創新檔案管理工作舉措提升人事檔案建設水平

段運梅

摘要：隨著事業單位的進步與發展，各項管理制度逐漸完善，人事檔案管理工作愈加重要，筆者認為當前人事檔案管理工作存在內容不豐富、標準不一、信息化水平不高的問題，檔案管理人員應該從實際情況出發，探討如何創新檔案管理工作舉措，提升認識檔案建設水平。

關鍵詞：檔案管理;工作舉措，建設水平

人事檔案在組織人事，人才服務工作中具有重要的地位，人事檔案可以充分反映個人的政治品質、道德品質、思想水平、學習與工作經歷、專業素養、工作作風、社會關系等實際情況，人事檔案在教育培訓、選拔應用、管理與監督工作中具有重要地位。如何全面提升認識檔案建設水平，發揮人事檔案的重要作用，提升人事檔案工作的科學化與規范化，是當前檔案管理工作的重要內容。

一、事業單位檔案管理存在的問題

（一）不重視檔案管理管理工作

當前事業單位負責人對檔案管理工作的重要意義還沒有足夠的認識，給檔案工作的收集、整理保存帶來較大的影響，當前事業單位對于檔案質量缺少必要的監督與審查，檔案工作人員的個人績效與實際工作情況沒有掛鉤，檔案管理工作人員缺少積極性與主動性，檔案工作相關設施不夠完善，檔案工作往往會被粗放處理，檔案丟失的現象也比較嚴重檔案收集過程需要各個部分之間的相互配合，但是各個部門之間沒有起到良好的配合作用，檔案資料收集整理不完善，雜亂無章。

（二）檔案管理硬件設備匱乏

事業單位領導對檔案管理工作缺少足夠的重視，這就導致對檔案建設工作的投入比較少，檔案設施不夠齊全，特別是信息技術迅速發展的形勢下，各個單位加快了檔案信息化建設，檔案信息化建設需要各種設施，需要資金較多，但是很多事業單位對信息化的投資力度不足導致檔案管理工作硬件設備嚴重匱乏，檔案管理工作處于十分落后的狀態，工作效率比較低下，不能滿足單位的發展要求。

（三）檔案管理人員素質有待提升

在信息化時代，檔案管理的內容和形式更加豐富多彩，檔案管理工作對檔案人員的技能和素質提出了更高的水平，不僅需要檔案管理人員需要更加專業的知識，還需要熟練掌握各種計算機技術，當前事業單位管理部門工作人員的年齡結構偏大，學歷不高，知識結構老化，對新事物的接受能力較差，無法滿足檔案工作創新的要求。

（四）檔案管理監管制度不完善

當前事業單位檔案管理工作缺少監督與審查，部分單位雖然建立了檔案監督與審查制度，但是在具體實施的過程中依然執行不到位，個別單位甚至沒有建立檔案管理監督審查制度，由于檔案管理制度的不健全，導致檔案管理人員隨意存放資料，檔案資料混亂，容易丟失，給后期的檔案開放與利用帶來了較大的影響。

（五）檔案基礎信息待完善

傳統檔案多以紙質的形式保存，年代久遠，污損、改動的較多，有手工涂改的現象，出生日期、工作時間、工作經歷、入黨時間、學習經歷、工作經歷、干部身份等問題較多。檔案也缺少統一的標準，事業單位人事檔案缺少統一的標準，容易受到檔案標準不一的影響，檔案質量層次不齊，與精細化管理不適應。人事檔案也缺少信息化水平，當前很多事業單位的人事檔案工作緊緊進行簡單的收集與分類，建檔和管理還采取人工的形式，陳舊的管理方法造成查閱不變，實用性較差，阻礙檔案管理水平的提高。

二、創新人事檔案管理的幾點舉措

（一）保障檔案資料真實有效

首先，嚴格核查資料。對職工的基本信息要嚴格核查，對于歸入的材料要精準合適，要注意檔案內容是否真實，歸檔材料是否齊全，檔案材料之間的關聯是否合理，確認無誤后再歸入檔案，從根本上解決檔案材料的有效性問題;其次，要糾正錯誤，建立責任制度，追究責任，在審核檔案的過程中，若是要發現問題，要及時地改正處理，若是有個人信息重新認定的，及時通知本人及其所在的部分，不許私自涂改，若是存在私自涂改、報送虛假材料的人要追究責任，確保人事檔案資料的真實性與嚴肅性，若是檔案資料信息造假，要組織人事處查驗核實，沒有核對信息的人，要暫停任職與錄用;最后，重視規范。對于查閱、接受、歸檔等工作，都要明確制度，在材料交接的過程中，要做好轉遞工作并且認真登記，沒有經過批準就登記或者職工家屬不明確的情況，不得借閱，材料短缺等情況下不得接轉。

（二）采取多種措施，提升檔案利用效率

首先，加強工作人員的業務學習。要定期組織職工培訓，指派檔案工作人員參加業務知識的學習，熟悉檔案業務，了解檔案管理的本質，提升職工的業務水平。其次，加強信息認定工作，針對問題檔案要實施專題審核，要走訪合適，將審核情況與核實情況一起寫入《人事檔案審核認定表》，詳細記錄職工的基本情況，對于檔案中出現的問題要及時說明，為今后中共發展提供重要依據，保證檔案信息的完整性，為考察干部提供真實材料。

（三）加強檔案信息化建設

加強軟件建設，完善保密工作，軟件建設是事業單位檔案信息化建設的重要載體，要保證檔案管理軟件的性能，讓軟件具備完整性與先進性，單位可以向第三方購買軟件，也可以自行設計軟件平臺，要設置與自身情況相符合的功能，保證軟件的運行速度，檔案軟件建設需要從長遠角度規劃，隨著單位實際情況的發展拓展功能。要注重信息的安全性，要做好檔案信息的防御工作，當軟件系統存在漏洞與不足的時候要及時修正。

（四）提升檔案管理人員的整體素質

科學技術的發展對檔案管理工作有著重要影響，科學技術影響著檔案管理工作的形式與模式，要想實現這個目標，需要強化檔案工作人員的整體素質，從根本上提升工作人員的創新意識，提升管理工作的效率。事業單位要幫助管理人員拓展知識，將管理人員委派到專業團隊中學習與實踐，邀請專業認識進行專題講座，分享自己的成功經驗，提升檔案管理人員對計算機的使用能力，在招聘人員的時候，要選擇有整體實力的專業人才，為檔案管理工作注入新鮮血液，實現檔案管理工作的可持續發展。

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