大數據視角下檔案數字化工作優化策略探析

閆羽

【摘要】隨著互聯網時代的不斷發展進步，大數據視角已經融入各行各業之中，檔案管理是企業開展各項工作的重要工具和信息記錄憑證，在此大數據視角下檔案數字化依然成為檔案管理工作不可替代的重要形式。為了做好檔案數字化工作，需要檔案管理人員不斷學習和把握最新數字化技術，不斷改進創新檔案管理策略，掌握從大數據中分析和采集數據等方式提高優化檔案工作，提高效率。本文將就大數據視角下如何優化檔案數字化工作產開探析。

【關鍵詞】大數據 檔案數字化 檔案工作

【正文】大數據指的是能夠在合理時間內從巨大的資料量中篩選、處理并整理得出資料來幫助企業做出經營決策。對于傳統的檔案管理工作來說，對大量資料進行篩選處理正是檔案工作的主要方式，其檔案數字化工作與大數據視角相吻合，大數據視角下檔案數字化工作的優化提高對于檔案工作者來說既是機會又是挑戰，只有有效利用大數據視角下檔案數字化的信息化、智能化等特點不斷優化工作策略、不斷提高自身檔案工作水平，才能滿足大數據視角下檔案工作的需求。

一、分析大數據視角下檔案數字化工作現狀

檔案數字化工作就是將文字檔案、圖片檔案、音頻視頻檔案存入計算機進行檔案保存的工作，當前我國檔案數字化工作已經取得顯著提高，并且在大數據技術飛速發展的現在正在逐漸與大數據技術結合，但是在其過程中檔案數字化工作仍然存在些許問題。首先就是數字化檔案的把控不嚴導致檔案質量下降，由于檔案工作人員大量采用計算機等數字化管理技術，相比于傳統的紙質檔案來說保存方式和工作速度都有很大進步，檔案工作人員對于數字化檔案的把控不嚴往往不加以篩查就直接存儲在電腦硬盤中，簡單化的檔案保存方式導致一味追求檔案保存的速度忽視了檔案的質量。另一個問題就是不重視對于檔案的分析加工，大多數工作人員只是將檔案搜集并存入電腦，并沒有對檔案進行后續分析或者檔案管理模式的研究創新，不能滿足大數據視角下對于檔案的高要求。

二、探究大數據視角下優化檔案數字化工作的策略

2.1提高檔案數字化工作質量

雖然說結合大數據技術大大提高了檔案數字化工作的質量和效率，但是工作人員不能因此松懈工作質量，仍然要做到利用優質信息渠道和軟件技術為檔案數字化工作提供支持。在檢索數字化檔案時要注意數據檔案的真實有效性和信息準確性，不能因為檔案的數字化而減少對于檔案內容的審查，要保證檔案能夠體現出大數據客觀、真實、真確的優勢，嚴格把關數字化檔案的質量。此外工作人員的不斷更新檔案管理所需要的技術和設備，保證數字化檔案不會因為硬件設備和技術失誤產生問題和錯誤。還要在日常工作中總結細化檔案管理工作的各方面細節，深化工作方式，提高檔案工作高效性、有序性和規范性，不斷提高數字化檔案管理水平和質量。

2.2培養檔案數字化工作人才

為了優化大數據視角下檔案數字化工作，就需要培養和發展檔案管理人員的先進思維模式和大數據技術手段，提升檔案管理人員數字化知識和技術，提高數字化檔案管理能力，進一步培養現有員工加強大數據、云空間、云計算、物聯網、互聯網和統計學知識，保證其知識水平和工作技術能夠符合大數據背景下數字化檔案工作的要求。此外還要挖掘和雇用具有先進思維模式和創造性的新員工，加強其創新意識和綜合素質，開拓檔案管理人員的工作思路，鼓勵其在工作中創新和應用新的管理技術與方式，積極推動數字化檔案工作的創新發展。此外還要加強數據共享平臺的建設，加強工作人員之間的技術交流和資源互通，提高數字化檔案的工作效率。

2.3做好數字化檔案維護工作

在大數據背景下運用先進技術優化檔案數字化工作固然重要，但是在研究和創新新的管理方式或加強檔案質量的同時也要不斷提高檔案的安全性和積極開展維護工作。由于數字化檔案都是存在于計算機硬盤中的，歸根結底就是大量的數據，而如何保證數據的安全性和防止數據丟失而造成企業巨大損失就是檔案管理人員在工作中需要關注的地方。首先工作人員要時刻注意硬盤的更新升級和保養，掌握硬盤的存儲原理和維護方法，保證硬盤能夠正常使用。其次就是避免外界因素的干擾，比如說要控制好檔案室的溫度和濕度，防止空氣中灰塵長期積累影響電腦或硬盤的正常運行，避免在檔案室防止易燃易爆物品等，最關鍵的就是要做好數字化檔案的備份工作。此外工作人員還需要注意對檔案文件進行加密保護，加強電腦安全防止病毒破壞文件。

【結束語】隨著當前大數據技術的飛速發展，諸多行業已經開展了產業與大數據技術結合的創新方法，這對于檔案數字化工作來說既可以運用大數據技術提高檔案的采集、分析和整理技術又對工作人員的技術水平和創新思維有很高的要求。為此工作人員在數字化檔案管理工作中要注意數字化檔案的把控不嚴導致檔案質量下降和不重視對于檔案的分析加工等問題，要通過提高檔案數字化工作質量、培養檔案數字化工作人才、做好數字化檔案維護工作等措施優化檔案數字化工作。只有這樣才可以有效將大數據技術和思想融入到檔案數字化工作之中，讓檔案數字化工作在大數據視角下高效率、高質量發展。

【參考文獻】

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