立足信息化 筑牢安全線 讓檔案“活”起來
——新《檔案法》之變化及思考

文·劉淑妮 陳香

新修訂的《中華人民共和國檔案法》（簡稱新《檔案法》），自2021年1月1日起正式施行，是我國檔案法制建設進程中的一個里程碑事件。恰逢“十四五”規劃啟動和后疫情時代，作為新時代檔案人，我們應以高度的政治自覺、法律自覺和職業自覺，學好《檔案法》，洞悉各個版本《檔案法》間不變的原則和變化的內容，不斷強化檔案法律意識，做知法守法普法的檔案人，為檔案事業走向依法治檔奠定基礎。筆者重點著眼梳理和總結其內容上的四大重要變化，融入自己的點滴思考，管窺這些變化可能帶給我們的深度思考和啟發，探尋檔案工作未來發展的方向和路徑，以期能對檔案同仁們廣泛、深入、持續地學習《檔案法》有些許的幫助。

一、檔案信息化建設的變化與思考

（一）將檔案信息化建設納入信息化發展規劃

隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，我國的信息化程度越來越高，數字中國、智慧城市、數字校園等字眼頻頻走近大眾視野，但是我國檔案事業的信息化水平相對滯后于整個社會的信息化水平。新《檔案法》第三十五條“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用”，為檔案信息化建設自上而下的系統性、規范性和全局性進行了頂層設計，對檔案館數字資源建設中信息分散、各自為政、兼容性差、壁壘重重等問題的克服開啟了統籌謀劃的閘門，使部門間的破局、融合、協同與共治有了法律依據。因此可見，新《檔案法》將檔案管理提升到檔案治理的高度，這為檔案信息化建設的開展創造了利好條件。

在數字環境下，大數據管理機構的出現，對檔案部門的生存發展帶來了挑戰和機遇，一些具有敏銳先覺意識的探索者，主動破困局尋契機謀發展。如山東省檔案館主動把山東省大數據局的某些信息數據通攬門下，開啟了檔案部門加強數據融合順應時代發展的先河。所以在轉型發展中，檔案館要立足信息化，將各類符合檔案要求的數據資源納入檔案信息化建設范疇，并利用大數據分析處理等技術，提升數據資源轉換為知識信息的能力，加速檔案館由數字化向數據化、知識化、智慧化層面的提升和轉型，讓數字檔案館逐漸走向智慧檔案館。

（二）明確電子檔案的法律效力

新《檔案法》第三十七條提到，只要電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規，就具有和傳統紙質載體具有同等的法律效力。這為檔案單軌制運行、單套制歸檔提供了法律依據，電子檔案進入加速通道后，未來檔案庫房有可能會被服務器所替代。這就意味著擺在檔案人面前需要攻克的難題愈來愈多，比如在電子文件管理的過程中如何提取元數據？元數據到底是什么？技術上如何保障電子文件的真實、完整、可靠和安全性？如何利用全過程管理理論、前端控制思想管理好電子文件？數據信息保存到哪種介質上更具耐久性？數字檔案如何長期有效保存，等等。為解決諸多問題，國家檔案局近幾年也在逐步健全完善電子文件方面的法規，制定《政府網站網頁歸檔指南》《文書類電子文件元數據方案》《版式電子文件長期保存格式要求》《基于XML的電子文件封裝規范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《電子檔案單套管理一般要求（征求意見稿）》等規范要求。但由于電子檔案是新生事物，這些法律法規雖具指導性，但實操性不強。這就要求已經習慣于傳統檔案管理模式的檔案人，要守正創新、求新求變，深入研讀和思考這些規范舉措，并在實踐中努力探索多元化的電子檔案歸檔模式。在理論和實踐的碰撞交融中，不斷修煉自己的專業思維，提升業務素養，強化職業自信，事先做好電子文件歸檔管理方面的知識儲備，待時機成熟時，努力實現歸檔文件從雙套制到單套制轉變。

