新時期事業單位會計檔案管理中的問題及解決方法芻議

摘要：經濟發展形勢下，單位檔案工作正逐步向多元化方向發展。事業單位作為政府重要的機構組成，其檔案資源非常豐富，但由于歷史原因和傳統習慣，檔案工作多數是以單一公文通知的形式記錄單位歷史信息的維護，忽視現實業務內容的補充和更新。財務會計檔案方面，目前機關事業財務會計崗位專職人員少、會計核算工作任務繁雜、沒有獨立財務檔案管理經費，再加上對會計檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，造成一些財務檔案數據的散失、霉變等。本文就新時期事業單位會計檔案管理中的問題及解決方法展開探討。

關鍵詞：事業單位;會計檔案管理;問題;解決

引言

會計檔案管理是事業單位管理的重要內容，也是降低事業單位內部經營風險，提高財政經費使用效率，推動事業單位穩定發展的重要保障。當前，事業單位會計檔案管理工作水平雖然不斷提升，但仍然存在一些問題，需要采取針對性措施，確保會計檔案管理全面發揮應有的作用。

1事業單位財務會計檔案的組成

財務會計檔案管理工作是單位對各時期形成的會計賬簿、會計憑證和財務報告等能記錄和分析單位財務活動的重要資料進行歸類整理，是單位檔案管理中一項重要工作內容。財務會計檔案管理劃分為會計核算、收費管理及財務資料等多個內容，其中：“會計核算”分為憑證、賬簿、報表、合同、物資管理和預算;“收費管理”分為收費報表、收費資料、租賃合同等;“財務資料”分為各部門下達的財務指導性業務文件。

2事業單位改革期間會計檔案管理工作出現的問題

2.1事業單位會計檔案日常管理不規范

（1）紙質會計檔案“儲藏式”歸檔，不利于查閱利用。紙質會計資料在本年度完結后，可以由財務部門臨時保管，但一般不超過一年。之后需要經過嚴格的收集、整理、移交等手續，并制定檔案移交清冊后，移交給檔案管理部門。但還普遍存在會計檔案在從財務部門移交到檔案管理部門的過程中，“重收集、輕整理”，“只轉移、不移交”等問題，會計檔案流轉進檔案室（館）后，鎖入檔案柜，沒有制定目錄和清冊，沒有進行分類和排序，為今后會計檔案的查閱利用工作，造成了極大的不便。（2）電子會計資料沒有定期歸檔，長期由會計部門保存。《會計檔案管理辦法》2016年實施以后，在法律上認定了電子會計檔案具有與紙質會計檔案同等的效力和作用，電子會計檔案的移交要按照相關流程進行管理，電子會計檔案在滿足相應要求后，可以僅接收電子版會計檔案，不必電子紙質雙套制接收，大大降低了移交成本。但是各種會計核算系統產生的電子會計檔案，基本沒有電子會計檔案歸檔和移交模塊，導致電子會計資料始終由財務管理部門保存，經常超出三年臨時保管期上線。（3）會計檔案不開展鑒定、不銷毀，占用公共資源。具有獨立會計核算資質的單位，每年都會產生大量的會計檔案，會計檔案在審計、紀檢等工作中作為重要證據，必須進行專門保管。但是很多單位以此為由，不開展鑒定銷毀工作，實為懶政怠政行為。常年累月會計檔案越積越多，堆積如山，既不能進行有效的查閱利用，也不利于進行審查，并且占用了大量的公共資源和人力成本，造成了極大的浪費。

2.2會計檔案管理人員專業水平不足

當前，很多事業單位會計檔案管理人員是由會計人員或辦公室人員兼任。這些工作人員并不具備專業的檔案管理知識，也沒有對《會計檔案管理辦法》的管理規范的深入了解，在面對紙質檔案、電子檔案管理工作的新要求時，缺乏與檔案管理相關的技術、軟件、網絡、電算化等專業技能，尤其是辦公室人員兼任檔案管理員時更缺乏會計電算化技能，無法有效完成會計檔案信息的審核與核實，造成會計檔案信息失真、缺漏。會計檔案管理人員專業水平不足，導致的后果就是會計檔案管理簡單粗暴，不能按照制度規范有效完成工和，事業單位會計檔案也無法反映真實的經濟活動。

