“十四五”時期事業單位檔案工作高質量發展的探討

文·王駿 欒婕

推動事業單位“十四五”時期檔案工作高質量發展，要以貫徹實施新修訂《檔案法》和檔案事業“十四五”規劃為抓手，堅持問題導向，守正出新補短板，服務大局解難題，全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設，準確把握事業單位“十四五”時期檔案工作發展的內在規律和未來走向，推進檔案工作高質量發展。

一、“十四五”時期事業單位檔案工作發展方向

（一）向數字化模式轉變

“十四五”時期，檔案數字化管理要體現全流程、全方位和全范圍，保證電子文件全歸檔、信息資源全數字化管理，為檔案工作發展提供有力支撐。數字化是檔案工作在信息時代的基本要求，電子文件的歸檔應以試點為核心向業務系統的全方位開展方向轉變，積極利用大數據相關技術提升檔案工作的現代化水平。

（二）拓展檔案工作內容

為適應信息時代的要求，必須不斷拓展和豐富檔案工作內容。前端工作，要保證文件信息和檔案數據的統一整合，體現檔案工作內容的豐富性。后端工作，要依托現代化技術手段，開展檔案的深層次加工，充分挖掘檔案信息資源，拓展檔案服務渠道。

（三）賦予檔案全新內涵

信息時代的檔案工作應被賦予全新的內涵。因事業單位工作量大、數據信息多，應通過檔案數字化管理手段，對資料信息進行整合與優化，減少數據冗余現象，提高檔案管理和服務水平。

（四）加強人才隊伍建設

“十四五”時期對檔案工作提出了更高要求，需要建立高素質、專業化的檔案人才隊伍，改善檔案人員結構，培養復合型的高端檔案人才，以改變事業單位檔案人才匱乏、統籌管理能力不足的窘境，為檔案工作高質量發展提供人才支撐。

二、事業單位“十四五”時期檔案工作發展原則

（一）圍繞中心，服務大局

事業單位要準確把握黨和國家對檔案工作提出的新要求，找準檔案工作圍繞中心、服務大局的著力點，貼近經濟社會發展脈搏，以單位工作重點為基礎進行檔案工作謀劃，加快推進檔案數字化建設，著力提升檔案工作管理和服務水平。

（二）依法治檔，安全第一

事業單位檔案工作要運用法治思維和方式加強檔案工作管理力度。要以貫徹新修訂《檔案法》為契機，制定相關規章制度，加強檔案工作監督和檢查力度。要堅持底線思維，持之以恒抓好檔案安全工作，有效防范化解檔案工作領域各類風險隱患，堅決杜絕各類安全保密事故的發生。

（三）整合業務，統籌發展

事業單位檔案工作應該優化數據管理和知識管理等相關業務，借助檔案數字化轉型，拓展檔案工作職能，凸顯檔案工作地位。要強化與相關部門之間的橫向聯系，積極推動事業單位檔案工作融入信息化發展大潮之中。

（四）創新驅動，人才保障

檔案工作發展要依靠創新驅動，激發內在動力。要創新事業單位檔案工作的理念和方法，運用大數據、人工智能和物聯網等現代技術提升檔案工作現代化水平。

三、“十四五”時期事業單位檔案工作高質量發展對策

（一）推動標準化管理

一是全方位檢查案卷。案卷質量是檔案工作標準化管理的基礎。以前檔案工作缺少全方位的質量清查環節，常會出現檔案保管期限劃分不準確，大量出現重復文件等現象。因此要用檢查手段，完善案卷質量，剔除不具備保存價值的文件，提高檔案工作水平。

二是規范組合案卷信息。要把組卷過厚、內容繁瑣的案卷重新組建，使案卷內文件相互關聯、互相依托；對無頁碼、無目錄的案卷進行重新加工，使案卷信息規范統一。

三是執行規范化的著錄標準。著錄作為數字化管理的前提條件，直接影響計算機信息輸入的正確率。在檔案工作標準化建設中，要嚴格按照檔案數字化著錄標準，依據實際工作內容，利用數字化技術，進行檔案數據的標準化著錄。

四是對案卷題名進行規范化處理。按照著錄標準的統一要求，對題名進行規范填寫；題名要素不完整的應及時補充，題名存在冗長現象的要刪除多余詞匯，保證題名中的內容要素全面、準確、簡練，以免在檢索過程中出現含混不清和文不對題的情況。

（二）推動信息化發展

一是提高檔案信息化管理質量。要提升信息檢索速度和質量，提高服務層次和水平，拓展服務內容和范圍。要利用檔案信息多樣化的屬性特征設置不同種類型的查詢模式，以達到迅速檢索信息數據的目的。在數據庫的建設上，應聘用專業技術人員搭建對應的數據庫和信息庫。強調輸入信息的有效管理、數據備份管理、數據恢復管理、圖片管理和數據變更管理。

二是加強檔案信息安全管理工作。在建設檔案信息化管理體系時，可將傳統檔案模式和信息化管理方式有機結合起來，減少網絡安全問題給檔案工作帶來的負面影響。同時，檔案工作人員要特別注重網絡安全防護，堅持底線思維，加強安全措施，確保檔案信息安全。

三是加大檔案工作人員培訓力度。事業單位應為檔案工作人員提供多層次、多類別、多形式的培訓，增強培訓的針對性、實用性，打造有素質、有能力、有水平的檔案專業人才隊伍，以適應現代化、數字化檔案管理的要求。

（三）推動現代化發展

一是分門別類管理檔案。事業單位檔案室可以結合工作需要、檔案價值和重要程度，對收集保存的檔案資料重新排序，優先處理利用價值較高的檔案。針對具備良好文字識別基礎的檔案，可利用OCR技術直接錄入人名、時間和地址等信息，再逐一進行校對，減少著錄環節，通過計算機技術進行分類，更好地提高著錄速度。

二是提升檔案現代化管理的保障水平。事業單位檔案工作，應該重點發揮大數據技術的優勢，特別是保存案卷數量較多時，數據存儲技術和計算機應用技術可以減輕工作強度，提升工作效率。因此，事業單位應該大力支持保障檔案工作現代化所需的人員、資金和技術，推動檔案工作向現代化邁進。

三是挖掘檔案資源開發全新模式。事業單位檔案工作要建立新技術、新途徑、新方法的一站式服務，創建檔案資源共享平臺，開發檔案信息資源管理的新模式，積極拓展檔案工作的新路徑，努力使事業單位檔案工作在“十四五”時期發揮更大作用。