（三）鼓勵檔案數字化和數字檔案館、檔案信息資源共享平臺建設

新《檔案法》第三十八條、四十條、四十一條都分別提到“檔案數字化”“數字檔案館”。由此可見，國家鼓勵和支持數字檔案館建設的力度之大，信息化建設也將是以后檔案工作的重中之重。因此，檔案館要繼續加大存量數字化、增量電子化、全文數據化的建設，建立一個蘊藏多級、多元、多中心關系的檔案數據網絡中心，以數據賦能未來更多的智能化數據開發、利用服務，并努力實現檔案數字化到數據化、知識化的躍升。要注重數據的整合、分析與挖掘，將檔案信息化建設開展的更有深度、廣度和溫度。如近幾年長三角三省一市所啟動的異地查檔共享民生檔案資源就是初步的實踐探索[1]，便民服務得到一致好評。所以對于檔案館而言，無論是對檔案管理系統的升級、檔案逐步數字化，還是加強與業務系統對接、電子文件的收集等，都是在夯實數字檔案館建設的基礎。未來擺在檔案人面前的使命和責任，就是建成實用高效的數字檔案館，并最終實現數字檔案館向智慧檔案館的跨越。

二、推動檔案開放和利用的變化與思考

（一）縮短檔案封閉期

新《檔案法》第二十七條，提到“縣級以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放。經濟、教育、科技、文化類檔案，可以少于二十五年向社會開放；涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于二十五年向社會開放?！边@比舊《檔案法》的檔案封閉期30年縮短了5年時間，一定程度上會加速檔案開放服務的速度。傳統檔案館對檔案開放期限一直持保守態度，這與檔案資源的特殊性和復雜性不無關系。新《檔案法》對檔案開放期限的調整，是對開放檔案理念的一種突破性革新，再加之網絡查檔逐步實現，讓檔案利用服務的前景值得期待。筆者曾登陸過上海檔案信息網的數字檔案公共查閱平臺，體驗和效果都非常好。在系統注冊登錄后，可以看到目錄查詢、數字全文、史料編研三個板塊，其中目錄基本實現了館藏全覆蓋，數字全文、史料編研還處于分步、有序實施階段。查閱檔案時，如果是開放檔案可以直接瀏覽全文，這大大節省了利用者的查檔時間，也提升了檔案館的服務水平和效率。因此，加速檔案的開放利用，這也將成為未來檔案館需要努力的方向之一。

新《檔案法》第二十八條還明確提出：“檔案館不按規定開放利用的，單位和個人可以向檔案主管部門投訴?！笨梢姡隆稒n案法》充分關注了公民利用檔案的權利，強化了檔案館提供檔案利用服務的職責，避免因為利用手續的繁瑣而影響立檔單位歸檔和民眾利用檔案的積極性。

因此，檔案封閉期從30年到25年的轉變，不只是一個數字上改變，也是檔案館為民服務思路的改進，希望讓越來越多的人可以共享檔案事業發展成果，這是檔案工作與時俱進、創新求變回的一種必然選擇，也是檔部門服務發展、服務群眾的重要體現。

（二）增設檔案館對突發事件的應對和提供支持的規定

新《檔案法》第二十六條明確：“國家檔案主管部門應當建立健全突發事件應對活動相關檔案的收集、整理、保護、利用工作機制。檔案館應當加強對突發事件應對活動相關檔案的研究整理和開發利用，為突發事件應對活動提供文獻參考和決策支持。”此條款的增加，是檔案人針對因經濟活動全球化、科學技術復雜化、自然環境脆弱化而導致社會突發事件頻發的理性應對，是在傳統的檔案管理理念中融進了風險管理意識，必將使檔案工作更加適應于社會發展的需求。比如新冠疫情突發后，檔案人主動作為，讓檔案發揮了重要資政參考作用?？挂叱跗冢本┬结t院建設的基建檔案助力雷神山和火神山十天拔地而起，創造了中國速度，讓世界為之驚嘆，也喚醒了檔案人對重大突發事件檔案收集的重新認知和思考。

同時，將突發事件檔案的收集、整理、保護、利用工作機制建立融入法律條文，也是國家層面加強檔案館社會責任的體現。新《檔案法》頒布不久，國家檔案局關于《重大活動和突發事件檔案管理辦法》（第16號令）出臺，對重大活動、突發事件等的檔案收集與利用提出了具體要求，可見國家對此重視程度之高，現實意義之深遠。

目前突發事件檔案因牽涉部門多、時限性強、歸檔機制不健全等因素，常游離于常規歸檔范圍之外，因此此類檔案資源甚是匱乏。但因其更具代表性、典型性和稀缺性等特點，是檔案部門建設與新時代經濟社會發展相適應的檔案資源體系的迫切需求[2]，必將成為未來各檔案館重點建設的資源體系之一。因此檔案館要進一步加強突發事件檔案業務的規范化、常態化及制度化，提升檔案人和檔案工作應對突發事件的融入度和作用效應。

