內部控制視角下企業合同管理的思考

王新民

（西安西礦環保科技有限公司，陜西 西安 710000）

在經濟社會環境的大背景下，企業在管理中合同管理是其中一項重要環節，起到降低企業法律風險，增強企業經濟效益的重要作用，由此可見，合同在企業經濟中的主要形式發揮著至關重要的作用。所以，加強合同管理，合理控制合同風險，對企業經營管理中可能出現的風險進行有效的預防或者是降低，實現企業規范化，增強企業管理水平有著十分重要的意義。通常情況下企業制定符合企業未來發展的內部控制體系，會涉及和合同管理有關的內容，也會科學合理的建立執行監督體系。而在內部控制的視角下內控體系的建立不僅能夠提升合同管理的有效性，還能夠作為合同管理工作評價考核的重要依據，特別是內控體系能夠保證合同雙方的共同利益[1]。在市場經濟環境下，企業在經濟的往來中主要是通過合同的形式展開的，企業的發展需要合同作為保障，能夠通過合同來有效地維護自身的合法權益，加強對合同風險的控制，所以在現代企業的經營管理中加強合同管理是其中的重要內容。根據國家五部委聯合所發布的《企業內部控制應用指引》中，建設企業合同管理制度體系，積極落實有效措施，規范企業的管理行為，增強企業現代管理的水平有著不可忽視的指導意義。企業在經營管理中起到重要作用的制度便是合同管理制度，能夠有效地通過企業內部控制來對自身的合法權益進行維護，合理安排合同管理的流程，保證合同內容的合理性和條款性，避免出現法律上的風險。企業合同管理主要是指企業對以自身作為當事人的合同進行依法訂立、履行、變更、接觸、轉讓、終止等一系列的行為的總稱。其中合同的管理內容便是訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止；合同的管理手段則是審查、監督、控制。有深刻了解到合同管理是具備全過程、系統性、動態性。企業在經營管理中合同管理制度是至關重要的制度，企業要想維護自身的合法權益，便需要加強合同內部控制，規范合同管理的流程，確保合同內容的科學性、合理性，避免出現法律的風險。

一、企業合同風險分析

合同在簽訂和履行的過程中面對著各式各樣的風險，致使合同的風險既有外部環境因素導致，也有企業內部環境因素導致，在對合同風險進行科學合理的分析評估中需要制定好應對措施來將風險控制在可接受的范圍內。一般情況下，外部環境因素包括了宏觀經濟環境、政策、法律自然災害等，屬于不可控因素，企業在合同的訂立中需要預測一下風險發生的可能性，采取行之有效的方式來避免損失發生。內部環境因素則包括了合同決策、管理水平、操作人員素質、財務狀況等，企業在合同管理中存在的風險根據影響可以分為營運風險、財務風險、合規風險。

（一）運營風險

合同管理中存在的運營風險，主要是指企業在運營過程，因為合同管理的某一個環節出現了缺失，致使經營活動難以達標，甚至出現了嚴重的損失。合同管理的運營風險包括以下幾點：1.業務評價缺少準確性和完整性，致使合同決策出現錯誤，一般體現在合同需求和業務目標存在差異，合同主體資格審核不嚴謹，定價策略不合理等[2]。2.因合同條款存在不合理處，對于合同雙方權利以及義務和違約責任的表達不完整，造成了經濟糾紛和經濟損失。3.缺少交流和溝通，信息存在不完整性。4.違約風險是指一方不能夠對合同約定的業務積極履行，導致對方損失慘重，或者是自身違約應當承擔賠償責任。

（二）財務風險

企業在簽訂并執行活動過程中，由于合同條款和合同方商業信用等各項原因，合同履行的最終結果與預期中的結果可能存在偏差，從而造成收益下降或者是遭到慘重的經濟損失，這主要的原因便是：1.在預算的制定中存在不合理性，對于成本未能進行有效的控制。2.合同中的支付條件和付款進度存在問題，導致資金的占用逐漸增加，造成經濟損失。3.合同中沒有明確規定各方的權利和義務，導致額外的費用產生，成本比預期中有所增加。4.稅收風險，在合同的制定中沒有全面考慮到可能產生的稅費，沒有在合同中明確的規定哪一方來承擔稅款繳納義務，致使費用增加帶來了經濟損失。采購合同如果對供應商沒有明確要求土工增值稅發票，那么未進項稅不能抵扣，收稅負擔逐漸增加。

