ERP信息化在裝飾施工企業財務管理中的應用

王茹

（深圳市金鳳凰裝飾工程有限公司，廣東 深圳 518000）

ERP的應用轉變了管理模式和理念，對于裝飾施工企業規范管理流程和提升管理水平的作用有目共睹，為此財務會計人員迫切需要適應環境的變化，及時把ERP具體應用到財務信息數據處理整個過程。本文打算從ERP信息化方面著手，重點對在裝飾施工企業財務管理中的具體應用進行探討，主要以當前裝飾施工企業的現狀為基礎，特別是由ERP帶來的信息產業的變革，提出如何更加有效地在企業財務管理中融入有關數據處理方案，從而為企業管理信息化問題的解決提供了新的思路。在裝飾施工企業財務管理會計領域，由于傳統會計模式的僵化，使得信息化數據處理開始與當前的管理實際需要產生脫節，對市場靈敏度降低，并且其分析結果還會存在誤差，這就對最終的企業資本的管理造成了阻礙，因此借助于當前由ERP時代來的信息產業的革命，并將其應用于財務領域，以解決傳統模式的弊端是當前行業的亟須解決問題，這也是研究ERP在裝飾施工企業財務管理中具體應用的意義與價值所在。

一、ERP信息化概述及ERP信息化在裝飾施工企業財務管理中應用的必要性

（一）ERP信息化概述

ERP的理念最早起源于國外，同時以這一理念為核心產生了許多衍生物。由于ERP的應用場景非常多，所以從不同角度和范疇對其定義的方式也非常多，從總體上來看可以分為兩大類。第一類就是基于計算機理論，這種理論對于ERP的闡述是：以客戶作為服務對象，以程序作為搜索工具，通過一定的算法將客戶的需求進行分解，最終再把處理結果通過數據的方式呈現給客戶。第二類則是以資源為主導，通過對于資源多元化的有效調配，圍繞用戶的實際需求來開展系統分析。

（二）ERP信息化在裝飾施工企業財務管理中應用的必要性

1.有利于提高日常財務管理的運作效率

裝飾施工企業由于項目分散，施工周期短且結算周期長，地域跨度大等特點，導致內部經營管理信息傳遞所需的時間較長，企業管理者和企業職能部門不能及時地了解項目的情況。在裝飾施工企業運用ERP信息化管理系統能夠及時詳細記錄每一筆經濟業務，整合企業內部經營數據，為企業管理者做出合理調配資源的決策提供數據支持。中標后，項目管理人員未進場開工之前，預結算部會同項目管理部、物資部、財務部等職能部門在溝通協調的基礎上做出項目預算，具體包括預算成本、預算費用和預算利潤。

通過ERP信息化系統項目概況界面可實時了解到項目利潤偏差、項目現金流情況、項目的形象進度情況、合同簽約的概況（如材料合同、分包合同、勞務合同等各簽約多少份，金額為多少）、材料采購的概況等；如導入項目預算材料成本與每一個采購項內容相關聯，系統能精準比對采購預控結果。當采購超額時，系統會做出預警提示；遇某類材料（人工費）的價格上升或下降，與之對應的材料（人工）成本就會上升或下降，從而影響項目利潤。相關人員通過ERP信息化系統，可實時分析實際利潤與預估利潤差異的具體原因，差異是人為可控差異，還是不可控差異，針對不同的情況采取措施。

項目完工后分析項目的利潤組成部分，總結材料費、人工費、間接費等那些控制在預算內，那些超預算。重點關注超預算成本費用，是由于客戶增加工程量簽證引起的，還是在項目施工過程中由于項目部成本管理不善造成的。通過對項目施工前預算規劃、施工中的監督、施工后的分析總結從而提高項目管理運作效率和施工效果。

2.有利于提高企業競爭力

現在已有不少裝飾施工企業依托ERP信息化構建了數據整合平臺，在項目預算管理、資金管理、成本管理、投標管理等方面積累知識和資源。例如，在投標管理方面，負責投標的部門分析每次未中標產生的原因和總結每次投標成功的經驗，分門別類地提煉出針對不同類別的項目有用的數據信息，如分類為酒店裝修項目類別、房地產批量精裝修項目類別、辦公室裝修項目類別、學校裝修項目類別等，下次投標時按類別參考經過總結的數據信息。這樣即可降低管理成本，增加了經濟效益，還可更迅捷、更有效地為投標項目提供更為真實可靠的數據，提升公司的中標率，從而提高企業在市場上的競爭力。

