企業信息管理中郵政北斗GPS信息系統的應用

江峰

（無錫中心局〔無錫長三角郵件集散中心〕，江蘇 無錫 214000）

2014年3月，筆者參與了XX省郵政速遞物流股份有限公司委托的郵政北斗GPS信息管理系統的建設項目。筆者擁有豐富的項目管理經驗，是單位軟件開發部門的負責人，因此被指定為該項目的項目經理。整個項目計劃總投資1100萬元，建設工期為12個月，自2014年3月項目啟動至2015年3月驗收，項目綜合信息服務平臺至今運行穩定，獲得了客戶的肯定和好評。

郵政北斗GPS信息系統項目作為郵政物流領域的應用示范項目，建成后將面向全國郵政行業全面推廣，意義重大，因此對項目整體的管理顯得尤為重要，本文主要從需求、整體、范圍、成本、質量管理幾個方面進行探討。

一、信息系統開發需求和變更

（一）需求管理

需求是龍頭，是做項目管理的基礎，沒有需求，項目就無從談起。因此，針對甲方省郵政公司、市分公司、縣分公司項目干系人眾多的情況，在項目開始實施后，筆者帶領項目團隊深入甲方現場，通過用戶訪談方式獲得了用戶需求，編制了需求規格說明書，并會同甲方召開了需求評審會，確定了項目的需求，為后期項目管理奠定了基礎。

（二）變更管理

在項目中，筆者嚴格按照變更控制流程進行管理，比如變更申請—變更評估—變更決策—變更實施—變更驗證—溝通存檔，通過嚴格執行變更流程，沒有導致項目的拖延。

二、整體管理

第一，制定項目章程。項目中標后，公司按照慣例召開項目啟動大會，正式向主要干系人介紹項目管理團隊及主要前期參與人員，包括項目經理、分析人員等。同時頒布項目章程，對項目正式授權。明確了項目的人事安排后，項目具體工作隨即展開，筆者作為項目經理，依據項目工作說明書，會同分析人員確定初步范圍，形成正式文檔，為今后工作奠定基礎。

第二，編寫范圍說明書。根據項目章程工作說明書、事業環境因素、組織過程資產，采用專家論證、管理方法、管理系統，得到范圍說明書（初步）。

第三，制定項目管理計劃。根據范圍說明書、其他規劃過程的輸出、事業環境因素、組織過程資產，采用專家論證、管理方法、管理系統，得到項目管理計劃。

第四，指導與管理項目執行。根據項目管理計劃、批準的變更請求、收尾程序，采用管理方法、管理系統，得到可交付成果、工作績效信息、變更請求、實施的措施和修復。

第五，監控項目工作根據項目管理計劃、績效報告、變更請求，采用專家判斷、選擇方法、價值技術、管理方法，得到變更請求、預測、推薦的措施和方法。

第六，實施整體變更控制。根據項目管理計劃、變更請求、工作績效信息、成果、推薦的措施和方法，采用專家判斷、管理方法、管理系統，得到變更、項目管理計劃（更新）、范圍說明書、成果［1］。

第七，結束項目或階段根據項目管理計劃、合同、事組、績效、成果，采用專家判斷、管理方法、管理系統，得到最終產品、服務或成果、組織過程資產（更新）、管理收尾、合同收尾。

三、范圍管理

（一）范圍規劃

筆者根據項目章程、事組、初步范書管理計劃，采用專家、模板表格，得到范圍管理計劃。細致的項目范圍計劃編制可以使項目范圍的變化處于可度量、可控制的狀態；采用項目管理軟件，對項目可交付物的生產活動進行分解，可以自動地、直觀地進行項目范圍的管理。

（二）定義范圍

根據項目章程、范書管理計劃、初步范書、組織過程資產、變更，采用專家判斷、產品分析、備選方案、識別關系人分析，得到項目范圍說明書、范管變更。

（三）創建WBS

根據項目范圍說明書、范管、變更、組織過程資產，采用分解、模板，得到WBS和詞典、范圍基準、范管、范書、變更。運用自上而下的分解方法，先確定可交付物，然后將可交付物分解為不同層次的工作包。

