檢測實驗室合同評審的探討

劉文彬 陳曦 楊古涵

摘要：合同評審環節作為實驗室和客戶溝通、接觸的第一步，在規避實驗室的風險、確保實驗室滿足客戶要求、使客戶得到更好的服務體驗、維護實驗室良好信譽等方面能夠發揮著重要作用。本文對實驗室開展合同評審的要求、內容等展開探討，為國內實驗室在接收客戶委托檢驗任務時，能夠及時、準確、高質量的完成合同評審提供參考。

關鍵詞：檢測;合同評審;實驗室

引言

實驗室認可將“要求、標書與合同評審”作為過程要求的第一個環節，通過對客戶提出的合同要求進行評審，使雙方在檢測工作開始之前，對合同存在的不同意見達成一致，保證實驗室正確理解客戶對檢測項目的有關要求，解決合同要求之間的所有差異，使每份合同要求都被實驗室和客戶雙方接受，使實驗室相關人員充分理解合同的內容并履行合同，同時也使實驗室為客戶提供的檢測服務能夠得到其認可使客戶的要求得到充分滿足，保護實驗室和客戶的雙方利益。

一、合同評審的基本要求：

CNAS CL01《檢測和校準實驗室能力認可準則》第7.1條款，實驗室應有要求、標書和合同評審程序，RB/T 214-2017《檢驗檢測機構資質認定能力評價 檢驗檢測機構通用要求》中對合同評審也有類似的要求：

1.1要明確規定要求，形成文件，并被理解

一般來說，實驗室都具備模板化的委托書（合同），在此基礎上實驗室和客戶就委托檢驗的技術要素、商務要素、實驗室能力要素、法律責任要素及其他方面進行充分溝通，實驗室應在與客戶充分溝通的基礎上，簽訂書面委托合同。

1.2實驗室應有能力和資源滿足客戶的要求

與客戶簽訂合同后，實驗室必須在規定的時間內按規定的要求完成合同的約定，因此，合同評審時應對人員、設備、設施環境、當時的工作量等各方面綜合考慮，確保實驗室能按時、按質、按量地完成檢測任務。

1.3合同修改后的重新評審

要求或標書與合同之間的任何差異應在開展檢測任務之前解決，合同簽訂后，合同雙方都可能由于偶然的自然事件或社會因素導致變化，影響到合同的正常履約，若開始檢測后修改合同，實驗室人員應依據同樣的合同評審程序重新進行合同評審，并詳細記錄合同修改的內容和過程，包括但不限于合同修改過程中的信函、記錄等。評審通過后還應將合同變更的情況及內容及時通知到所有受影響的部門和合同執行人員[1]。

二、合同評審的內容

2.1技術要素

1）應有明確的標準和檢測項目，檢測的依據是實驗室與客戶雙方協商的結果，實驗室需要對客戶要求的方法進行評審，若客戶指定的方法不合適或過期時，實驗室應告知客戶，當客戶未指定檢測標準時候，還要利用專業知識對客戶進行有效的引導，提高客戶感受。

2）樣品信息應準確，樣品狀態和數量滿足檢測要求。樣品信息應能夠反映樣品的真實情況;接收樣品時應進行檢查并登記詳細信息，避免樣品狀態不符合標準要求，如具有時限性的檢驗項目;樣品數量應能夠覆蓋委托項目，避免因破壞性試驗和消耗性試驗等情況產生影響。

4） 樣品的保存、處置應滿足要求。合同評審時應對樣品保存和處置的環境條件進行評審，避免因環境條件不滿足影響檢測結果有效性，尤其是對環境條件要求較高、環境條件對檢測結果有效性影響較大的樣品應尤為關注。

5） 應明確判定規則。部分客戶會要求對檢測結果作出符合性聲明，此時合同評審人員應與客戶明確判定規則，尤其是針對標準中未包含判定規則時，應將約定的判定規則告知客戶。當涉及測量不確定度時，還應考慮實驗室人員對該項目測量不確定度的評定能力。

6） 當實驗室具備能力但臨時無法滿足或者實驗室不具備檢測能力，需要將檢測任務分包給外部實驗室時，實驗室應按照采購流程選擇有能力的實驗室完成分包試驗，并告知客戶、獲得客戶同意。

2.2商務要素

商務要素是檢測任務中實驗室與客戶之間容易引起糾紛的部分，既要充分滿足客戶要求、保護實驗室利益，又要規避可能的商務風險，如違約風險、保密風險，在必要時，還需要考慮客戶委托的目的。

1）檢測費用：檢測費用是商務要素中的關鍵要素之一，應在檢測開始前與客戶達成一致。應考慮國家針對檢測行業的收費服務標準，必要時考慮大批量任務產生的折扣或加急費用。

2）交付時間：綜合考慮實驗室當前任務量、樣品準備、人員、設備等因素，確保滿足客戶要求的交付時間;

3）交付方式：確定實驗室與客戶之間的成果交付方式，包括檢驗報告或試驗數據等形式。

4）樣品的退還方式：對于檢畢后的樣品和備樣，是退還客戶還是委托實驗室自行處理，應該在合同中予以明確約定。

5）當檢測過程中涉及重要的保密要求，應予以明確，同時確保保密要求能夠傳遞到執行檢測任務和接觸檢測任務、檢測樣品相關的人員[2]。

6）必要時，考慮客戶委托本次檢測任務的目的，尤其是委托方與受檢單位、生產單位不一致時，實驗室可能被引入糾紛中，給實驗室帶來不利影響。

2.3實驗室能力要素

1） 與本次檢測過程相關的人員應處于正常的狀態，不會因出差、休假等原因導致無法完成檢測任務。

2） 設備應處于溯源有效期內，并能夠正常使用，若涉及標準物質，也應進行核查。

3） 環境設施應滿足標準要求，尤其是標準方法對環境條件有要求或環境條件影響檢測結果的有效性時，實驗室還應對環境條件進行監測、控制和記錄。

4） 耗材準備是否齊全，滿足檢測要求。當檢測過程中涉及消耗品時，還應關注消耗品的采購、驗收是否符合要求。

2.4法律責任要素

實驗室認可準則中對合同評審階段的要求更多的集中在技術要素、能力要素等方面，導致部分實驗室在合同評審階段對法律責任方面的評審不足，由此產生一定的法律風險，即合同評審中把控法律責任是隱性而又重要的前提。實驗室應當根據國家法律法規、外部相關政策，尤其是檢驗檢測行業的變化引入風險思維，綜合考評客戶委托任務對實驗室帶來的風險[3]。

三、總結

綜上所述，合同評審是實驗室與客戶之間交流的第一個環節，對于保障實驗室與客戶的雙方權益、推動實驗室良好信譽都有重要意義。

參考文獻：

[1]淺談檢測實驗室食品合同評審的建立與實施[J].董建明.現代測量與實驗室管理.2008（02）

[2]委托送檢合同評審及其要點探究[J].卓小芬.現代食品.2021（10）

[3]檢測實驗室合同評審的建立與保持[J]. 沈榮梅.現代測量與實驗室管理.2004（04）