2.3事業單位對于信息化建設的重視程度不夠

隨著信息化建設的全面展開，各個事業單位或多或少都進行了信息化會計檔案管理，但是對于部分事業單位而言，其會計檔案管理的信息化建設依然不夠重視，大多都是浮于形式，很難從根本上采用實際可行的措施方案來推動并應用好信息化會計檔案管理，從而使得事業單位的會計檔案管理跟不上時代的發展，單位的會計檔案管理和當前最新的信息化格格不入。

3解決對策

3.1細化制度流程，剛性約束會計檔案管理

根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理規定》以及《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》等相關法律法規和文件精神，結合本單位實際工作，崗位劃分，人員分工等制定會計檔案管理相關規定。編寫崗位業務手冊，細化流程，和各項工作的執行標準，明確會計人員、檔案管理人員、出納人員等相關責任，建立問責機制，將各項責任落實到人，形成制度剛性約束，拒絕工作推諉和敷衍了事。

3.2提高檔案管理人員專業素養

加強對會計檔案管理人員的職業道德教育和法律法規培訓，樹立堅守崗位職責意識和保密意識，為檔案管理和防范泄密夯實隊伍保障。強化檔案管理人員專業知識和信息技術培訓，采取定期、不定期內部培訓，邀請專業人員進行信息化培訓，參加上級部門組織的教育培訓等方式，培養一支既懂檔案管理又具備信息技術的復合型檔案管理隊伍，提升事業單位會計檔案管理的整體水平。

3.3從根源上重視并掌握信息化檔案管理理念

相比較傳統的會計檔案管理，信息化背景下的會計檔案管理工作有著很大的差異性，體現在管理對象和工作方式上，因此，對于全新的工作模式，需要工作人員能夠以全新的心態去面對并處理好工作，并同時要有與時俱進的想法，認識到信息化背景下的會計檔案管理工作的重要性，從而為單位的財務信息提供最為有效地保障。

3.4強化會計檔案管理信息化建設

會計檔案管理信息化建設有助于提高事業單位工作效率和資金使用效益，為單位發展和上級部門決策提供更加全面、科學的數據支撐。因此，事業單位要強化信息化建設，充分利用信息化技術，實現財務信息快速處理和數據快速核算。這就需要事業單位采用專門的管理軟件和數據庫技術，通過大數據平臺收集會計信息，細化分類，確保檔案信息的完整和真實。還要不斷創新和優化會計檔案管理模式，健全電子會計檔案整理和保管的標準，加強軟件采購、軟件安裝、系統使用權限等的監管。尤其要針對信息技術可能存在的數據泄漏威脅，做好涉密防范措施和安全管理。要加強工作人員的安全教育和技能培訓，依法做好涉密電子檔案管理。通過網絡安全技術、涉密介質管理、構建專用網絡、加強網絡安全預警等機制加大系統安全防護力度，做好潛在風險的防范。制定會計檔案泄漏應急反應機制，第一時間處理泄密事件，提高會計檔案數據的安全性。

結語

單位財務會計檔案管理工作必須要有責任心、懂會計知識又懂檔案管理的專業管理人員擔任，對入賬的會計憑證附件審核都能做到手續齊全、內容清楚，對歸檔的財務文件都能做到按序裝訂及時封冊，對需拷備的電子會計數據都能做到專門保存，從會計檔案收集開始的源頭一直保證相關資料的完整與安全，這是財務會計檔案保管工作的基本任務，也是財務會計檔案保管工作的重要目的，也是單位一項非常重要的會計基礎工作。要有始有終，每時每刻，確保財務會計檔案資料安全存放保管，為單位整體檔案工作提供財務數據基礎。

參考文獻

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[2]薛秀娥，陳春華.規范會計檔案管理之我見[J].經濟師，2020（7）.

作者簡介：

姓名：包景玲;性別：女;民族：蒙古族;出生年月：1969年04月;籍貫：龍江省泰來縣;學歷：大學本科;職稱：副高;研究方向：檔案管理