（四）核實范圍

根據項目管理計劃、WBS字典、范書、成果，進行檢查，得到成果、變更請求。利用需求跟蹤矩陣保持和客戶干系人的聯系。

（五）控制范圍

根據項目管理計劃、范書、WBS和字典、變更、工作績效信息、組織過程資產，采用偏差分析、配置系統、補充規則，得到組織過程資產、變更、項目管理計劃、范書、WBS和字典更新、基準。對于范圍的控制，主要是建立嚴格的變更控制系統，防止范圍蔓延和鍍金。

四、成本管理

（一）成本估算的方法

根據范書、WBS、字典、進度計劃、人力計劃、風險登記、事組，采用類比估算、費率、參數估算、自下而上估算、儲備、質量成本、管理軟件、投標分析，得到估算、依據、變更、計劃。采用的是自下而上的估算方法，先估算每個工作包的成本，然后估算每個控制賬號的成本，最后匯總為完成一個可交付成果的成本。

（二）關于制定成本預算的方法

根據范書、WBS、字典、估算、依據、進度計劃、日歷、合同、計劃，采用匯總、儲備、參數、平衡，得到基準、資金需求、變更、計劃。區分成本估算和制定預算的區別。估算成本是解決要花多少錢的問題，結果出來是一個數，制定預算的主要任務是解決什么時間花多少錢的問題，輸出是條S形曲線，也就是建立成本基準的過程。在項目過程中要參考成本基準來進行增值分析，確定成本偏差，以便采取措施。

（三）控制成本的方法

根據基準、計劃、資金需求、績效、變更，采用偏差管理、預測、控制系統、績效審查、管理軟件，得到估算、基準、績效、預測、組織、變更、計劃。要控制范圍蔓延和鍍金的產生，以免造成不必要的成本開銷。同時，減少不必要的返工和資源浪費，盡量控制消極風險的發生，積極開拓積極的風險，從而達到控制成本的目的。

五、質量管理

第一，涉及的知識點主要是質量保證和質量控制的措施。質量是規劃出來的，而不是檢查和測試出來的。應根據計劃、質量方針、范書、事組，采用成本績效分析、質量成本、標桿、實驗設計、PDPC（過程決策程序圖法）、QFD（質量功能展開），得到計劃、指標、核對表、改進、基準。

第二，質量保證的目的是確保項目是按照組織的質量政策實施的，是按照質量管理計劃進行的。根據計劃、改進計劃、測量指標、績效、測量結果、變更，采用審計、分析、其他，得到組織、變更、計劃［2］。

第三，質量保證的主要活動包括項目產品審計、項目執行過程審計，輸出質量報告。質量控制的主要活動有技術評審、代碼評審、單位測試、集成測試、系統測試、缺陷追蹤等。如對于質量保證，通過QA（質量保證）部門的里程碑式的階段審計來確認過程是否正確，如果階段審計達標，則決定進入下一階段，否則需要采取相應的措施直到符合要求后方可進入下一階段。

第四，對于質量控制，根據計劃、指標、核對表、績效、變更、成果、組織，采用因果、控制、流程、直方、帕累、趨勢、散點、統計抽樣、檢查、審查，得到測量結果、變更、基準、成果、計劃?？梢圆扇》蛛A段測試的方法，如對一個成果的測試，要經過DVR、PVR、PRA、SRA階段的測試后才可以認為是合格的。在每一輪送測試之前采取預版本機制，內部團隊先自行進行內部測試，在保證上一次測試發現的問題得到解決且沒有副作用以后才正式發布版本送測，提高測試效率，也提高產品質量。

第五，加強對代碼的評審，在修改代碼的時候要經過其他同事的評審以后才可以提交，提高產品的質量。

第六，加強項目團隊培訓，增加團隊成員的工作技能和經驗。增強團隊的凝聚力和協作能力，也有利于生產高質量的產品。

第七，積極編制質量管理計劃，然后從PDCA（Plan計劃、Do執行、Check檢查、Act處理）方面融合軟件質量保證和質量控制。

六、結語

在實際的項目管理中，對整體管理高度重視，采取了需求明確、過程管控、結果確認、進度存檔的措施，取得了良好的效果。通過總結發現，在項目的項目管理中，在質量后期維護升級方面存在一些不足，主要是因為項目后期資金的問題，出現了成本略微超支的不良后果。在后續的學習和工作中，應不斷充電學習，進行業務交流，提高業務和管理水平。