信息化背景下企業檔案管理人員轉型發展工作的思考

文/莊憶雯

檔案作為原生信息載體，在信息化背景下可利用現代技術實現高效管理，進而促進企業發展。要使信息技術更好地發揮作用，就必須加大科技運用的力度，為企業提供信息化人才。但是，從現實情況來看，由于各方面因素影響，我國現階段大多數企業都不重視檔案管理人員的信息管理水平，因此必須采取有效措施改變這一觀念。

一、企業開展信息化檔案管理是現實要求

企業中的檔案管理工作，要想為檔案管理工作的全面更新、檔案管理資源的高效利用提供可靠技術支撐，必須要積極推進檔案管理的信息化建設。在信息化背景下，要利用現代技術開展檔案管理，就必須采取一定的措施增強工作人員之間的凝聚力和向心力，實現檔案工作的革新與發展。傳統紙質檔案的存儲、管理等工作大多數是借助人工完成，但人工作業過程中極易出現各種失誤現象，最終導致檔案管理中存在缺漏等問題，進而引發企業檔案管理工作中的大量問題。隨著信息化技術的發展與引進，檔案工作人員應做好自身定位，明確檔案工作的實施需求，高度重視檔案管理的信息化建設，大多數是向企業決策者提供精準的信息保障，助力企業穩健發展。

二、信息化技術的優化作用

（一）實現工作的減負增效

在傳統的企業檔案管理中，檔案形式多數都是紙質版，且開展檔案管理時的工作模式通常為人工管理。因紙質材料對存儲條件具有嚴苛的要求，環境中的溫度、濕度等各種因素都極易影響檔案質量，比如出現發霉變質、損毀等不良現象，影響企業檔案管理工作整體水平的同時，也不利于企業檔案資料的高效利用。借助信息化檔案管理模式，能將易變質、損壞的檔案以電子數據的形式存儲，從而真正實現檔案永久保存的目的。此外，利用電腦對各類企業的文件進行存儲，可減少對環境的多種影響，同時也可以節省大量的人力資源。

（二）推動檔案管理高效化

紙質版的檔案管理往往會面臨較為繁瑣、復雜的工作流程，且涉及的部門、程序較多，通常都需要大量工作人員進行協同配合，才能保障檔案管理工作的順利開展、持續推進。值得注意的是，此種管理模式下的檔案管理極有可能出現信息協調性不足、管理精細度不夠等現象，影響企業檔案管理工作的順利推進。借助信息化檔案管理模式，能建立協同配合、精準、翔實的檔案控制系統，以信息化技術支撐為出發點，既能有效地降低工作人員的工作量，也能實現檔案資源的高效化、精細化管理目標，還能為企業檔案管理工作的現代化發展、檔案資源的高效利用提供有利平臺。

（三）助力檔案管理持續發展

在新時代背景下，各種先進技術的涌現和各種現代化管理理念的提出為各企業內部管理工作和管理模式的優化指明了方向。從近年來企業檔案管理工作發展的實際情況來看，我國檔案管理工作逐漸呈現出螺旋式上升的趨勢。要保障檔案管理工作能與時俱進，必然結合當下信息技術的發展與建設，進行管理方式的革新與升級，消除傳統檔案管理中的弊端。同時，企業相關管理人員應意識到當前檔案工作的局限性和滯后性，在此基礎上圍繞制度性、針對性、方向性的檔案管理工作進行不斷創新。企業也應高度重視懂專業、技術水平較高的復合型檔案管理人才的引進，在為檔案管理工作注入新鮮血液的同時，還要以堅實、強大的人力基礎助推傳統檔案管理機制的優化、改革，為檔案管理持續發展提供助力。

三、檔案管理人員適應信息化技術發展存在的短板

（一）人員隊伍結構不合理

高校檔案管理工作人員的結構不合理，主要體現在兩個方面：一方面是其知識水平結構不合理。在許多企業中，檔案管理工作人員只了解檔案管理相關方面的知識，對信息技術的掌握程度較低，加上企業缺少復合型人才，無法兼顧檔案管理工作與信息技術；另一方面是年齡結構不合理。部分企業與部門對檔案管理工作的重視程度不足，導致從事檔案管理工作的人員年齡體系單一，沒有形成合適的年齡比例，年齡大的人員對信息技術的接受能力相對較差，導致信息技術無法應用在檔案管理工作中。

（二）管理人員信息化技術不足

要想進一步提高檔案管理工作的整體質量與效果，在檔案管理工作上應更加重視運用信息化技術，并不斷推廣[1]。要想有效發揮信息化技術在檔案管理工作的實際效果，就必須保證檔案管理工作人員能更好地利用信息技術。但從當前實際情況來看，我國大部分檔案管理工作人員的職稱水平并不高，檔案管理工作與實際需求并不相符，對檔案管理工作的實際效果產生嚴重的負面影響。

