淺談干部人事檔案管理

趙小嬌

摘要：干部人事檔案管理屬于國家檔案當中的關鍵內(nèi)容，是企業(yè)事業(yè)單位當中的關鍵性的管理工作，人事檔案管理工作質量直接決定著干部工作的成效。所以開展干部人事檔案管理工作，充分的對干部人事檔案進行管理和利用，才能夠彰顯出干部人事檔案具備的價值，為人事部門進行決策方面提供依據(jù)，從而有利于企業(yè)事業(yè)單位不斷地取得進展。

關鍵詞：干部人事檔案;管理;建議;創(chuàng)新

引言

干部人事檔案管理工作屬于干部工作當中的關鍵內(nèi)容，提供的干部信息是不是真實精準和全面直接決定著干部工作的水平。加大力度放在干部人事檔案管理上，促使干部檔案發(fā)揮出應有的價值，屬于干部檔案管理機構的關鍵職能。

1 做好干部人事檔案管理的意義

1.1 干部人事檔案能夠提供關鍵性的人才信息，記錄著本人在社會當中各個階段的活動內(nèi)容，其中包括個人的履歷、社會關系等多個方面，極具保存價值和利用價值，屬于個人過往情況的記錄，能夠相對客觀的，全方位的體現(xiàn)出一個人各方面的情況，個人進行調(diào)級、升職、身份認證等多個方面都需要有相關檔案作為憑證，以確保本身的利益不會受損。

1.2 干部人事檔案可以為人事部門提供選拔人才、培養(yǎng)人才和任用人才的依據(jù)，組織機構和人事部門擔負著培育干部、任用干部、選拔干部和技術人才的責任，不僅要對相關人員進行考察，還需要通過干部人事檔案來掌握其各方面發(fā)展的具體狀況，對于即將升職的干部展開全方位的剖析，了解其所具備的優(yōu)勢，從而促使其長處和積極性得到發(fā)揮，科學合理的提拔人才和使用人才，對于單位取得進展甚至是社會取得進展方面意義重大。所以開展干部人事檔案管理工作彰顯出極大的價值。

2 ?干部人事檔案管理存在的主要問題

最近一段時間里，人們對干部人事檔案管理工作已經(jīng)形成了更為清晰的認知，這項工作開始進入了更深層面，并且得到了顯著的改進，不過和現(xiàn)階段的人事管理相關要求之間還存在相當大的差距，具體的工作當中還有很多需要改進和完善的地方，關鍵體現(xiàn)在下面幾點上。

2.1 檔案管理方面并不具備明確的意識。很長的一段時間里，部分單位負責人對于干部人事檔案管理具備的重大價值方面并沒有形成清晰的認知，并沒有將關注點放在利用大量的資金進行支持、進行相關設施的建設、逐步健全相關制度、提升專業(yè)人員的技術和水平等多個方面。覺得檔案管理工作在單位取得進展的過程當中并不會發(fā)揮重大的價值，也不需要什么技術，也不能夠帶來經(jīng)濟效益，造成單位人事檔案管理工作很長的一段時間都是在被動的進行中，又沒有形成相關標準。關鍵體現(xiàn)在檔案材料生成部門并沒有較強的材料歸檔意識，沒有將關注點放在檔案材料的采集整理方面，即使是得到了材料也沒有更好地進行整理，沒有在第一時間上交到檔案管理機構。時間長了，導致大材料丟失，無法正常的查找和使用。大部分職工不具備檔案管理意識，對于檔案材料的價值沒有形成清晰的認知，在生成材料時，沒有按照相關規(guī)范，內(nèi)容需要進一步完善，無法真正的體現(xiàn)出本人具體的工作狀況，導致部分檔案當中關鍵性的信息內(nèi)容前后矛盾，更有甚者還進行了涂改，檔案質量因此而受到影響，因而造成相關機構需要付出更多的資源和精力去彌補其不足。

