醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對策

石羽

摘要： 醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展離不開硬件建設(shè)和軟件配套，檔案資料就是醫(yī)院軟件建設(shè)項目中非常重要的組成部分，檔案資料的內(nèi)容跟醫(yī)院的發(fā)展有著直接性的聯(lián)系。醫(yī)院的檔案資料記錄著醫(yī)院歷史沿革、發(fā)展歷程及患者的病情狀況，藥物資源的出入等情況，是醫(yī)院正常運作的重要保障。但目前大部分醫(yī)院的檔案管理工作中，依舊存在許多需要急待解決的問題，為了能夠更加充分地保障醫(yī)院的高質(zhì)量服務(wù)與正常運作，使檔案管理工作符合現(xiàn)代化社會的要求和條件，本文對醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，提出了部分解決措施，希望能為相關(guān)人員提供參考價值。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院運作;檔案管理;問題與對策

Abstract： The high-quality development of hospitals is inseparable from hardware construction and software matching. Archives are a very important part of the hospital's software construction project. The content of archives is directly related to the development of the hospital. The archives of the hospital record the history and development of the hospital， the patient's condition， and the access and exit of drug resources. It is an important guarantee for the normal operation of the hospital. However， there are still many problems that need to be solved urgently in the file management work of most hospitals. In order to more fully guarantee the high-quality service and normal operation of the hospital， and make the file management work in line with the requirements and conditions of a modern society， this article The problems existing in the hospital file management work were analyzed， and some solutions were put forward， hoping to provide reference value for relevant personnel.

Keywords： hospital operation; file management; problems and countermeasures

引言：

醫(yī)院檔案資料是由文書檔案、醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、病案等各種專業(yè)性文字、專業(yè)儀器所測出的圖像、相關(guān)專業(yè)數(shù)據(jù)所統(tǒng)計出的表格等等組成，具有追尋醫(yī)院發(fā)展軌跡、指導(dǎo)醫(yī)生回憶和準(zhǔn)確了解到自己主治主診的患者病情變化、協(xié)調(diào)醫(yī)院復(fù)雜工作體系等多方面的作用。處在目前這個快節(jié)奏的新時代之中，現(xiàn)代化的醫(yī)院也需要做到順應(yīng)潮流，完善既定的醫(yī)院檔案管理體系，采用更加科學(xué)高效的方式方法管理檔案，推動醫(yī)療事業(yè)更上一層樓。

一、為何需要強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理

醫(yī)院檔案對于醫(yī)院來說是一個不可或缺的存在，醫(yī)院中完善的檔案資料能夠清晰的反映出該醫(yī)院的成長歷程、發(fā)展過程、重大事件、醫(yī)學(xué)人才資源儲備等等內(nèi)容，同時優(yōu)秀的醫(yī)院檔案管理機(jī)制能夠幫助管理者更加容易的發(fā)現(xiàn)該醫(yī)院中的管理缺陷和漏洞，助力醫(yī)院的日常運作體系能夠愈發(fā)趨向于完善，對強(qiáng)化現(xiàn)有的醫(yī)療質(zhì)量具有莫大的幫助[1]。

二、醫(yī)院檔案管理體系存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

在現(xiàn)實生活之中，醫(yī)院檔案的存在并沒有得到過多的關(guān)注和重視，因此醫(yī)院對于檔案疏于日常管理。各職能科室分管的業(yè)務(wù)檔案不按時間順序排序擺放也不及時收集歸檔、有些放在檔案架上長時間不整理和清掃、醫(yī)院所存檔案沒有按要求目錄記載、使用借閱不規(guī)范等等問題，其根本原因還是在于醫(yī)院檔案管理體系的相關(guān)規(guī)章制度沒有得到具體的完善與落實，醫(yī)院檔案的重要性和緊迫性沒有得到充分的認(rèn)識與重視。

（二）檔案記載內(nèi)容不完整

醫(yī)院中的檔案資料在沒有電腦的時代，都是手寫，由于不是出自同一個部門或是同一個人，所以在進(jìn)行具體的記錄時都具有較大的差異。由于部分人具有較為強(qiáng)烈的個性，在進(jìn)行具體的檔案記錄時不愿按照既定的記錄要求進(jìn)行，只有記錄者才能看懂所記內(nèi)容。

由于醫(yī)院對于檔案管理工作的不夠重視，對于檔案保存也不夠規(guī)范，從而導(dǎo)致部分的醫(yī)院檔案因時代久遠(yuǎn)而受潮、霉變等等問題的出現(xiàn)，以致受損檔案中的內(nèi)容模糊不清，無法完整的呈現(xiàn)。

（三）檔案工作人員素質(zhì)不高

對于醫(yī)院來說，相比起醫(yī)院檔案的管理，更為重要的是臨床業(yè)務(wù)工作的管理，尤其是對醫(yī)學(xué)人才培養(yǎng)，而對于醫(yī)院檔案的認(rèn)知則是沒有那么的重要，隨意找一個人都能做好日常的醫(yī)院檔案管理工作。認(rèn)為檔案管理工作無非就是打掃打掃衛(wèi)生、將存檔的檔案按照既定的順序進(jìn)行存放、將存檔的檔案進(jìn)行清晰地記錄等等工作，完全沒有工作難度可言[2]。因此，大多數(shù)醫(yī)院都是年老體弱、臨床上不能值夜班或是沒有專業(yè)管理技能的人員在擔(dān)任醫(yī)院檔案管理工作，不懂得如何運用科學(xué)高效的管理方法，甚至是連最基本的管理知識都無從所知。從而造就該醫(yī)院的檔案管理團(tuán)隊質(zhì)量層次不齊，工作人員素質(zhì)不高，檔案管理效果不盡人意。