（三）鼓勵通過多種方式開發和宣傳館藏檔案

新《檔案法》第三十四條明確：“國家鼓勵檔案館開發利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發展中華優秀傳統文化，繼承革命文化，發展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀。”這是推進文化強國建設、增強文化自信的國家意志體現，同時這也是國家首次將檔案宣傳列入法律條款。數字時代，在注重檔案收集、優化館藏檔案的基礎上，更要注重檔案的深層次利用，對檔案數據進行細粒度治理，深度挖掘并形成更多的檔案知識精品，打開塵封的文化寶庫，讓檔案“活”起來，讓檔案館成為“知識庫”和“思想庫”。因此，檔案人要不斷修煉自身的第三只眼睛，即透過檔案信息數據的表面，去透視它背后的本質和價值，并加大宣傳力度，督促檔案事業高質量發展。未來，檔案人不僅要干的好，更要宣傳的精彩，要充分利用好微信、微博、微視頻、微電影等受眾面廣、粘性大、傳播力強的社交媒體，將其與檔案工作有效交融，擘畫文化強國大背景下檔案宣傳多元的格局[3]。“讓歷史說話，用史實發言”，充分發揮好檔案的文化和社會教育功能，為檔案事業發展營造良好的輿論氛圍，讓檔案工作更具時代影響力。

三、加強檔案安全機制的變化與思考

新《檔案法》第十二條、第十九條、第二十、第二十六條分別提到了：檔案工作責任制、檔案安全工作機制、安全風險管理、涉及國家秘密的檔案的管理和利用、健全突發事件活動檔案應對管理機制等，這都在提醒檔案人要警鐘長鳴，擁有“大安全”思維。

新《檔案法》第四十四條，明確檔案館應采取一定的措施保障檔案信息安全，防止信息泄露和損毀。不論是紙質檔案還是電子文件，都要保障檔案信息內容的真實性、完整性、可用性和安全性，入庫的紙質檔案禁止刪、增或改，要采取措施保障電子檔案在安全可信環境下管理和運行，確保電子檔案管理安全、過程可溯、長期可用。在網絡環境下的檔案信息安全，需要從網絡層、數據層、應用層、工作人員的安全意識等多個層面來加強防范，定期對電子檔案管理系統、網絡設備、服務器、安全管理設備等軟硬件進行安全檢測[4]。在檔案的開放和利用中，也要遵守相關法規，尤其是涉及知識產權和個人隱私的相關規定，確保檔案實體及信息的絕對安全。

四、加強檔案監督的變化與思考

新《檔案法》第四十二條明確，檔案主管部門可以對檔案館和機關、團體、企事業單位以及其他組織的檔案工作責任制和管理制度落實情況，庫房、設施、設備配置使用情況，檔案收集、整理、保管、提供利用情況和信息化建設及安全保障等進行監督和指導。此條款加強了檔案主管部門對所管轄區域范圍內檔案業務的監督、指導的屬性和職能，更加強調主動服務和主人翁的服務思維意識。監督指導內容要注重宏觀和微觀的結合，方法上注重責任和措施的落實。同時，監督指導也絕非是單向性的，來自監管對象的真實反饋對于檔案主管部門進一步完善監管的方式方法、內容體系都非常有益。通過良性互動、開放式雙向反饋機制，可以調動歸檔業務部門的工作主動性、思維意識的提升、工作質量的改進。另外，要進行專業化可行性的監督指導，就需要監管者深耕檔案業務、修煉好內功，具有嚴謹而扎實的技術、理論和實踐支撐[5]。

不難窺見，修訂后的《檔案法》內容更加充實和完善，為檔案工作的變革與轉型、創新與發展提供了較為充分的法律保障，且明確了檔案工作要從“自上而下垂直化的檔案管理”走向“管理制度扁平化、信息傳遞平面化、更重協作、協調、融合、共享的檔案治理”層面，這是國家對檔案事業發展的新定位、新目標、新要求。首次以行業最高法的形式明確了黨對檔案工作的全面領導，體現了機構改革后充分發揮黨管檔案工作的體制優勢[6]，預示著檔案事業未來可期，也意味著檔案人使命在肩，責任重大。