2.2 沒有形成完善的檔案管理體系，施行過程當中不夠徹底。目前形成完善的，科學的干部人事檔案管理體系，才能夠使人事檔案管理工作更為規(guī)范，并且有相關制度可以遵循。具體的工作當中出現(xiàn)了檔案管理制度不夠完善，沒有按照相關制度執(zhí)行，檔案材料沒有在第一時間收集，檔案管理機構沒有積極的催要檔案，檔案的查閱和借閱沒有按照相關準則，檔案材料的移交和轉交沒有形成完善的制度，檔案材料沒有在規(guī)定的時間內(nèi)進行年檢和審核等等，導致干部人事檔案材料不夠精準和完善。

2.3 檔案管理信息化沒有深入到更深的層面，不利于信息的使用?，F(xiàn)階段，干部人事檔案管理工作沒有與時俱進，還沒有從根本上做到數(shù)據(jù)化存儲，人事檔案要通過紙質來承載，容易損壞并且不適合保存，檔案材料的加、工統(tǒng)計等依舊需要手工完成，要想獲取更為詳細、精準的人事信息必須依靠手工整理翻閱，耗費的是相當多的時間和精力。不具備太高的信息化程度，計算機只是用來輸入部分簡單的信息內(nèi)容，并沒有引進專業(yè)的信息化、智能化的管理系統(tǒng)。平時的工作只是簡單的進行檔案材料的收集歸納、裝訂等等，很多功能無法被充分的利用，干部人事檔案管理的綜合效益無法發(fā)揮出來。

2.4 檔案管理人員的素養(yǎng)、業(yè)務能力要進一步提升。但管理人員絕大多數(shù)并不具備相關學歷以及檔案管理的專業(yè)知識，對于檔案管理工作的價值、檔案管理的詳細要求沒有形成清晰的認知，在針對檔案材料進行采集、歸納、審核、入檔等各個步驟沒有系統(tǒng)的學習過，無法更好地辨別材料的真假，完全是憑借本身的摸索來開展工作。部分檔案管理人員屬于兼職，絕大多數(shù)時間和精力需要匯聚在另外的工作上。無法合理高效的開展檔案管理工作。尤其是少數(shù)工作人員不具備職業(yè)道德，違規(guī)開具干部檔案證明，導致部分干部在培訓、升職等過程當中獲取違規(guī)收益。這些對于檔案管理工作不斷的改進和取得進展方面是極其不利的，也會危及到黨的形象和國家的利益，影響到人事部門的形象，危及到正常的干部工作。

2.5沒有更好的貫徹人事檔案管理制度。依照相關規(guī)定，所有的單位需要融合具體狀況，形成與之對應的干部人事檔案管理制度，不過往往無法真正的貫徹和執(zhí)行。部分單位或者個人，沒有嚴格的執(zhí)行檔案管理制度，隨意對檔案內(nèi)容進行涂改、抽掉或者添加，也有部分人借閱的過程當中，沒有按照相關規(guī)定導致檔案丟失。

2.6 干部人事檔案管理工作還有很多不足之處，部分單位私自保存受聘人員的檔案資料，部分畢業(yè)生或者退伍軍人的檔案出現(xiàn)不斷的截留的情況，這些都屬于干部檔案管理工作需要進一步完善的地方。

3 ?加強干部人事檔案管理的幾點建議

3.1 提升認知，加大力度進行引領，促使干部職工認識到檔案管理的重要性。首先單位負責人要引起足夠的關注，部分負責人肩負起固定的時間內(nèi)檢查、引導干部檔案管理工作的責任來，出現(xiàn)了問題，在第一時間進行處理。利用培訓、講座等多種方式方法加大力度對干部人事檔案管理具備的重大價值進行宣傳，促使干部職工形成一種責任意識，使所有的人員都意識到干部人事檔案和自身的利益有著密切的關聯(lián)。相關部門要積極的融入到全方位的整理檔案材料當中，確保檔案材料的質量，并且在第一時間上交到檔案管理部門入檔。檔案管理部門要在第一時間進行材料的歸納、審核和裝訂。

