電子檔案的轉變，其安全管理模式也隨之轉換成相應的模式。比如，對于依舊需要沿用紙質化管理的檔案資料，可設立專用存放區域，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防霉變等安保措施，并定期開展檔案安全檢查工作，確保檔案無損壞、無丟失、無變質、無差錯。對于一些條件允許的醫院，還可將紙質檔案進行數據化備份處理，提升檔案管理的安全性。對于已存在的電子檔案，醫院應當給信息系統安裝防火墻，并不斷升級防火墻技術水平。同時安裝安全管理軟件，實時查檢系統中的病毒并殺毒，防止電子檔案被侵害。可利用硬盤設施進行電子檔案備份處理，并做好硬盤的管理工作，保障好醫院檔案資料的安全性。