計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用

康敏

摘要：當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，我國(guó)企業(yè)也開(kāi)始在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)，以提高檔案管理工作效率。基于此，本文以計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用為研究對(duì)象，首先介紹了計(jì)算機(jī)在檔案管理中應(yīng)用的必要性，然后分析了計(jì)算機(jī)在檔案管理中應(yīng)用存在的主要問(wèn)題，最后提出了計(jì)算機(jī)在檔案管理中的具體應(yīng)用，希望可以為有需要的人提供參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī);檔案管理;應(yīng)用

從計(jì)算機(jī)的誕生到二十二世紀(jì)的如今，計(jì)算機(jī)已經(jīng)層層滲透到人類(lèi)生活、工作的各個(gè)角落，尤其是科技飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)早已是人類(lèi)日常生活中集娛樂(lè)、學(xué)習(xí)、工作等方面無(wú)法替代的部分，這期中就包括了檔案管理。檔案管理是一套政策性、機(jī)密性較大、工作系統(tǒng)復(fù)雜的工作，隨著計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的飛速發(fā)展，檔案管理科學(xué)化成了檔案管理工作的目標(biāo)，計(jì)算機(jī)給予輔助工作成了檔案管理科學(xué)化的中樞紐帶。正因如此，研究分析計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，對(duì)推動(dòng)檔案管理工作的快速發(fā)展具有決定性作用。

檔案的含義，檔案其實(shí)就是社會(huì)組織、個(gè)人對(duì)過(guò)去的社會(huì)活動(dòng)中形成清晰、準(zhǔn)確、完整的記錄信息。隨著全球步入科技時(shí)代，在傳統(tǒng)的信息管理方法手段已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的飛速發(fā)展進(jìn)程，由此檔案管理逐漸運(yùn)用起了計(jì)算機(jī)技術(shù)形成了檔案管理科技化、現(xiàn)代化工作方式。伴隨著數(shù)字檔案館的建成，數(shù)字化信息的儲(chǔ)存有了數(shù)倍的增加。在二十世紀(jì)中后期，檔案管理運(yùn)用起計(jì)算機(jī)技術(shù)后，經(jīng)驗(yàn)不斷累計(jì)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)今的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能進(jìn)行檔案管理信息的簡(jiǎn)潔化檢查、搜索、統(tǒng)計(jì)，沒(méi)有更好的手段應(yīng)對(duì)信息量和普遍的工作，從而導(dǎo)致了計(jì)算機(jī)檔案管理工作中消耗了大量人力、財(cái)力、物力。因此，不斷加強(qiáng)和改良計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的運(yùn)用，對(duì)提升檔案管理工作具著重大意義。

1 計(jì)算機(jī)在檔案管理中應(yīng)用的必要性

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，這樣就必定影響檔案管理工作的正常開(kāi)展。就檔案管理來(lái)講，也需要不斷創(chuàng)新和改變傳統(tǒng)的管理模式，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，才可以確保檔案管理工作順利進(jìn)行。計(jì)算機(jī)可以在平時(shí)的檔案管理工作中應(yīng)用。最關(guān)鍵的是能夠在檔案檢索工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)，通過(guò)此應(yīng)用可以真正滿(mǎn)足檔案檢索較大容量以及運(yùn)算快速便捷的實(shí)際需求。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案檢索中可以極大的縮短檔案檢索時(shí)間，提高檔案檢索質(zhì)量。并且使用計(jì)算機(jī)能夠在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中錄進(jìn)固態(tài)檔案，設(shè)置數(shù)字檔案館，利用計(jì)算機(jī)建設(shè)的數(shù)字檔案館可以擴(kuò)大檔案管理工作的空間。不只是這樣，也能夠利用計(jì)算機(jī)建立多樣化的計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)站，借助檔案管理網(wǎng)站可以真正滿(mǎn)足用戶(hù)的各種需求。現(xiàn)階段，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)能夠?qū)⒁酝男畔鞑マk公方法轉(zhuǎn)變，人們能夠利用計(jì)算機(jī)，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)、檔案查閱檢索以及檔案填寫(xiě)等等。使用計(jì)算機(jī)構(gòu)建電子檔案，對(duì)收集以及管控各種信息是非常有利的，體現(xiàn)出檔案管理的個(gè)性化特征，以顯著提高檔案管理工作水平。

