當代企業人事檔案管理存在的問題及對策思考

陳蕾

一、引言

人事檔案是人才信息的重要載體，一般的人事檔案涉及的當事人絕大多數還在崗位上工作，是記錄和反映職工個人學習、工作和生活經歷有關情況的原始記錄。根據人事檔案記載的內容可以看出一個人的經歷和表現，它準確、真實地呈現了員工德、才、能、績各方面的表現，能反映出他們的工作表現、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經歷的各種重大事件，是全面了解一個人歷史的依據。

因此，人事檔案管理工作的好壞優劣，直接影響著人才選拔、任用，關系到企業水平的提高和層次的提升，制約著企業的人才培養的質量和長遠發展戰略的實施。

二、目前企業人事檔案管理中存在的問題

人事檔案管理具體存在以下幾方面問題：

（一）管理模式還未完全適應企業人事制度改革的需要

近年來，隨著人事制度改革的不斷深入，公開選拔、績效業績考核等新舉措的不斷涌現，人才的競爭擇優和正常流動機制正在逐步形成。雖然人事檔案進行了集中化管理改革，但是一些原本屬于企業的三產單位，經過改制后的員工檔案管理關系還未完全清晰明確，為日常人事檔案管理工作帶來了困擾，需及時跟上這一改革步伐。

（二）人事檔案內容陳舊、部分不真實

人事檔案中普遍存在以下現象：反映政治歷史的材料多，現實工作中業績、能力的材料少;個人填寫的多，組織鑒定考核的少，有些鑒定材料中，多是以“希望”代替“缺點”;個人履歷表中的年齡、參加工作時間、入黨時間、學歷等，存在前后不一致、不尊重事實的情況。這些情況使人事檔案的真實性無法體現，使檔案本身失去了原始記錄的本質屬性和固有的價值，給企業招聘人才或選拔人才帶來了困難。

（三）檔案檢索慢，利用效率較低

目前人事檔案管理工作還只是停留在簡單地用計算機代替手工勞動，局限于紙質檔案的建立和保管層面，《人事檔案管理系統》只限于應用在人事檔案目錄的編輯，并不適合現代化的網絡管理需要。時間都花在了來往路程上，影響了工作進度，需借助現代信息和自動化技術，引進先進的管理理念，提高工作效率，加速現代化管理。

（四）人事檔案管理的服務效能有待強化

人事檔案是人才信息的重要載體，是反映員工綜合素質的最重要依據，為企業組織、人事工作的決策提供了可靠的依據，應該嚴格按照保密制度管理和利用。但在日常利用中，個別生產單位會過分強調保密，人為地給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗。利用一次檔案需要部門領導、組織部、人事部、分管領導等幾個部門蓋章簽字，手續十分繁瑣，大大影響了檔案的利用，也違背了檔案利用“以人為本”的原則，一定程度上造成了在選拔和管理人才上的不公平和不公開的現象。

三、解決存在問題的對策思考

（一）進一步建立健全檔案管理制度

要順應改革的需要，適應企業人事制度的不斷變化，調整人事檔案管理方式，全面完成企業各二級生產單位和專業服務單位人事檔案的全面接收工作，實行員工人事檔案的統一管理。避免過去干部檔案和工人檔案分別編號、分散管理的狀況。只有涉及到企業層面的管理人員檔案，可以按照干部管理權限來進行分別管理。

對現行的檔案查借閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對制度、保管保密制度等進行進一步完善。同時，針對體制改革、人員流動等新情況、新問題，制定一些新的制度。

