人事檔案管理在人力資源管理中的運用策略

文/張文娟

新形勢下，事業單位在開展人力資源檔案管理工作時，需要結合行業情況及時調整管理模式，充分考慮事業單位改革發展提出的要求。隨著大數據時代的到來，人事檔案的各項數據的錄入與存儲變得越來越便利，推進檔案管理信息化建設已成為必然。事業單位人事檔案管理人員要主動學習，調整傳統檔案管理模式的不足，利用信息化建設提高人事檔案管理質量。本文分析如何高效開展人事檔案管理工作，旨在為類似研究提供借鑒。

一、人事檔案管理工作的重要性

在事業單位人力資源管理中，人事檔案起著舉足輕重的作用，需要綜合考慮各方面因素，切實發揮人事檔案管理工作的積極作用，輔助開展人力資源管理工作，提升人力資源管理效率、增強人力資源信息的可靠性及提高人力資源管理質量。

（一）提高人力資源管理效率

事業單位人事檔案內容涵蓋個人經歷、專業特長及工作經驗等，管理部門或單位只需要簡單調取與查閱人事檔案，基本上就能了解員工的綜合能力與工作特長，便于在工作中進行合理調配，從而進一步提升人力資源管理質量。在人力資源檔案管理過程中，需要落實各項原則，達到合理安排與調配人才的目的，充分發揮各類人才的作用。

事業單位管理者通過查閱檔案內容，不僅可以加深自身對工作人員工作能力的了解，還可以了解其技術特長、性格特點及職業道德等方面的情況。例如，在實踐過程中，將性格開朗的員工放在需要與人溝通的崗位上，開展針對交際能力的培訓，挖掘員工潛力，達成“人盡其才”的目的。與此同時，檔案管理領域中普及大數據技術，轉變傳統人工資料收集的不足，以數字化形式保存與記錄相關內容，增強工作的便捷性，實現人力資源的最佳配置[1]。

（二）提高人力資源信息的可靠性

完善的人事檔案管理制度可以進一步提高人力信息的真實性，全面掌握工作人員的能力，將其安置在合適的崗位上，進一步提高工作效率。例如，人力資源管理部門通過大數據技術開展人事檔案整理工作，轉變傳統檔案管理理念，增加臨時及流動人員的人事檔案信息，提高相關內容的真實性。

人力資源管理部門工作的主要內容是為事業單位招收專業素質高、技術能力強的人才，通過人事檔案預測事業單位未來需要的人才，能開展有針對性的招聘工作，制定科學性的招聘計劃。事業單位通過人事檔案綜合分析自身發展狀況，預測未來發展方向及人才需求，制定方案，確保各項工作順利開展。依據應聘者提供的檔案內容，將潛力應聘者與老員工組成培訓團隊，通過開展培訓計劃，促進事業單位健康發展[2]。

（三）彌補傳統管理方式的不足

通過提高人事檔案管理質量可以改善事業單位人力資源管理方式存在的不足，提高人力資源管理工作的實效性，準確掌握相關信息的變化，進一步推進事業單位規范化建設與發展。

1.市場環境下優秀人才會在各大事業單位之間流動，也會在事業單位中留下自己的檔案信息，主要為工作經歷、獎懲記錄、科研成果等。事業單位需要了解應聘者的狀況，完善人才流動機制，通過對應聘者人事檔案的閱讀，判斷此人是否適應事業單位文化。

2.人事檔案涵蓋個人各階段的工作經歷，如果出現人才調動要將信息及時更新，避免后期搜集資料耽誤事情，甚至可以節省相應成本，幫助事業單位更好地選擇人才，實現推動事業單位健康發展的目的。

3.人事檔案管理工作的開展要得到單位各部門的配合，保證人事檔案信息內容的真實性。通過潛移默化的方式加強不同部門之間的溝通，調整傳統檔案管理模式的不足，在單位內部形成和諧的工作氛圍。

二、事業單位人事檔案管理工作開展時存在的主要問題

在事業單位改革背景下開展人事檔案管理工作，由于受到一些因素影響，導致實際落實效果不理想。主要體現為人事檔案管理工作中重視度不足、檔案管理模式陳舊、人事檔案利用率偏低及人事檔案人員專業素質偏低等。

（一）人事檔案管理重視度不足

少數事業單位不重視人事檔案管理工作，造成相關工作開展時存在片面化的認知，在日常工作中沒有意識到人事檔案管理的重要性，不主動創新與完善檔案管理工作模式，無法滿足實際需求，陳舊管理模式直接制約管理工作的高效開展。