（三）合規風險

合規風險主要是指企業在簽訂合同和履行合同的過程中，沒有遵循相應的法律法規、標準、行業規則、公司管理制度，導致企業在運營中受到了法律的制裁或者是監管處罰，面臨重大財物損失或者是聲譽損失的風險[3]。合同管理中合規風險包括了：1.合同的制定違反了相應的法律法規，合同確認為無效合同，還需要承擔法律責任的風險。2.合同主體的選擇不符合合同所要求的資質，對于產品的質量和服務質量的風險未能有效的保證。3.未能按照流程審核或者是審核中把關不嚴謹，導致公司的利益受到的損失。4.與公司有關制度相違背，存在徇私舞弊的現象，對公司的發展利益帶來不良影響。

二、內部控制下企業合同管理現狀

根據整個企業管理中目前的經濟環境和合同管理的作用以及地位的情況，合同管理隨著時代的發展漸漸成為企業運行至關重要的一項環節。現如今，已有越來越多的企業已經深刻意識到這一點，并對合同管理進行了加強，以此來提升企業防范風險的能力以及經濟效益。但是，這并不意味著目前的企業合同管理是完善的、有效的、合理的，許多的企業在簽訂、履行合同中依然存在很多問題，阻礙了企業整體的運營和管理，為企業造成了一定的經濟損失。因此，需要對目前企業合同管理現狀進行深入的分析和探索。

（一）不重視合同簽訂主體資格審查

現如今許多企業在合同的簽訂中過于重視“簽約率”，為了提升簽約率，對于合同簽訂對方主體的資格審查沒有予以重視，許多的企業都存在忽視合同簽訂對方當事人的資信情況、主體資格、履約能力的現象，大多數僅僅憑借著熟人介紹或者是電話、名片就直接與其進行簽約，存在很大的盲目性。在合同今后的履行中如果出現了糾紛，難以及時找到交易當事人，而就算找到了當事人，也存在交易當事人不具備履約能力的狀況，最終導致企業需要蒙受巨大損失。

（二）未健全合同簽訂的監督和管理

目前，我國的企業在管理合同期間，制定了相應的規章制度，我國的財政等有關部門也制定了具體的規章制度用于企業合同管理。雖然做出了相關的制度保障，但是在大多數的情況下因為企業在合同的簽訂中，缺少了有效的監督和管理，致使合同簽訂前沒有進行完善的調研，直接導致合同的有效管理未能夠落到實處[4]。與此同時，一些合同管理中規章制度的建立過于原則化，在實際的操作過程中缺少了操作性。

（三）合同簽訂前未進行合理的調研

如上述所講，許多的企業在合同的簽訂和履行中過于重視“簽約率”，為了追求簽約率甚至忽視了合同簽訂前的實際調研。在此種狀況下，便很有可能出現合同價格和市場價格出現偏差的情況。比如，一些合同價格比市場價格更高，無故提升了企業的成本，一些合同價格比市場價格低，則會造成合同約定的產品價格降低。

三、內部控制下企業合同管理對策

企業在內部控制視角下開展合同管理時需要遵循相關的制度和流程管理，展開精細化管理，特別是需要重點控制可能會出現的較大風險的因素。在根據合同管理中的可能存在的風險進行分析，對合同管理中具體的控制措施提出建議。

（一）準備時期合同管理和控制措施

合同在準備時期需要創建系統的合同需求申請制度，嚴格控制未能經過批準的需求，從而保證合同需求能夠與企業的發展戰略和經營目標相符合，開展合同調查工作，深入調查市場的實際行情和行業信息等狀況，科學核實合同主體的合法性、履約能力、資質等情況。科學分析、必選相關的信息，合理擬定合同的談判策略[5]。除此之外，還需要建立健全信用資料庫和評價機制、管理制度，在預算管理中需要注重合同資金，在合同談判定價時，要明確合同預算是基礎，同時也是成本的控制依據。不僅如此，還需要搭建對應的合同文本示范文庫，對于不同類型的合同，需要編寫出標準化的合同文本格式，建設合同文本必須遵循合法、公平、合理的原則。在合同談判過程中，需要向對方主動提供本單位的合同文本，如果存在分歧或者是事項不明確的情況需要在談判階段進行友好協商，爭取讓對方接受。