二、ERP信息化在裝飾施工企業財務管理中應用存在的主要問題

（一）高層領導的重視程度不夠

高層領導的重視是開展ERP信息化應用的重要前提條件。首先，實施ERP信息化不僅需要投入巨大的資金和人力。而且還肯定需要全公司各職能部門協調配合，特別是在實施ERP信息化的前期，各職能部門不僅要及時高標準地完成現有日常的工作，還要進行基礎數據的提供和系統的多次測試，增加了職能部門工作量。這就需要高層領導從統籌角度考慮綜合平衡。

其次，高層領導需進行多方考察對比與多輪溝通交流，并結合現階段的公司實際情況和以后的發展規劃，做好系統投入預算。從而決定購買市場現已開發運用成熟的ERP系統軟件還是依據公司所處的行業、公司的規模、公司的特別需求開發專用的ERP系統，這兩方面決定了企業ERP信息化應用的推進和發展趨勢。

（二）ERP信息化管理制度不健全

裝飾施工企業上線實施ERP信息化的主要目的，是幫助企業加強內部管理的控制，實時動態監控裝飾施工企業的在施項目整體情況，提高資金使用效率，降低資金風險，提高項目的利潤率。目前許多上線實施ERP信息化的裝飾施工企業并未建立健全ERP信息化的管理制度。部分裝飾施工企業雖建立建全了ERP信息化管理制度，但在具體編制管理制度時權利責任不分明，并未結合公司的具體情況全面考慮頂層設計、組織架構的重組、財務組織的創新、流程再造等情況，導致實際工作中ERP信息化管理制度在公司范圍內執行不到位或沒辦法按制度嚴格執行。

（三）人員素質水平有待提高

ERP環境下，數據處理工作中的諸多環節都可以利用計算機系統來實現，這給企業全體員工計算機水平的掌握提出的更高要求，其工作難度無形中被加大。一方面，對于財務人員來說，不僅要學習不間斷更新財務方面的相關專業知識和提升計算機的操作能力，還要懂企業的主要經營業務，了解公司的運作狀況。比如裝飾施工企業，財務人員根據裝飾施工項目工程形象進度，結合項目的具體情況分析項目何時需要進行大宗材料的采購付款，何時需人工費的支付，項目回款時間等，以便更好地控制項目的現金流，幫助企業實現更好的資源配置。另一方面，對于非財務人員來說，如要盡快掌握ERP信息化的日?；镜臉I務操作，有針對性的、系統的、不定時的培訓是必不可少的，否則很容易導致ERP信息化在數據錄入時可能出現問題，數據錄入的及時性和準確性根本就得不到保障，更談不上提升管理水平及在實踐中的廣泛應用。

（四）ERP信息化上線做未好充分準備

技術環節的問題對ERP信息化在企業財務管理的具體應用影響卻是非常直接的，而對于企業來說，一方面，ERP信息化上線之前，并沒有完全考慮目前公司現階段的具體情況，只看到ERP信息化自身技術的先進性和同行業的實施ERP信息化后工作效率的提高，盲目的上線實施ERP信息化可能會給企業帶來一種資源的浪費，結果往往達不到提高工作效率，降低成本的效果和目的。

另一方面，ERP信息化是否有技術方面的強有力支持，譬如是否具備日常維護ERP信息化正常運作的專業人才，是否有安全可靠穩定的服務器，服務器是自己購置放在公司還是租用托管在外，日常ERP系統出現問題怎么解決？解決需要多少時間？以上問題都需要企業認真來對待和考慮，否則很容易出現技術問題，造成ERP信息化應用的停頓或滯后。

三、改善ERP信息化在裝飾施工企業財務管理中應用的對策

（一）加強高層領導的重視意識

裝飾施工企業特點具有項目分布全國各地，施工周期相對短，材料種類繁多，人工煩瑣，報銷付款次數頻繁等。當企業發展到一定規模時，如何提升企業內部管理水平和提高外部市場競爭力，如何有效對經營業務和財務進行全面管理控制？在這種狀況下，高層領導意識到目前實施ERP信息化才能滿足公司的高速發展。

ERP信息化的實施是公司自上而下戰略性變革，加強高層領導的重視意識，在高層領導的強有力推動下ERP信息化才能順利實施。高層領導應向企業全體員工表明對上線ERP信息化的決策和期許，并強調下定決心推動和大力全面的支持。中層領導依據高層領導的決策規劃開展工作并向基層員工再次傳達公司高層領導對于上線ERP信息化決心與期望。形成全體公司員工對于上線ERP信息化的共識，以避免未來很多不必要的問題和阻力的發生。

（二）建立健全ERP信息化管理制度

首先，制定ERP信息化管理制度時，要結合公司的具體情況，收集各部門的需求，設計并制定適合本公司管理制度。如一些基礎數據的規則開始要在管理制度中定好、不能輕易變更，為保證準確性自動生成或者由專門的人員錄入：比如員工編號、項目編號、往來單位的編號、合同編號，這些編號是后面獲取相關信息的唯一標志。