2 計(jì)算機(jī)在檔案管理中應(yīng)用存在的主要問(wèn)題

1）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，檔案資料的網(wǎng)絡(luò)管理的可靠性以及安全性面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)有了越來(lái)越多的不安全因素，也不利于網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。通常，如果網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)數(shù)量快速增加，網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)系數(shù)上升速度也相當(dāng)快。現(xiàn)如今，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化安全面臨的挑戰(zhàn)具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：違法黑客采用多樣化的入侵手段、很多各種類(lèi)型系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)病毒的侵入等等。

2）電子文件的原始性以及很有可能被破壞問(wèn)題。盡管電子文件檔案便于管理，然而電子檔案的原始性很有可能受到破壞，這是全球各個(gè)國(guó)家都面臨的重要難題，主要原因在于電子文件被修改的概率較大，而且采用現(xiàn)有的技術(shù)難以正確識(shí)別真假的電子文件信息[1]。隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的出現(xiàn)，電子文件安全問(wèn)題越來(lái)越普遍，現(xiàn)在全球范圍內(nèi)幾乎都可以聯(lián)網(wǎng)，對(duì)于如此龐大的網(wǎng)絡(luò)接入，網(wǎng)絡(luò)黑客并不一定就是本國(guó)，也很有可能是其他的國(guó)家，所以當(dāng)前電子文件的安全性也必須要敢于面對(duì)各種挑戰(zhàn)。

3 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的具體應(yīng)用

計(jì)算機(jī)屬于信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)信息的有效處理。然而基礎(chǔ)是確保計(jì)算機(jī)內(nèi)所有原始數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性和合理性。因此，企業(yè)在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)時(shí)，必須要確保檔案數(shù)據(jù)信息的收集以及輸入等等工作的有效性。現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的具體應(yīng)用主要包括以下幾點(diǎn)：

1）在庫(kù)房管理中應(yīng)用。就檔案管理來(lái)講，庫(kù)房是其重要場(chǎng)所，在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上，也能夠科學(xué)管理庫(kù)房[2]。比如：企業(yè)在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案存放庫(kù)房進(jìn)行有效管理，可以自動(dòng)調(diào)節(jié)以及監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房的溫度。并且計(jì)算機(jī)能夠合理設(shè)置防火系統(tǒng)與防盜系統(tǒng)，提高檔案庫(kù)房的安全性。通過(guò)這樣的管理，可以確保檔案庫(kù)房安全，防止檔案不小心損壞，保證檔案的安全性，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理。

2）在檔案存儲(chǔ)于保管中應(yīng)用。企業(yè)在發(fā)展中，工作人員并不是固定不變的，存在一定的流動(dòng)性，有待處理的事件處于動(dòng)態(tài)中，建立的檔案數(shù)量也不斷增加。這樣就導(dǎo)致企業(yè)有很大的檔案管理工作量，需要企業(yè)積極提升檔案管理水平。正是因?yàn)槠髽I(yè)的檔案信息量越來(lái)越多，企業(yè)應(yīng)該將檔案存儲(chǔ)以及檔案保管工作落實(shí)到位[3]。以往的紙質(zhì)檔案管理，一旦損毀，就很難將其復(fù)原，而且在保管過(guò)程中很有可能受到各種因素的影響，比如：人為因素以及環(huán)境因素等等，無(wú)法確保安全，對(duì)檔案管理是非常不利的。然而在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)，將檔案信息錄進(jìn)后，能夠復(fù)制，在很大程度可以為確保檔案安全奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)可以為信息存儲(chǔ)和保管提供便利，對(duì)調(diào)閱以及查閱檔案都是相當(dāng)有利的。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展是十分關(guān)鍵的。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，必須要應(yīng)用計(jì)算機(jī)不斷提高檔案管理工作，要可以進(jìn)一步提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)自身的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，只有這樣才可以使檔案管理服務(wù)水平大幅度的提升，確保可以實(shí)現(xiàn)既定的檔案管理目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]閆瑞鳳.新形勢(shì)下計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].福建電腦，2015，31（03）：90+137.

[2]劉洪月.計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用[J].計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用，2014，17（16）：111-112.

[3]樊莉麗.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用[J].中國(guó)管理信息化，2014，17（12）：46-47.