（二）完善檔案管理內容

人事部門應將當事人在某段工作期間的評價、成果、人才業績、守法記錄和“職業誠信記錄”等內容納入人事檔案材料收集范圍，這樣人事檔案材料就會更加實用。人事部門在撰寫組織鑒定時要根據每個人的實際情況，公正、客觀地反映每個人的個性特點和專業能力，不寫成公式化的評語，比如職稱評定時寫上“同意申報”，年終考核時寫上“同意個人小結”等，鑒定用語要因人而異，改變“千人一面”的傳統模式。人事部門平時還要注重收集反映當事人綜合能力、綜合素質和權威部門認定的業績考核材料、不斷補充新內容，把個人檔案與個人信用聯系起來，使人事檔案真正成為人力資源部門考評、使用和選拔人才的重要參考依據。

（三）加快人事檔案管理的信息化建設

1.建立和完善企業人事檔案管理數據庫系統，實施人事檔案動態管理

利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將人事檔案個人基本資料整理輸入計算機，使人事檔案數據化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行計算機操作。同時，檔案的數據系統建成后，不僅能夠全面反映員工的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以記錄員工工資、職級、學歷、崗位變動等動態信息，一旦員工基本情況發生變化時，可以隨時準確地將最新信息錄入計算機，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性。

2.建立企業人事檔案網絡化管理體系，實施企業人事檔案的分級管理

按管理權限，從企業機關、各二級生產單位、專業服務單位到各生產裝置逐層逐級建立人事檔案局域網，通過局域網之間的相互聯結，實行人事檔案的網絡化管理。建立人事檔案網絡化管理系統，重點要解決好使用權和管理權問題。在使用權上，可以根據不同用戶的情況，通過密碼和身份確認，提供所需的檔案資料。在管理權上，可以實行分級管理制度。要堅持誰管理誰負責，嚴格按管理權限由總經理辦檔案科負責檔案的日常管理和修改維護。

3.建立員工個人電子檔案系統，實施人事檔案自動化管理

為了適應人才內部柔性流動的需求，為便于檔案的查閱流轉，可以將員工人事檔案中能夠公開部分的內容以類似于IC卡的形式，制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負責維護更改，由個人持有，用人單位只能閱讀無法更改。個人電子檔案的建立，可以有效地減少棄檔、“死”檔和無檔現象。同時，還可以減輕檔案工作的工作量，減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞。

（四）增強服務意識，強化服務效能

為企業人力資源管理工作服務，是我們人事檔案工作的根本目的。作為人事檔案管理人員的我們必須增強服務意識，拓寬服務領域，及時根據企業中心工作的需要，主動參與，超前服務，把“死檔案”變成“活檔案”，因此，拓展利用服務渠道，開發人才信息資源，是我們義不容辭的責任。例如，可以每年對辭職離開企業（特別是大學本科以上學歷的青年）的員工相關信息綜合后進行分析，為企業調整人才政策提供參考;也可以分類對企業現有隊伍進行數據分析，直觀地了解員工結構現狀，包括年齡層次、學歷層次、職稱層次、女干部、非黨干部比例等等情況，為企業制定相關人才政策提供依據。

（五）增加人事檔案管理人員配備，不斷提高人員業務素質

企業人事檔案實行集中管理后，應該適度根據人事檔案卷數的增加配備足夠的專職管理人員，有了充足的管理人員，才能有足夠的時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。

其次，人事檔案工作是一項政策性、專業性、技術性很強的工作，因此我們要自覺嚴守工作紀律，不斷提高自身的政治素質、業務素質和職業道德修養，拓寬知識面，不斷提升自身的政策水平和業務技能，充分應用現代化科學技術來推進人事檔案管理工作的科學化和規范化。

綜上所述，隨著企業人事制度改革的不斷深入，企業人事檔案管理工作應從健全管理制度、完善管理內容、強化服務效能、提升檔案管理人員素質等方面入手，繼續推進人事檔案管理一體化，重點做好集中管理單位人事檔案的接收、整合工作，走信息化、現代化的路徑，以檔案網絡化建設為依托，以各種先進技術為手段，最終目的是為了更好地利用人事檔案資源，發揮人事檔案的實際效能，為企業的生產和未來發展提供有卓有成效的服務。

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