（三）管理理念較落后

隨著我國社會不斷發展，信息技術在檔案管理工作中獲得了廣泛應用，在實際發展過程中獲得了非常好的效果。然而，我國許多檔案管理工作人員的思想觀念仍較為傳統，無法有效跟上信息技術發展的步伐，利用陳舊的思想開展檔案管理工作，導致信息技術不能發揮出實際效果。究其原因，在于許多檔案工作人員觀念相對滯后，給檔案工作帶來很大的消極影響，信息化建設水平無法得到有效提高。

四、企業檔案管理人員存在問題的原因分析

（一）企業管理層的認知程度偏低

現階段企業管理者對檔案管理工作的認識并不是非常深刻，甚至他們對自己的工作也不熟悉。在這種情況下，就會導致檔案管理工作在企業中的受關注度不夠，相關工作人員的素質水平也很難得到提高。值得注意的是，眾多企業的領導干部對檔案管理的制度和方式認識不完整，造成基層工作人員在工作中經常敷衍了事、玩忽懈怠，導致企業在檔案管理中經常出現細節問題，一部分隱患在長時間不處理、不問責的情況下轉化為重大失誤。

（二）信息化技術引進較弱

眾多企業的檔案管理工作仍舊依靠人工操作，檔案記錄的主要載體還是紙質版本，在記錄、統籌、查找等方面既不能方便工作人員管理，又不利于后續查閱使用。各地區企業的基礎建設、資金存儲不同，在建設信息化檔案管理機制中的推廣速度和效果差異明顯。與此同時，一部分檔案管理工作人員專業能力較弱、信息化素養較低，且對檔案管理的重視程度不足，責任心不強，難以提升檔案工作水平，檔案管理信息化開展難度較大。

（三）檔案管理人員團隊素質偏低

企業對檔案管理人員的招聘與培訓缺少完善的機制，造成了我國企業檔案管理人員整體素質偏低[2]。另外，在各項工作中并沒有制定完善的措施，基本上都是由企業中年齡較大的員工擔任相關工作，年齡結構不合理。由于大多數工作人員的年齡較大，對新技術的接受和學習能力較弱，因此他們的信息技術知識掌握程度較低，總體素質達不到相應的工作要求。

五、信息化背景下企業檔案管理人員培養策略

（一）轉換檔案管理觀念

從信息化角度來講，要想提高檔案管理工作人員的素質，就必須轉變其觀念，促使其對檔案管理工作形成更高的認識。在這一過程中，需要從以下幾個方面出發：首先，提高管理層對檔案管理的認識。檔案管理工作雖然不能直接體現出實際價值，但對企業其他工作卻具有非常積極的意義，所以企業管理一定要提高對這一工作的重視程度，確保員工利益，進而使其擁有更強的工作素養。其次，提高檔案管理人員對自身工作的認識。通過提高工作人員的認識程度和思想，不斷提高檔案管理工作的實際效果。

（二）完善人才培訓制度

在信息化背景下，保證檔案管理人才的建設自身需要建立更加完善的人才培訓制度。從招聘工作開始，就要通過各項積極措施發揮出更好的效果。首先，制定招聘制度。招聘是人才培養的第一環節。企業應充分認識需要，以便找到更好的人才。其次，提高檔案管理工作人員的培訓效果。加強培訓對員工來講具有非常積極的意義，不僅要培訓檔案管理方面的專業知識，還需要提高其信息技術的掌握水平，使其在工作中更好地利用相關技術提高整體管理效果。再次，企業要建立監督制度，保證考核工作的實際效果，將各項工作落到實處，避免相關工作流于表面。最后，建立完善的激勵機制。在激勵工作中實現以人為本，讓員工能夠發揮出自身的全部價值，并使其獲得相應的薪酬獎勵，讓工作人員在實際開展檔案管理過程中發揮更大的積極性。

（三）提升管理人員素養

公司要定期組織員工參加各種比賽，不斷提高工作人員的技術水平。幫助工作人員擺脫傳統思想，使其認識到自身工作的實際作用，并幫助員工不斷提高責任意識。隨著科學技術的不斷進步和社會的不斷發展，在開展經營與生產的過程中，各項活動會越來越復雜，檔案管理人員需要滿足實際需求，不斷提升自身素質，才能為企業和社會的發展提供更好的服務。

綜上所述，任何行業在發展過程中只有不斷提升自身素質，才能借助創新獲得更好的效果。對檔案管理工作來講，同樣需要不斷創新，使檔案管理工作更好地為企業與社會提供幫助。在社會建設的基礎上，檔案管理工作人員需要不斷更新自身的知識觀念，建立正確的工作方式，學習信息化技術，保證檔案管理工作為企業的發展提供更大的幫助。