關于新形勢下鐵路建設項目檔案管理的探討

文·侯佩杰

近年來，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，鐵路事業(yè)也得到了長足的進步。鐵路從原本的“四橫四縱”發(fā)展成為“八橫八縱”，在我國內部形成密集的鐵路運輸網(wǎng)絡，大大提高了群眾的出行速度以及貨物運輸速度，為我國經(jīng)濟繁榮奠定基礎。在鐵路工程建設中，項目檔案管理是一項十分重要的工作。鐵路建設項目檔案是對鐵路建設過程的全方面真實記錄，具有特殊性、復雜性和不可再生性，是鐵路在后期發(fā)展、開通運營、管理維護等的重要依據(jù)。在未來發(fā)展過程中更需要鐵路項目檔案作為參照，從中取其精華去其糟粕，以更加優(yōu)良的技術和建設方案進行新工程修建、舊工程完善。所以鐵路工程建設，必須注重項目工程檔案的建設。

一、鐵路建設項目檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

很多鐵路領導層和工作人員都或多或少地存在著“注重建設速度而忽略檔案管理”的問題，導致檔案工作受重視程度低，推進速度跟不上鐵路發(fā)展的腳步；一些工作人員收集整理項目檔案的積極性主動性差，導致檔案中出現(xiàn)的一些數(shù)據(jù)錯誤得不到及時糾正，無法成為后期鐵路修繕、更新的重要依據(jù)，給未來鐵路建設帶來一定的隱患。項目檔案資料收集應該是每一個參建單位的職責，建設單位應該對工程檔案負總責，但有些建設單位在工作中將權力下放給下屬部門，又沒有對下屬部門進行及時地監(jiān)督管理和業(yè)務指導，致使檔案工作不能規(guī)范開展。很多檔案工作人員在工程前期也沒有注重對檔案資料收集整理進行有效督導，更加大了工程結束后檔案收集的難度，出現(xiàn)資料數(shù)據(jù)不齊全、整理不規(guī)范等難以修正的問題。

（二）缺乏切實可行的檔案管理制度

很多鐵路建設單位都沒有建立起完善的規(guī)章管理制度，缺乏統(tǒng)一的管理條例，常出現(xiàn)檔案整理標準不統(tǒng)一等情況。由于缺少統(tǒng)一的收集、整理監(jiān)管，還會導致各個部門工作不協(xié)調、步驟不一致的窘?jīng)r，致使檔案資料傳遞不流通，信息跟進滯后，影響工程進度。尤其是工程建設過程與原計劃出現(xiàn)差異時，檔案需要及時報備并加以更改，并盡快通知其他協(xié)作部門和上級主管部門，但沒有一個嚴謹?shù)墓芾碇贫茸霰O(jiān)督，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資料交接不及時，各子部門之間成果不匹配等問題。

（三）檔案工作責任不明晰、檔案人員業(yè)務不熟練

很多鐵路建設指揮和項目檔案管理工作都由鐵路相關領導負責，但領導身兼數(shù)職并沒有很多時間去顧及檔案工作，導致檔案工作監(jiān)管不嚴，無人過問。項目檔案人員也多為兼職，且沒有受過檔案專業(yè)培訓和教育，業(yè)務不熟，技能不強，面對復雜的鐵路建設項目檔案不知所措。有的鐵路項目甚至沒有設立檔案管理機構和人員，建設過程中產(chǎn)生的檔案資料隨意堆放，項目結束后專業(yè)人員撤離，缺損的項目檔案常無法彌補，增加了檔案管理的難度和工作量。

二、強化鐵路建設項目檔案管理工作相關建議

（一）提高檔案管理意識

鐵路建設部門要切實提高檔案管理意識，摒除“重實體而輕檔案”的觀念，加大管理力度，做好工作分工。堅持貫徹統(tǒng)一領導、分級管理的原則，將檔案管理工作責任落實到具體工作人員頭上。要定期組織人員學習檔案法律法規(guī)，切實增強其對項目檔案管理重要性的認識。要將項目檔案管理工作作為考核項目工作質量的一項標準，增強全員的檔案管理意識，堅守以檔案來指導實體、以實體來完善檔案的原則，加強對鐵路項目檔案的管理和維護。

（二）完善檔案管理制度

鐵路建設部門要制定切實可行的項目管理制度，從項目立項時開始，貫穿整個項目，做到檔案工作有法可依、有章可循。在項目前期，要對項目檔案進行整理和歸納，對每次會議重點討論內容進行詳細記錄；在項目建設過程中，要進行實時監(jiān)控，將各個數(shù)據(jù)進行仔細甄別、精準記錄。要建立領導督查小組，加強對檔案管理的監(jiān)督和督促。

（三）提升檔案人員業(yè)務水平

項目部門要聘請專業(yè)的檔案管理人員從事檔案工作。要加強檔案管理人員業(yè)務素質培訓，提高檔案人員專業(yè)知識的熟練程度，掌握項目檔案信息的收集整理歸檔方法，有能力承擔起檔案工作任務。要建立領導負責制，定期對檔案人員進行業(yè)務能力考核，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

我國新一輪鐵路建設序幕已經(jīng)拉開，所以要加強新時期建設項目檔案管理工作，以助力項目工程建設質量安全和建設效率，讓檔案管理工作為新一輪鐵路建設服務，為實現(xiàn)鐵路科學建設保駕護航。