博物館藏品檔案管理初探

文·王丹

博物館是為社會及其發展服務的非營利的永久機構，并向大眾開放。它為研究、教育、欣賞之目的征集、保護、研究、傳播并展示人類及人類環境的見證物。因此，博物館的一切業務活動都得圍繞文物藏品展開。在藏品征集、入藏、管理、保護、利用過程中會形成大量與文物相關的歷史信息，通過記錄整理這些重要信息，最終形成與文物息息相關的藏品檔案資料。根據《中華人民共和國文物保護法》和《博物館藏品管理辦法》規定，文物收藏單位必須對其所收藏的文物藏品進行等級劃分，并在此基礎上建立完善的文物藏品檔案，為博物館建設奠定基礎。

一、藏品檔案的含義和內容

文物藏品檔案是在文物藏品征集、鑒定、入藏、編目、保管、保護、利用和研究等過程中形成的文字、圖表、照片、拓片、摹本、電子文件等歷史記錄。根據2009年國家《文物藏品檔案規范》行業標準要求，藏品檔案材料的記錄內容，包括文物藏品的本體屬性信息、管理工作信息、研究利用信息和保護修復信息四個方面。歸檔范圍包括，一《文物藏品登記表》，記錄文物藏品的基本情況，如名稱、時代、尺寸、數量、級別、形態描述、保存狀況、來源方式、流傳經歷、保護利用信息等。二《文物藏品動態跟蹤記錄匯總表》，主要反映藏品在動態管理過程中各種信息的變化，包括提取使用記錄、觀察監測記錄、保護修復記錄、鑒定變更記錄、研究利用情況、事故情況記錄、藏品注銷記錄等。三照片，包括記錄文物藏品全貌和重要紋飾、印記、款識、銘文、殘損部位等局部特征的照片，藏品本體發生重大變化前后對比照片，修復前后對比照片，保護監測記錄照片以及與藏品有關的重大活動照片等。四拓片，包括器形、銘文、圖案等拓片。五摹本，包括文物藏品的文字、繪畫、紋飾等摹本。六繪圖，包括反映文物藏品整體形、貌或重要局部特征的平面圖、立面圖、剖面圖或復原圖等。七相關文件材料，包括在文物藏品征集、鑒定、入藏、編目、保管、保護、利用和研究等過程中形成的行政文件、法律文書和其他相關資料。八相關文獻資料，包括與文物藏品有關的具有保存價值的歷史文獻、專著、論文、研究報告、文摘、報道等文件、錄像帶、錄音帶、幻燈片、底片、電影膠片等資料。九電子文件，包括以光盤為載體保存，與文物藏品有關的各類數字化文字、圖表、聲像資料等。

二、藏品檔案的建立和完善

（一）文物藏品的檔案應該從早做起。文物從產生到進入博物館收藏要經歷一個漫長的過程。文物成為博物館藏品之前的種種信息，對了解文物有很大的幫助，因此，應認真調查、記錄、整理文物流傳經歷、征集過程和考古出土等相關情況，補充完善藏品檔案，以全面反映文物的真實情況。

（二）文物藏品檔案信息必須內容準確、真實可靠，不能以個人臆斷隨意填寫。對收錄的文物藏品檔案信息要認真考證，做到有據可查。要客觀真實地反映文物藏品的各項信息及內在價值。要如實收錄藏品管理、使用、保護、研究等過程中形成的與文物有直接聯系的第一手資料，確保藏品檔案的完整性和系統性。

（三）文物藏品檔案應根據藏品的級別和類別獨立立卷。文物藏品檔案整理歸檔，目錄內容的填寫應書寫規范、字跡工整，要使用符合耐久性要求的書寫材料及工具，不能使用熱敏紙、復寫紙、鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等。文物藏品檔案裝幀要符合規范、統一標準，不宜有金屬物。歸檔范圍內各項材料，應按規范要求進行排序、整理、裝訂，并粘貼在相應的《冊頁》上或裝入文物藏品檔案專用袋內收錄。藏品檔案建立完善是一個循序漸進、動態管理的過程，應伴隨文物產生發展始終。

三、藏品檔案的管理和利用

（一）加強管理，制度先行。要建立健全文物藏品檔案管理、使用、維護制度，實行崗位責任制，由文物藏品管理部門安排專人負責藏品檔案管理工作。同時，應建立完善相應的藏品檔案查閱制度和審批手續，對借閱使用的文物藏品檔案要及時備案，如實反映文物藏品動態管理中各項信息的變化，確保藏品檔案的安全。

（二）發揮藏品信息服務于社會的功能。藏品檔案收集整理保管的最終目的是使用文物藏品檔案信息，對文物進行深入了解，發掘文物的自身價值，服務于社會發展。因此，文物藏品檔案的管理和利用，不能只局限于內部交流使用，應提高文物藏品信息的社會利用率，比如可以嘗試有償服務，降低藏品檔案管理成本，實現互利雙贏的目標。

（三）加快藏品檔案數字化管理進程。隨著計算機技術的普及應用和網絡技術的發展，利用現代化技術手段管理博物館藏品檔案已是大勢所趨。2001年，國家文物局開始在全國試點推廣“文物調查及數據庫管理系統建設項目”，成效顯著。利用數字化管理軟件能高效便捷地完成對藏品檔案信息的查找和瀏覽，可方便地完成藏品信息的更新、維護。借助于強大的網絡技術，可實現藏品信息在不同時空、不同地域的共享利用，還可加強館際間的合作，實現資源共享，滿足社會需求。通過數據異地備份的可行性，可最大限度地增加藏品信息的安全性。因此，文物管理部門要轉變觀念、調整思路，投入更多的人力和物力，加快藏品檔案的數字化建設進程。

（四）加強維護，促進建設。要定期檢查、轉換藏品檔案信息載體，盡量避免和減少因檔案信息載體損壞、過期而引發的檔案信息丟失情況，達到檔案信息長久可持續保存的目的。傳統的紙質檔案存放，要嚴格控制環境的溫濕度，定期檢查庫房內防火、防蟲、防霉設施。電子檔案存放要選擇一個適合于磁、光介質保存的環境，遠離強磁場和有害氣體，要定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的穩定性和可靠性。在管理和使用過種中，要嚴格按流程和規范操作，避免人為因素對文物檔案造成的損害。

藏品檔案內容豐富、形式多樣、涉及面廣，耗時長、任務重，要求從業人員必須有高度的責任心和使命感，有默默無聞不懈努力的奉獻精神，有熟練的業務技能和廣博的學識見識，確保文物藏品檔案信息的安全管理和有效利用，最大限度地發揮博物館藏品的資源優勢，服務社會，服務民眾。