（二）簽訂時期合同管理和控制措施

企業在簽訂重大的項目合同中，需要將技術部門、財務部門、法律部門組建成談判小組，重點解決合同價格、付款方式、技術要求、違約責任、變更處理等主要內容，在談判策略和談判過程中應當在保密制度的管理控制下執行，談判小組需要科學合理的對權限范圍內的各項事務進行決策，不能夠對授權范圍外的事項進行決策，詳細記錄談判中的過程和結果，然后由雙方進行統一簽字，合同按照談判的結果將其編寫成合同文本后，需要企業的職能部門和管理人員對合同文本進行嚴格的審查，審核的內部需要重視合同的合理性、合法性、可行性、經濟性，在合同的審核中審核范圍包括了合同確立的審核，對合同的必要性進行審核簽訂，審查合同與企業的發展策略和經營目標是否相符合，合同需求是否達到標準，按照合同的需求性質提供文件有立項批復、需求計劃、其他有關文件；合法性審核，審核合同是否遵循相關的法律法規和企業的管理制度，與行業的政策是否相符合，合同條款有沒有通過招標確定談判單位，合同內容和條款的完整性和科學性等；技術和安健環審核，主要是審核合同的技術文件、技術規范有沒有達到國家和行業的標準，能否滿足用戶的需求，工期、質量、售后是否達成合同的目標等；財務審核，主要是審核合同金額是否合理，以及資金的安全，合同金額是否在預算范圍內，支付條件是否可以保證資金的安全，如果出現稅費該由誰來負責需要做好界定。同時完善合同的分級授權等管理制度，在限額的范圍內對于合同的簽訂予以批準，但是對于限額范圍外的合同，需要通過管理權限的上級部門審核后，經過當法人或者是授權代表進行簽字后，有關人員還需要按照相關的條例核對和確認合同的審批文件、合同編號等。此外，還需要建立健全合同的檔案管理體系，妥善的保存好合同檔案。在合同簽訂之后，還需要在規定的時間內，把合同的正本移交給檔案管理人員負責歸檔，如果在這過程中涉及財務收支的合同，就需要保存原件以作財務記賬依據。

（三）履行時期合同管理和控制措施

企業合同在履行的過程中，需要創建對應的合同管理臺賬，詳細記錄合同內容、金額、付款方式、執行重點等狀況，實施監督合同雙方的履行情況。隨著經濟社會的飛速發展，隨著合同管理工作逐漸復雜化、龐大化，許多的企業會按照實際的發展情況來邀請有資質的軟件公司開發有效的合同財務管理軟件，以此增強合同管理、審查、協調等工作效率。在合同簽訂完成后，合同主管部門應當將部門和人員進行組織來分析合同的條款，進一步預測和防范合同履行階段的風險，一旦出現了重大環境變化，合同便有可能無法有效的履行，所以需要和合同單位進行妥善的交流和溝通。另外，按照變更條款，簽訂變更補充合同或者是解除合同。在這過程中需要建立對應的合同糾紛處理機制，在無法進行有效協商時，需要法律部門按照合同糾紛進行處理，并在處理后整理歸檔資料。

（四）合同管理后評估

首先，需要建立合同履行情況評估制度，通過制度來加強對合同履行的管理以及控制，定期分析和評估合同的履行情況，對于重大合同、不能正常履行的合同可以通過月度分析的方式，其他的合同則可以以季度作為周期進行評估。通過分析和評估能夠及時地發現問題，并制定出科學合理的解決方法。其次，合格供應商評審主要是對客戶的履約狀況和技術能力等因素進行評價，客戶信用評審主要是考核客戶的償債能力、履約狀況、守信程度，了解客戶的信用等級。除此之外，根據受評價單位的資質變動情況、信譽、財務狀況等的評價結果，可以組織一次合格供應商庫、客戶商業信用資料庫的維護與更新工作。

四、結束語

在內部控制視角下企業管理中企業內部管理合同制度是其中的重要制度，對于企業活動的開展和收益有著至關重要的作用。在企業的內部管理中做好合同的管理和控制，能夠保障企業的合法權益，降低法律風險，促進企業穩定發展。