（四）檔案保管條件不規(guī)范

對于檔案保存所需要的必要存檔條件要有：檔案室、文件柜或文件架、文件夾、文件盒、記錄簽等等。但部分醫(yī)院為了能夠省下一些認(rèn)為是不必要的開支，于是就會選擇隨便用一個大箱子或是選擇必要存檔條件中的幾項進(jìn)行購進(jìn)，亦或是進(jìn)行保存檔案的空間不夠開闊和通風(fēng)，沒有合格的存檔條件，基本忽視檔案的“八防”安全管理。

三、醫(yī)院檔案管理的幾點建議

（一）規(guī)范分類存檔

首先，需要醫(yī)院對醫(yī)院檔案規(guī)范分類的重要性和必要性具有明確的認(rèn)識。其次，是對所有已經(jīng)存檔的醫(yī)院檔案進(jìn)行科學(xué)高效的規(guī)范分類存檔管理，做到井然有序。建立一個只屬于醫(yī)院的內(nèi)部檔案管理數(shù)據(jù)平臺，結(jié)合現(xiàn)代化社會的產(chǎn)物——互聯(lián)網(wǎng)的輔助，利用云空間、云計算等等科技手段來進(jìn)行數(shù)據(jù)的保存和統(tǒng)計，將各個不同類型、不同科室、不同病種的資料進(jìn)行分類存放。

采用云空間、云計算來進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理的好處在于打破了傳統(tǒng)檔案管理的空間壁壘，能夠通過關(guān)鍵詞利用大數(shù)據(jù)快速找到所需要的資料，充分的保障了調(diào)取醫(yī)院檔案的效率，同時也充分的實現(xiàn)了將醫(yī)院檔案的價值在最大化的程度上進(jìn)行展現(xiàn)。

（二）熟悉和掌握相關(guān)法規(guī)

不論是企業(yè)還是機(jī)構(gòu)，都需遵循我國所頒布的《檔案法》[3]。但目前的醫(yī)院因檔案管理意識不夠強(qiáng)烈，并未受到相關(guān)法律制度給予的約束感和緊迫感。對此，醫(yī)院應(yīng)該不間斷地進(jìn)行醫(yī)護(hù)人員的法律知識普及和系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，不僅僅是醫(yī)院中的檔案管理人員需要學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，其他的醫(yī)護(hù)人員同樣是需要進(jìn)行法律知識點的學(xué)習(xí)和普及。

除醫(yī)院中檔案管理人員外，醫(yī)護(hù)人員的法律知識點的學(xué)習(xí)和普及內(nèi)容可以是其他的法律內(nèi)容，例如《侵權(quán)責(zé)任法》、《合同法》等等，在特殊的情況下法律能夠讓醫(yī)護(hù)人員更加的理智，也能清楚的了解到我國公民的合法權(quán)益有哪些，又有哪些能夠作為保護(hù)自己合法權(quán)益的武器。

（三）完善既定的檔案管理體系

針對部分醫(yī)院檔案的存放有混亂不清的問題，首先是需要對既定的檔案管理體系進(jìn)行實時的更新和完善。完善檔案管理體系需要從不同方面進(jìn)行入手。人員方面，盡可能的選取具有專業(yè)管理技能的管理人員進(jìn)行醫(yī)院檔案的管理，因為專業(yè)人員有更大的幾率能夠采用科學(xué)高效的檔案保存管理方式方法，助力醫(yī)院檔案管理能夠更加的有序;管理輔助材料方面，要使醫(yī)院檔案的管理顯得更加的井井有條，就一定離不開必要的輔助材料，需要文件夾將已經(jīng)分類和記錄好的檔案歸檔，然后將同一類的檔案歸檔在一個文檔盒或是若干個文檔盒中，編號排序后再放置在文檔架之上擺放整齊。要想充分完善既定的醫(yī)院檔案管理體系，是需要一定的時間和精力去發(fā)現(xiàn)問題并及時解決，涉及到的內(nèi)容必須具體到細(xì)節(jié)之處。

四、結(jié)束語

醫(yī)院檔案關(guān)乎著醫(yī)院的根本，須要得到足夠的重視，要充分的認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理的重要性和緊迫性。因此對檔案管理方面的問題需要根據(jù)實際情況給出相對應(yīng)的解決策略，促使醫(yī)院檔案管理工作朝著高質(zhì)高效的科學(xué)方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 黃繼紅. 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策[J]. 中外企業(yè)家， 2019， 629（03）：123-124.

[2] 顧靖. 探究醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2019， 312（07）：126-126.

[3] 王旭華， 康延江. 試論醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對策[J]. 卷宗， 2019， 009（008）：105.