“互聯網+”環境下檔案管理服務模式轉型策略探討

文·穆天勇

在“互聯網+”環境下，檔案管理工作開始從傳統的紙質檔案管理模式，向電子化、信息化、智能化方向發展，比如提升檔案采集、分析整理、存儲管理、利用服務水平，使檔案信息資源管理高效、共享便捷、服務優良；比如合理科學地引進、研發新技術，加強電子檔案信息系統安全管理，使檔案信息資源失竊、病毒攻擊等風險問題的發生得到有效預防控制[1]，并以此為基礎，創建適應新時代要求的檔案管理服務模式。

一、“互聯網+”環境下檔案管理服務工作有待完善的要點分析

（一）檔案工作轉型有待深化

目前，檔案管理信息化水平明顯落后于社會信息化整體水平。檔案館的檔案管理工作大部分表現為從實體朝數字化方向轉型，檔案信息資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化缺乏統一性[2]。從致因層面分析，關鍵在于制度引領及規范缺乏。部分檔案館在檔案管理數字化工作開展期間，多側重于文書檔案的數字化加工，忽視其他門類檔案的數字化建設，使檔案信息資源的門類受到局限，數字化檔案的服務效果無法保證。因此，在“互聯網+”環境下，檔案館的檔案管理工作轉型有待深化，需做統一部署規劃，重視各類檔案的數字化建設，使檔案館的檔案管理水平、服務質量得到有效提升。

（二）檔案信息資源整合力度有待強化

目前，國內檔案信息資源分別保存于不同的檔案館中，缺乏統一性的檔案信息資源中心機構，需要優化整合分散的檔案信息資源，實現檔案資源跨館利用的目標。但是，因各個檔案館信息化建設系統、軟件、技術規范缺乏統一性，使得檔案信息資源整合難度很大。因此，雖然很多檔案館進行了檔案信息化建設， 檔案采集、分析整理、存儲管理、利用服務的效率很高，但由于跨館、跨行業服務及區域數字化檔案信息整合共享等功能尚未實現，使得檔案信息資源的統籌利用效率無法提高，因此，需要各檔案館共同作出努力。

（三）檔案服務能力水平有待提升

在“互聯網+”環境下，檔案館的檔案信息資源不僅僅集中在政府利用，而且還朝社會公共服務多元化方向發展[3]。因此，提升檔案館的綜合服務能力刻不容緩。但由于檔案館的檔案信息資源難以實現高效共享，所以無法為利用者提供個性化、系統性、完善的檔案信息服務。與此同時，部分檔案館未能構建和用戶之間相互溝通的平臺及渠道，難以了解用戶在檔案信息方面的服務需求，也更加制約了檔案館服務能力的提升。

二、“互聯網+”環境下檔案管理服務模式轉型策略分析

（一）優化頂層設計，為檔案工作轉型提供政策依據

1.當地政府及相關部門應發揮自身職能作用，督促指導檔案部門研發及引進檔案信息資源開發的新技術、新方法，頒布并實施檔案信息資源管理的規范和標準，比如《檔案資源數字化規范》《電子檔案信息安全化管理規范》等，讓檔案工作轉型有法可依、有據可查。

2.將檔案信息化發展計劃納入電子政務發展規劃中，與政府其他數字化工作同步發展和提升。同時，在當地政府部門數字化轉型工作中，要重點考量檔案館的公共服務指標，比如民生檔案查閱服務、開放檔案查閱服務、跨館服務等。

3.重視檔案信息管理系統和“互聯網+檔案”平臺的協同設計，構建統一化的檔案信息管理服務平臺，使地方平臺、部門專網、獨立信息系統之間實現有機融合[4]。此外，對檔案數據的收集、分析整理、存儲管理、利用服務實施全方位監督，并根據用戶的需求、特點、權限，提供檔案信息咨詢服務，實現檔案信息資源高效利用共享。

（二）合理應用新興技術提升檔案信息資源整合效果

檔案數字化建設應在優化“互聯網+檔案”基礎數據管理平臺的基礎上，完善服務事項管理的公共支撐系統，在區域性檔案館之間構建統一的數據標準，合理科學地利用大數據技術、區塊鏈技術，實現各檔案館之間檔案信息資源有序、高效、統一管理和高效共享，為利用者提供不受時間、空間限制的檔案信息服務。

（三）注重檔案工作轉型的細節要求

一方面，要保證檔案信息資源的圖文并茂、音視頻融合，豐富檔案信息資源的內容，提高檔案信息資源的傳播價值[5]。另一方面，為利用者提供個性化檔案服務。要優化檔案網絡信息系統平臺用戶登錄界面設計，實現快速檢索、瀏覽、下載、利用，并根據用戶的權限等級，在防火墻技術、安全密鑰技術的支持下，確保檔案信息資源共享利用的安全性。此外，需構建用戶服務反饋機制，及時處理用戶反饋的問題，落實解決對策，使檔案資源服務水平持續提升。

綜上所述，在“互聯網+”環境下，檔案館的檔案管理服務工作有待完善的地方很多。需優化頂層設計、合理科學應用現代化新興技術，并做好檔案管理轉型細節工作，以此提升檔案管理服務質量，為檔案館的穩步、可持續發展奠定基礎。