淺析新媒體時代高校檔案管理工作的問題與對策

文·李高平

高校檔案是學校辦學歷史與發展成果重要見證，是學校智慧、校園精神的重要載體，具有獨特的文化和教育屬性。近年來，伴隨著智慧化、智能化校園的建設，給高校檔案管理工作帶來極大挑戰與機遇。如何打破高校檔案工作自身的信息繭房狀態，擴大檔案信息的服務延伸范圍，確保校園檔案資源安全共享通道暢通，實現檔案信息社會化服務的目標，是新形勢下高校檔案管理工作的一個重要課題。

一、新形勢下高校檔案管理工作中的問題

（一）高校檔案管理系統現代化程度不高，社會化服務能力不足，檔案管理手段相對落后，檔案信息載體形式也較為單一。目前許多高校仍以紙質檔案管理為主，收集、整理、保存和查閱多靠手工進行。傳統紙質檔案對貯存環境要求較高，一旦發生意外，很難保證檔案信息的完整性。例如，大量教學、科研材料沒有及時收集歸檔，材料存放類別混亂，增加了紙質檔案損毀的潛在風險；歸檔后的材料也沒有進行系統性的數字化處理，降低了檔案檢索速度和利用率，難以發揮應有的作用；檔案信息化建設條件受限，僅限于一般文檔的計算機存儲、編輯及處理，形成信息繭房的狀態，逐漸失去檔案專業化和服務型的核心作用。

（二）由于高校管理體制和運行機制的局限，在源頭上就把高校的檔案管理工作進行了條塊分割，類似教學、科研等專業檔案材料，形成時間長，牽扯部門多，專業性質強，工作任務重，業務科室無法獨立自主完成歸檔，各部門之間又推諉扯皮，導致檔案無法及時歸檔保存，直接影響檔案管理工作的效率和深層次服務的提供。

（三）高校檔案管理的專業化程度不高，人員素質參差不齊，難以保證檔案的安全性與真實性。對高校檔案管理工作而言，檔案室作為檔案信息的匯集平臺和交流中心，服務才是整個檔案管理工作的重點。現階段，檔案管理人員大多數是新手、臨退人員、養老人員或兼職的行政人員，復合型檔案專職人員很少，缺乏檔案管理的專業素養和綜合素質。在崗的檔案管理人員幾乎都是在工作中慢慢摸索積累經驗，以老帶新，很少參加正規的專業性培訓和接受專業性的檢查指導。在檔案管理和提供利用上，只是做簡單的貯存和查閱等工作，無法實現信息的專業化提取、深度化歸納和信息化管理，難以形成系統的信息反饋體系，增加了檔案的囤積空間和服務成本，降低了檔案管理工作的整體效率，無法開辟檔案資源共享通道，更無法提供檔案信息的服務延伸功能。

（四）很多高校的檔案管理制度建設不完善，崗位和人員沒有落實到位，經常出現檔案無人管、無監管的現象，檔案管理不科學、不規范、不系統、不安全等問題頻出。同時缺乏新媒體信息技術方面的人才，直接影響到紙質檔案信息化進程。采用“數字化檔案信息庫”的院校，因電子檔案可復制性、可更改性較強，重要科研項目或者教學項目的電子保密文檔在傳輸、存儲過程中，有可能被網絡病毒侵入、盜取和篡改，導致電子檔案的合法性、真實性受到質疑。

二、新形勢下提高高校檔案管理服務水平的對策

（一）新媒體時代，高校管理者要提高站位，轉變意識，充分借鑒成熟的檔案建設先進案例，在完善傳統檔案管理機制的基礎上，積極推進智能、精準的檔案數字化建設，使檔案管理工作更加科學、高效。要設立專員維護日常檔案內部網絡系統，設置網絡安全警示，當檔案面臨篡改或銷毀等情況時，自動進行身份識別和自我防控升級，提升檔案資源的安全性，真正實現不受時間與空間限制的人性化移動檔案借閱服務，充分體現高校檔案管理的安全性、專業性和延伸性。

（二）各高校要從檔案管理工作的機構設置、系統化管理、人員配置等方面給予更多重視，加強對檔案工作各個流程的精細化管理，嚴格檔案管理工作各項流程管控，對重點檔案材料實行審閱權限管控，確保檔案信息實現化散為整、化繁為簡，化危為安。高校領導層及工作人員要根據學校的改革發展需要，因地制宜、因時制宜，建立符合本校師生發展需要的檔案服務新機制。從創新檔案服務方式入手，針對高校檔案服務的內容與種類，根據職能范圍進行明確劃分，將專業性的檔案向對口的部門或者學院轉移，提高檔案的真實性、可靠性和延伸性。同時有條件的高校，可以開設有關檔案管理的選修課與限選課，提高檔案管理工作的科學化、規范化和專業化水平，確保與高等教育發展改革的步伐同步。

（三）各高校要在能力范圍允許的條件下，確保檔案管理人員晉升、晉職、進修和學習通道的暢通。通過提供電子信息技術、現代化管理及外語水平等高密集檔案操作技能培訓的進修機會，不斷優化檔案管理人員的知識結構，提高其業務水平和綜合素養，打造良性的檔案管理工作復合型人才梯隊。提高檔案管理人員的政治與經濟待遇，改善工作條件，激發檔案管理人員的自身活力，變被動服務為主動服務。加大對教學檔案管理工作的經費投入，設立檔案管理專項資金和開辟資金使用綠色通道，鼓勵檔案工作者立足本職工作，加強檔案信息用戶反饋意見的收集和匯總工作，支持員工開展檔案信息系統研發，提高檔案管理工作效率，提升檔案管理工作者的職業榮譽感和崗位自豪感。