同時，一些單位內部人事檔案管理流程不完善、責任劃分模糊，存在互相扯皮的情況，不利于提高人事檔案管理質量；另外，由于在日常工作時缺少足夠人力、資金的支持，還影響到檔案管理質量的提升。受到上述因素的影響，無法發揮人事檔案工作的作用，不利于提高人事檔案管理質量[3]。

（二）人事檔案管理方法落后、設施不足

在事業單位開展人事檔案管理工作時，存在管理方法落后與設施不足的問題，對信息化建設的重視程度不夠，嚴重制約了檔案工作的整體效能。即便設有檔案管理系統，但系統功能較為單一，只是簡單地記錄相關信息，后期也不會利用這些資料，不重視對資料的分析。此外，少數事業單位內部信息化建設滯后，人事檔案管理工作開展時習慣采取紙質方式，限制人事檔案管理效率的提升。

（三）人事檔案利用率相對較低

事業單位人事檔案管理工作的最終目的，就是給單位日常運營提供有效服務，進一步挖掘人事檔案的價值。但在實際中，許多單位內部人事檔案內容較為簡單，僅有工作人員的年齡、性別等基本內容，并沒有將其他內容納入其中，也就無法將員工真實情況反映出來，更不能合理配置人力，限制人才作用的發揮。

（四）檔案管理工作者的綜合水平較弱

在數字化檔案建設不斷推進的過程中，各種先進的技術開始被應用到日常的工作中，這在很大程度上提升了事業單位檔案管理水平。但是，事業單位中的人事檔案管理人員卻也存在一定的局限性，尤其是能夠熟練掌握數字化檔案管理的專業人才非常缺乏，因此需要事業單位的管理者進一步提高重視程度[4]。

三、人力資源管理中人事檔案工作應采取的改進措施

人力資源管理工作中人事檔案管理工作開展時，受到各類因素影響出現一些問題，需要根據實際情況選擇合適的人事檔案管理方式。

（一）完善管理制度，提高對管理工作的重視度

首先，結合自身實際發展及當前形勢，對相關制度進行審核，確保制度的合理性以及適用性。同時定期對人力資源管理單位檔案工作的制度和內容進行修補，維護制度的穩定性、完善性和嚴肅性，通過總結及實踐，建設一套具有自身發展特色且適用的檔案管理工作制度

其次，作為人力資源管理單位管理層，一定要轉變自身高高在上的工作態度，主動施為，對國家關于人力資源管理單位檔案管理工作的管理制度以及相關要求等進行深入了解學習，認識到各類檔案管理的價值，從而意識到自身所擔負的責任，將檔案管理工作從原本的服務性質轉變為責任性工作，并列入年終考核項目，以此提高人力資源管理單位工作者對檔案管理工作的關注和重視。

（二）搭建特色數據庫

目前，人力資源管理單位數字化檔案管理平臺的建設開始受到人們的關注，對此，需要格外重點解決數字化檔案管理平臺在設計上存在的問題。就人力資源管理單位檔案管理個性化、功能設計方面，一方面，要以實際情況為基礎，積極滿足管理工作的實際需要；另一方面，要在加快檔案信息化建設的過程中，關注系統的兼容問題，確保資源共享的效率。人力資源管理單位推進數字化檔案系統建設，需要配備好相關的設備，如高速掃描儀、數據備份等，提高檔案資料歸檔的真實性，實現提高人力資源管理中心檔案管理安全性與質量的目的；還應在系統中設立相應的查詢系統，充分利用網絡技術和信息檢索的功能，實現檔案的數字化管理。就人力資源管理單位數字化檔案系統和模式而言，需要及時做好定期的檢查與優化工作，不斷提升人力資源管理單位檔案管理系統的安全性和便捷性。

運用大數據進行人事檔案管理，不僅可以共享檔案，而且能實現主動推動醫療信息服務，達成實時推送信息的目的，同時信息使用者之間也可以高效交流，提高人事檔案管理質量。傳統人事檔案管理時需要管理人員整理文本、錄音、視頻等資料，整理后需要統一進行鑒定核對，最后使用PC單機軟件管理系統進行統一規整。這種管理模式下查閱難度較大，通常歸檔后檔案不會再次查閱，逐步成為“死檔案”。另外，資料老化也是一個容易出現的問題。利用大數據技術可以將檔案資料轉為電子文本、音頻等，降低檔案管理難度，提高人事檔案管理的安全性[5]。