3.2 形成相關規(guī)章制度，促使干部人事檔案管理能夠按照一定的規(guī)范和制度經(jīng)常性的展開。人事制度改進和完善進入更深的層面之后，所有的職工要入檔的材料不斷增加，這會導致干部人事檔案管理工作壓力更大，檔案管理制度的貫徹要求所有的部門都盡可能的配合，不只是檔案管理機構要控制質量，按照一定的原則展開，其他部門也需要認真的配合。首先，干部人事檔案管理部門要形成健全的管理體系，要明確每一個工作崗位應有的責任，并且對不按照相關規(guī)定進行操作的人員追責和懲處。其次檔案使用部門要選取本身素養(yǎng)和業(yè)務水平相對較高的人員進行檔案的管理工作和查閱借閱，認真遵守查閱檔案、借閱檔案方面的規(guī)定，避免不符合要求的材料混入其中，避免借閱查閱的過程當中隨意的涂改、添加和抽取檔案材料，避免借閱和查閱的過程當中導致檔案丟失和損壞。

3.3加大培訓的力度，促使干部人事檔案管理人員本身的總體素養(yǎng)提升。管理部門要為工作人員帶來學習的平臺，促使其擁有更多的學習機會，舉辦各種類型的培訓活動，通過互動、通過繼續(xù)教育、通過新媒體等多種方式方法學習，促使檔案管理人員擁有更豐富的知識，增強其管理能力，增加其科學管理的意識，促使其熱愛工作崗位，具備責任感，從而能夠滿足新的歷史階段干部人事檔案工作管理的需要。

3.4加大力度進行宣傳，國家公布了大量的檔案管理方面的法制法規(guī)，地方政府也制定了大量的滿足本地需要的規(guī)章制度，不過因為缺乏宣傳，導致相關部門不夠配合，培訓機會因此嚴重不足，無法將大量全新的管理理念傳遞給干部人事檔案管理人員，不利于人事檔案管理工作。

3.5加大力度在工作當中進行創(chuàng)新，促使檔案服務的質量提升。不僅要注重于干部人事檔案的真實和保密，還需要通過現(xiàn)代化的管理措施研制開發(fā)出檔案管理軟件，摸索形成電子檔案的全新的方式方法，不斷的對干部信息進行更新，及時為人事部門帶來全新的、真實的信息內(nèi)容，服務質量和服務能力因此得到提升。

3.6 為干部人事檔案存儲保管提供有利的環(huán)境。目前檔案管理工作設備設施不夠完善，這不利于干部人事檔案的保管和儲存。大部分單位只是把檔案存放在庫房當中，同時這也是其他工作的場所。還有部分單位閱覽室同時是檔案室，無法確保人事檔案管理安全。還有部分地方檔案的儲存是通過塑料產(chǎn)品完成的，容易導致檔案的腐蝕。部分單位歸檔時使用的是不很清晰的復印件，時間長了，容易導致字跡模糊、無法辨認。

4 總結

開展人事檔案管理工作任重而道遠，要不斷的調(diào)控和具體的操作，需要將人事檔案的改進和完善作為重點，采取一系列措施，提升認知，勇于改進和完善，才能夠使人事檔案質量和服務質量提升，上面這些是針對人事檔案管理方面的論述，只是站在宏觀的角度上針對幾個經(jīng)常遇到的問題加以論述。還需要認識到，要想切實的開展人事檔案管理，要從理論方面和具體的狀況出發(fā)，積極的進行相關材料的采集、鑒定、歸納、儲存和轉遞等工作，改革創(chuàng)新需要面對的是意想不到的困難，人事檔案管理制度的改革不可能在短期內(nèi)完成，我們要在具體的操作當中逐步的歸納出成熟的經(jīng)驗，摸索出全新的思路和方式方法。

參考文獻：

[1]張穎. 淺談干部人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀和對策[J]. 經(jīng)濟師， 2020， No.381（11）：263+280.

[2]王玉武. 淺談創(chuàng)新高校干部人事檔案管理工作的思考[J]. 辦公室業(yè)務， 2019， 312（07）：138+140.

[3]何歡. 淺析干部人事檔案管理中常見問題及完善措施[J]. 卷宗， 2020， 010（006）：41.