企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的幾點(diǎn)看法

文·徐桂梅

在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中，因檔案資料數(shù)量繁多，檔案人員數(shù)量不足，不少企業(yè)都采取檔案數(shù)字化外包方案，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的高效化和快速化。檔案部門則通過監(jiān)督檢查的方式，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，這就需要企業(yè)檔案數(shù)字化外包遵循一定原則，規(guī)避外包過程中的問題，嚴(yán)格把控外包質(zhì)量。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化外包遵循的原則

一是全程管理。從數(shù)字化外包立項(xiàng)開始、到項(xiàng)目驗(yàn)收為止，管理工作貫穿于整個(gè)過程，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，適時(shí)調(diào)整外包質(zhì)量控制措施。

二是動(dòng)態(tài)管理。隨著檔案數(shù)字化加工的不斷走深，要依據(jù)其工作性質(zhì)的變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，以達(dá)到質(zhì)量把控的目的。比如在企業(yè)新老員工交接期間，容易出現(xiàn)數(shù)字化質(zhì)量控制的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)對(duì)管理措施進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理目標(biāo)。

三是前端控制。前端控制就是在檔案數(shù)字化加工前，盡量做好數(shù)字化加工的基礎(chǔ)性工作，以提高外包管理效率，優(yōu)化外包質(zhì)量控制流程。

四是注重效益。檔案數(shù)字化外包工作要盡量以最小的投入獲得最大的效益，減少中間環(huán)節(jié)過多而造成的失誤、返工。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化外包工作存在的問題

（一）前期規(guī)劃不足

一是檔案管理部門的前期規(guī)劃意識(shí)不足，將檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目看成是完成上級(jí)交付的任務(wù)，而不是保護(hù)檔案原件的重要手段，因此不把外包質(zhì)量看成是重中之重，也沒有預(yù)測可能出現(xiàn)的質(zhì)量問題。

二是外包質(zhì)量控制規(guī)范不健全。目前檔案數(shù)字化外包工作，只能參照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，這個(gè)規(guī)范適用于檔案信息安全領(lǐng)域，而在數(shù)字化加工領(lǐng)域，因涉及業(yè)務(wù)、人員、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等不同，不同企業(yè)采用的標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一。

三是檔案管理人員的質(zhì)控職責(zé)不清晰。企業(yè)一般都成立了專門的檔案數(shù)字化外包領(lǐng)導(dǎo)小組，但實(shí)際工作中，部分企業(yè)依然職責(zé)權(quán)限設(shè)置不明確，人員分工不清晰，致使外包過程中出現(xiàn)問題無法準(zhǔn)確追究責(zé)任。

（二）質(zhì)量控制不到位

一是因外包公司有獨(dú)立運(yùn)作權(quán)，檔案管理部門難以介入其核心管理工作，對(duì)于外包項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量的控制只能流于表面，查處的也都是些淺表性的問題。

二是外包公司因利益驅(qū)使，多只注重項(xiàng)目進(jìn)度，而忽視項(xiàng)目的質(zhì)量，雖有專職人員檢查外包工作，但檔案數(shù)量多，檢查人員少，也難以做到全方位監(jiān)督檢查。

三是外包公司為了提高經(jīng)濟(jì)效益，會(huì)降低加工成本，比如掃描圖像不清晰、著錄信息不完整、OCR識(shí)別率低等，增加了數(shù)字檔案的不合格率。

（三）成品驗(yàn)收不嚴(yán)格

一是驗(yàn)收時(shí)，僅對(duì)數(shù)字化檔案的數(shù)量、備份進(jìn)行檢查，不對(duì)外包數(shù)字化檔案的質(zhì)量進(jìn)行檢查。

二是企業(yè)沒有制定完善可行的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，將驗(yàn)收等同于接收，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的問題。

三是檔案部門檢查外包成品質(zhì)量時(shí)，發(fā)現(xiàn)問題只是修改一下不合格數(shù)據(jù)，沒有對(duì)問題進(jìn)行匯總，反饋給外包公司，檢查工作流于形式。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量的控制措施

（一）前端準(zhǔn)備控制

一是在企業(yè)內(nèi)建立專門的檔案數(shù)字化外包領(lǐng)導(dǎo)小組，全權(quán)負(fù)責(zé)質(zhì)量控制。該小組要有分工合理的組織結(jié)構(gòu)和明確的人員職責(zé)權(quán)限，達(dá)到分工協(xié)作、職責(zé)均擔(dān)的效果。

二是根據(jù)檔案情況確定外包范圍。以檔案的涉密級(jí)別、使用頻率、利用價(jià)值等確定檔案數(shù)字化加工順序，在最大程度上保護(hù)檔案原件的前提下，著力提高檔案掃描和處理質(zhì)量。

三是慎重選擇外包公司，要對(duì)外包公司的實(shí)力、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行充分調(diào)研，并簽訂外包合同，以保證雙方的合法權(quán)益。

四是企業(yè)要結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，制定檔案數(shù)字化外包質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)。一要在處理相同情況時(shí)保證統(tǒng)一性，準(zhǔn)確界定各類質(zhì)量事件；二要作為檔案數(shù)字化外包小組的工作依據(jù)，為質(zhì)控工作提供指導(dǎo)。

（二）加工過程控制

一是在各個(gè)加工環(huán)節(jié)，企業(yè)均要安排專人進(jìn)行監(jiān)督審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)加工中的問題并協(xié)調(diào)處理。安排專人的方式有兩種，一種是確定若干名人員，對(duì)所有加工程序進(jìn)行監(jiān)督檢查；另一種是根據(jù)加工流程，合理安排人員對(duì)特定的工序環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。這兩種方式如何選擇，應(yīng)結(jié)合企業(yè)檔案的數(shù)量、特點(diǎn)具體確定。

二是檔案數(shù)字化加工的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要有操作規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢查方法，上一個(gè)環(huán)節(jié)的問題沒有解決，絕不能進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)，以免問題累積，影響全程質(zhì)量控制的效果。

（三）成品驗(yàn)收控制

一是外包公司加工人員要有主動(dòng)反饋問題、解決問題的意識(shí)，從源頭上確保檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量。這就需要企業(yè)對(duì)加工人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其養(yǎng)成認(rèn)識(shí)問題、反饋問題的習(xí)慣，有能力發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)匯總分析并采取措施，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。

二是依靠專項(xiàng)小組進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督，并與加工人員保持積極溝通，嚴(yán)格按照成品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行控制，形成防范檔案數(shù)字化加工問題的最后一道防線，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化加工—問題反饋—及時(shí)解決一體化模式，以確保檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量，讓檔案數(shù)字化加工外包成為檔案數(shù)字化建設(shè)的助力器。