（三）搭建科學用人機制

人力資源管理中心檔案管理部門需要搭建科學用人機制。

首先，要提高在職檔案管理人員的綜合素質。通過強化在職人員的技術培訓，提高他們的信息素養水平，夯實大數據技術應用的基礎。應該將員工培訓作為一種長期的投資，為進一步提升培訓的效果，需要加強硬件的建設和軟件的完善，在正式開展工作前充分做好規劃工作，從而保證不同階段的培訓效果。通過完善培訓的流程和內容，積極聘請專業的培訓導師開展工作，并為工作人員的培訓提供良好的環境。另外，在工作開展過程中要保證人才的培訓規劃符合人事檔案管理的需求。

其次，可以定期安排人力資源管理部門管理者外出學習，主動學習先進的檔案管理理念，為創新檔案管理模式、創新檔案管理方法、提高人事檔案管理的實效性創造條件。

最后，人力資源管理中心需要引入高素質的信息技術人才，實現構建優質檔案管理隊伍的目的。人力資源管理中心招聘檔案管理人員時，要調整招聘的側重點，主動招聘檔案管理與計算機專業方面的人才，實現提升檔案管理隊伍整體信息化水平的目的，切實發揮大數據技術在提高人力資源管理中心檔案管理方面的積極作用。

（四）做好安全訪問控制

1.在實際運行中，計算機系統可能遇到各種各樣的安全問題，對此，相關工作人員可以通過“監測+評測”的形式，找到造成此次系統問題的主要風險因素，并加以把控和處理。在對用戶計算機系統進行風險測評時，工作人員需要從其網絡應用、軟硬件配置以及端口協議等多方面進行綜合考慮，同時對系統遭受攻擊后可能發生的信息泄露、信息安全、能否正常使用等問題進行分析，并制定相應對策，確保用戶計算機安全。

2.在系統風險分析完成后，工作人員需要借助AHP分層法對各項風險程度進行匯總和排列，為后期維護人員工作開展提供一些必要的參考和依據。

3.借助相應的監測和分析，能夠準確判斷系統是否處于正常使用狀態，以及用戶上網時所遭受的風險以及攻擊次數。同樣，工作人員也可以借助該系統對此次風險所造成的損失進行統計和整理，包括內部系統以及在進行通信安全維護時，詳細明確系統維護的每個細節、步驟和具體目標，確保用戶或人力資源管理單位內部通信系統的安全和穩定使用。

4.人事檔案信息化平臺建設后，需要做好訪問安全的控制工作，避免出現安全問題。當使用者訪問人事檔案庫時，要獲得影響的權限，只有獲得授權后才能登錄查看，滿足使用者的訪問權限。此外，人事檔案信息化建設時，需要建立系統安全管理方法，一旦出現問題可以采取有效的措施，進一步提高人事檔案管理的安全性。

（五）做好頂層設計，推進管理平臺建設

當前，科技設施較為方便，合理運用這些設施，可以將文本資料、圖片影像等轉化為數字化內容，形成電子檔案，以此為基礎搭建完善的數據資料庫，資料庫中存儲電子信息逐步實現網絡化，也是事業單位人事檔案管理的未來走向。通過這種方式既可以有效利用人力資源，又能提高管理效率、簡化查詢步驟，進一步提升檔案利用效率。事業單位對自身的事業單位人事檔案信息資源進行采集總結，可以形成自身的基礎數據庫為了做好這項工作，應該協調好不同部門，積極建立數據協調機制，可以實現初期的數據交流目標，積極探索信息的共享機制。

針對事業單位人事檔案管理工作的開展，要制定一套完整且全面的責任監管體系，將各項責任分派落實到各工作細節中，確保事業單位人事檔案網絡化管理體系的有效開展和順利運行。同時，需要進一步加強對兼職檔案工作人員的管理，通過具體工作任務的分派和明確，在完善檔案匯報的基礎上，針對檔案管理工作中發現的問題以及管理缺陷進行及時收集和整合，積極完善，全面提升事業單位人事檔案管理水平。另外，加強資金建設投入，在日常工作中推行自動化辦公理念，全面加強系統軟硬件設施建設，提升檔案管理信息化水平。事業單位要明確每一部分的檔案收集工作，落實崗位責任制，從而提高檔案管理的實效性。具體來說，人力資源管理部門需要安排專人負責整合與整理人事檔案，整合各方面數據信息，提高管理質量；完善歸檔與收集資料制度。

四、結語

事業單位人事檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰，需要構建完善的管理體系，引入新的信息化設備及培養人事檔案管理人才，實現提高檔案管理工作水平的目的。人力資源管理中心要想發揮大數據技術的優勢，必須選擇合適的著手點，提高人事檔案管理工作的實效性，提高人力資源管理的效益價值。