促進檔案資源有效利用的思考

文/包潔瓊

在信息化時代的背景下，我國檔案管理工作發生了巨大轉變，呈現出檔案資源日漸豐富、檔案信息更加多元化的發展趨勢，而傳統檔案管理的模式、理念、制度、方法等均暴露出越來越多的問題，已經難以適應如今的社會發展需求。在此情形下，對檔案管理工作進行創新改進勢在必行[1]。如何規范化、科學化地管理檔案，加強檔案管理工作是我國各地、各級檔案機構面臨的一大挑戰。

一、加強檔案管理工作的重要性

檔案因社會實踐活動形成，可確保歷史情況記錄的真實性與客觀性，而非隨意捏造。一些寶貴的檔案資源有當事人真實歷史痕跡的親筆手稿，有些檔案資源經過領導人員簽署或批示。規范化、科學化地對其進行管理，可以最大程度地發揮出這些檔案資源的實際價值，提取其中的有效信息[2]。相關檔案人員需要做好檔案編碼、保存、借閱等工作，盡可能地提升檔案資源的利用率。當前，我國檔案事業飛速發展，企業與機關單位的檔案管理部門都在積極進行創新改革，轉變工作理念，將檔案工作的重點由單一保存轉化為開發與利用檔案資源的綜合服務，并借助信息化手段強化檔案管理工作，使檔案服務的功能更加強大。

二、檔案資源利用的內涵

檔案資源中涵蓋著歷史發展和過去的工作情況，對機關或企業而言，關系到相關工作的順利實施。不論任何時期，檔案都能作為關鍵且真實的歷史憑證，是工作中的重要參考資料。檔案資源利用指的是檔案利用者借助工作系統查找和利用檔案信息，滿足利用需求的行為過程，同時也是實現檔案信息資源潛在利用價值的過程。檔案信息資源開發則是指加工、整理檔案信息，發掘其中有價值的信息資源，最大程度為人們所利用，從而提高檔案資源信息利用效率的過程。

三、檔案工作的現狀

（一）管理理念較為落后

部分企業和機關單位不夠重視檔案管理工作，檔案人員認為工作內容僅僅是抄錄、保存檔案，沒有充分認識到檔案資源的實際價值，也沒有明確認識到檔案管理對企業發展與社會進步所起到的作用和對提高經濟效益的重要性[3]。落后的檔案管理理念無法取得理想的檔案管理成果，檔案如果沒有得到妥善管理，可能會出現檔案資源信息泄露、丟失、不完整等現象。由于重視度不足，一些企業和機關單位的檔案管理設備未能及時更換，存在破損、老舊等問題，無法滿足現代化檔案管理的需求，對檔案管理工作的改進與創新形成了阻礙[4]。

（二）管理制度不夠完善

要推動工作標準化發展，就必須建立健全相應制度，檔案管理工作同樣如此。完善的管理制度能夠保障檔案管理工作的標準性、細致性與合理性，最大限度地防止出現紕漏，保障檔案管理的整體水平[5]。當前，我國企業和機關單位的檔案管理工作尚缺乏科學制度保障，主要體現在以下兩部分：一是沒有明確分配檔案管理的具體任務，檔案人員的權責界限模糊，時常出現一人兼顧多項工作的情況。一旦出現問題，檔案人員容易相互推諉，并且可能造成人員冗雜、閑置過多、人力資源浪費等問題；二是沒有明確建立績效考核機制，管理過于表面化、形式化，難以激發工作人員的工作積極性，無法有效發揮出檔案資源的社會價值。

（三）管理方法比較單一

隨著社會的飛速進步，檔案管理方法也應朝著多元化的趨勢前進。但如今，仍有許多企業與機關單位的檔案管理工作存在管理方法過于陳舊、單一、落后的問題，一些檔案人員并未經過專業系統的培訓，其綜合素質不足，沒有充足的理論知識與先進的檔案管理手段。落后的檔案管理方法不僅使檔案管理內容枯燥乏味，還會降低檔案管理的工作效率。同時，一些企業和機關單位還存在現代化設備應用不足的問題，沒有充分借助信息化時代的優勢，不能為檔案管理工作的創新與發展提供動力。

（四）缺乏專業人才

由于一些企業和機關單位不夠重視檔案管理工作，許多檔案管理人員存在管理水平較低、知識儲備不足、信息素養較差等問題，甚至由其他崗位的工作人員兼任，缺少專業素養與責任心。管理人員能力方面的限制使檔案管理工作難以做到與時俱進，對檔案管理的專業化、信息化開展形成了不利影響。一些企業和機關單位沒有構建完善的人才培養規劃，不夠重視檔案人員的培訓工作。