其次，建立健全ERP信息化管理制度需規定相關人員的審批權限及審批時間。由于ERP信息化支持電腦、手機等移動審批，具備待辦任務提醒、查看相關單據、審批、駁回、退回上一步等功能，實現了跨部門，跨區域隨時隨地的辦公，提高信息傳遞的效率。如公司相關領導審核的內容主要針對業務的真實情況負責、預結算部審核的內容主要是針對合同的付款條件與項目現金流情況、財務審核內容主要是針對已經通過領導審批過的單據進行財務審查。如在規定的時間內未審核，則自動順延到下一個審核人，超時未審核的人員對自動通過的流程承擔相應的責任。如我們公司未實施ERP信息化前，異地報銷需紙質票據和手工簽字，從經辦人填寫、相關領導的審批，財務的審核到出納付款，需要15天左右。總部職能部門報銷從經辦人填寫單據至出納付款需7天左右。在實施ERP信息化之后，異地報銷一般情況下從經辦人在網簽提交電子版的單據并快遞紙質單據至出納付款所需3天左右?？偛柯毮懿块T報銷從經辦人填寫并提交網簽電子版的單據至出納付款24小時之內完成。實施ERP信息化后，從經辦人提單至出納付款所需時間縮短一半以上，無論是報銷員工還是審批人，均感受到工作效率大幅度的提高。

（三）強化培訓力度，提高全體員工素質

通過培訓可以引進新知識和新理念，提升員工和公司的競爭力。由于ERP信息化系統實現業務流程與財務流程的有機融合，整體架構中具體包括項目管理、合同管理、采購管理、日常報銷管理、績效考核管理等，從而實施ERP信息化對裝飾施工企業全體員工提出更高的要求。一方面，作為財務管理人員來說進行專業培訓，及時把握和適應這一技術的廣泛運用，使財務相關業務的活動實行信息化。這樣不但有利于財務人員能夠及時從復雜煩瑣的會計基礎數據處理業務中解脫出來，而且還能使他們有更多的時間以及精力投身到附加價值更高的財務指標分析當中。從而提高企業財務管理的效率和水平，能更好地為企業運營管理活動的宏觀決策提供強有力的支撐。

另一方面，由于裝飾施工企業存在人事關系復雜，項目部人員的穩定性差，部分項目部員工受教育水平不高素質參差不齊現狀。通過對他們進行專業的ERP信息化的培訓才能更好地保證錄入數據的一致性，以及工作內容連續性和標準化。作為裝飾施工企業來說，需要對全體員工持續不間斷的培訓。這就要求始終保持培訓的針對性和實效性，對不同階段、不同崗位所需要的知識與技能進行分層次有效的培訓，使得員工綜合素質能夠有個質的提高。經過系統的培訓后的員工錄入的數據不但具有及時性、完整性、準確性等特征，而且充分保障ERP信息化應用的效果和作用。

（四）ERP信息化上線做好充分準備

一方面，在ERP系統上線之前，結合企業現階段的發展狀況與資金情況對軟件供應商提供的軟件產品進行深入了解研究，經過多方對比選擇合適本企業的ERP軟件并配備日常專業的系統維護人員。

另一方面，首先，在實施ERP信息化之前做好各部門的基礎信息收集工作。如公司各部門對于ERP信息化提供信息的要求不僅要簡單清晰明了，還要能體現關鍵的信息。其次，在上線之前需多次測試，積極反饋發現的流程、制度、系統存在的問題，總結存在的共性問題，形成規范性操作文件，以便在后續流程、制度、系統操作中的簡單實用。最后，做好系統操作手冊和宣傳貫徹工作，讓公司整體員工都能快速知道怎么操作，不同的表單如何填寫規范，填寫時需要注意什么，如何保存和提交表單，避免填寫隨意，給以后的管理和分析帶來困擾。

四、結束語

綜上所述，隨著互聯網信息技術的持續推進，ERP在財務管理應用方式中所起到的作用越來越明顯。企業需要在健全有關會計管理制度的同時，持續強化運營管理模式以及革新自身的財務管理處理方式。同樣對于裝飾施工企業發展到一定階段，實施ERP信息化進行精細化管理是提升企業競爭力不可或缺條件。本文從高層領導重視重視程度不夠、ERP信息化管理制度不健全以及ERP信息化上線做未好充分準備等方面分析這些問題所在及其成因，并相應地提出解決對策。在日常工作中要不斷地總結和更新優化ERP，使ERP信息化更適合企業的實際情況，提高企業日常財務管理的運作效率和競爭力，確保企業或組織最終目標的實現。