四、加強檔案管理工作的策略

（一）提高重視程度

以往，許多人認為檔案管理工作屬于幕后工作，沒有顯著的工作成績，也沒有給予足夠的重視。新時代的企業與機關單位要想推動經營管理，實現進一步發展，應提高對檔案管理工作的重視程度，充分認識到檔案管理對機構正常運行、企業順利發展、社會平穩進步等方面的積極影響。檔案管理工作是一項系統、艱巨、需要長期堅持的工程，企業和機關單位應將檔案管理納入到重點工作的范疇之中，有效、有序落實各項管理內容，如果發現不足，應及時采取有效措施進行處理。除此之外，企業和機關單位還可以加強檔案管理工作的宣傳力度，通過現代化宣傳的方式，利用微信、微博等平臺向人們宣傳檔案工作的效益與價值，對檔案管理工作進行定期檢查，在工作人員心中樹立檔案管理意識，鼓勵更多人參與檔案管理工作，構建先進的檔案管理新模式。

（二）完善管理體系

面對檔案管理工作中存在的問題，企業和機關單位要積極完善檔案管理體系，結合自身實際情況、遵循國家相關法律法規與政府的政策方針，盡可能建立健全檔案管理的規章制度，使檔案管理工作更為規范化，推動其有序發展。企業和機關單位應發揮管理制度的保障作用，解決管理混亂局面，利用完善的制度來減少管理過程中的風險，消除安全隱患。企業和機關單位還可應用科學合理的績效考核機制與獎懲機制，發揮規章制度激勵和約束的雙重功能，充分激發工作人員的責任心，調動其工作積極性，在保障公正、公平的基礎上，推動檔案管理工作的開展。

（三）落實服務功能

檔案管理工作有著十分重要的服務功能，企業和機關單位要通過合理的方式落實檔案服務，突破傳統服務模式的桎梏，盡可能地減少被動提供檔案服務的情況。相關檔案人員要積極主動地挖掘檔案資源中的價值，提供個性化檔案服務，通過數字檔案館、大數據技術等方式豐富檔案管理工作的服務性內容，拓展檔案服務的途徑。企業落實檔案服務功能能夠增強自身綜合實力，增強自身市場競爭力，有利于促進企業的可持續發展。機關單位落實檔案服務功能可加快精神文明建設的步伐，推動地方經濟建設水平。

（四）注重人才培養

檔案人員是檔案管理工作的實施者、執行者，其專業能力與職業素養直接關系到檔案管理工作的質量與效率。因此，企業和機關單位應重視檔案人員的培訓工作，培養其專業能力與計算機操作能力。檔案管理涉及多方面的內容，檔案人員應積極學習，提高自身專業水平與信息素養，并且要提高自身的安全意識與能力，認識到檔案安全保護工作的重要性，有效保障檔案的安全性與可靠性。

五、促進檔案資源有效利用的關鍵環節

檔案信息開發利用的方法主要包括檔案借閱、檔案公布、檔案編研等。其中，檔案借閱涵蓋檔案外借、檔案閱覽、檔案咨詢等內容；檔案公布包括網站發布、媒體公布等方面；檔案編研是指檔案工作人員根據一定主題，選取具有實用價值及研究價值的檔案信息，對其進行研究與編輯加工，并將其轉變為更適合用戶使用的形式。在檔案資源利用的過程中，檔案人員應堅持需求向導、資源整合、統籌協調等原則，積極加快檔案信息資源開發。作為檔案工作人員，應及時了解掌握企業和機關單位對檔案的利用需求，借助各類渠道向特定利用群體傳遞信息，收集反饋信息，對改進開發利用的內容、方向進行調整，從而提升檔案資源的利用效率。在利用檔案時應合理應用信息技術，加強檔案工作的信息化水平，特別在檔案信息檢索效率與查詢效率方面。企業和機關單位應加強檔案工作的信息化建設，爭取早日實現檔案數字化，推動檔案資源的利用。在應用信息技術時，企業和機關單位要重視設備的引進與更新，還要堅持更新計算機系統與程序，做好計算機硬件的維護工作，有效延長設備的使用時間。同時檔案部門要重視對外溝通交流，積極推動檔案資源的利用和共享。

六、結語

檔案資源是社會的寶貴財富，豐富的檔案信息可以作為重要的參考依據，幫助解決許多問題。當前，我國的檔案管理還存在一些問題需要加以改進，企業和機關單位要認識到檔案資源的重要性，通過提高重視程度、完善管理體系、落實服務功能、應用信息技術、注重人才培養等方式加強檔案管理工作，充分發揮出檔案資源的作用。信息化時代為檔案工作帶來了挑戰，同時也帶來了發展機遇，企業和機關單位要積極、充分地利用信息技術的優勢改進檔案管理工作，創新檔案管理模式，優化檔案管理方法，推動檔案資源的有效開展與合理應用。