對民辦高校固定資產信息化管理的探討

何梅

（浙江師范大學附屬東陽花園外國語學校，浙江 金華 322121）

近幾年，隨著民辦高校教學規模不斷擴大，固定資產數量隨之增加，并且學校在固定資產使用和管理上將會暴露一些問題，需要學校管理人員高度重視，以保證學校固定資產的合理應用，朝著現代化趨勢發展。在信息時代下，信息網絡平臺的出現，給民辦高校固定資產管理工作開展提供支持，通過調查得知，大部分學校已經把信息技術運用在固定資產管理中，有效提高資產管理水平。但是有的學校在固定資產信息化系統建設上，缺少全面性，沒有將信息化管理價值全面發揮，影響固定資產管理效果。

一、民辦高校加強固定資產信息化管理的意義

對于民辦高校來說，高校學科多樣化及生源地增加，使得學校教學設備投放力度加大，固定資產數量快速增長，特別是以醫學為重點的民辦高校，在專業器材和設備資金投放上相對較高，學校固定資產數量龐大且分布在各個位置，這給學校固定資產管理工作開展增添難度。而把信息技術運用在固定資產管理中，實現固定資產信息化管理，可以促進學校內部數據資源的傳遞和共享，減少固定資產核算工作量，并且也促進數據高效傳遞，可以給學校管理人員提供真實、精準的信息。便于學校制定科學的管理決策，提高民辦高校固定資產管理水平[1]。

二、民辦高校固定資產信息化管理存在的問題

（一）資產賬實不符

首先，因為民辦高校現有的資產管理體系不完善，學校資產管理系統不科學，資產使用方式不合理，使得固定資產管理比較混亂。其次，合并和搬遷過程中，沒有及時對固定資產數量核查，排查不徹底。在合并部分資產時，只是簡單財務核算。再次，在交接中，管理人員沒能第一時間對固定資產排查和處理，使得會計記錄信息與實際不符，固定資產信息沒有得到有效傳遞。在管理人員變動時，無法將資產增減問題全面處理。最后，在資產轉移、報廢處理等方面，管理人員缺少統一的管理要求和標準[2]。由于使用資產的部門沒能第一時間將資產使用情況反饋給資產管理部門，因此出現和固定資產管理記錄不符的狀況。

（二）固定資產管理系統落后

隨著民辦高校辦學規模不斷擴大，資產規模增多，資產構成更為復雜，管理難度加大。近幾年，學校實施后勤、人事等改革工作后，前期階段固定資產管理模式將無法滿足數字化校園發展要求。例如，信息需求比較被動，因為受到局限因素影響，現有的信息化系統由財務資產管理部門使用，歸口管理部門只是負責資產管理查詢，無法操作；缺少全生命周期管理理念，現有的資產管理平臺功能不齊全，無法和資產采購、資產審批、資產招標、資產入庫、資產調配、資產清查等資產全生命周期系統相迎合，嚴重影響資產管理效率和質量；固定資產系統和其他系統之間面臨“信息孤島”問題，學校應用的師生管理系統、財務管理系統、資產管理系統等都是獨立開發和運行，這些系統之間沒有實現信息交流和共享；固定資產跟蹤管理模塊缺失，固定資產在采購后應用頻率低，大量閑置，存在故障問題的設備沒能及時檢修維護，放置多年后報廢處理，不滿足固定資產充分應用的要求。

（三）管理體系不完善

當前，民辦高校在開展固定資產管理工作時，通常按照傳統的管理要求和體系進行，導致固定資產管理效率低，管理效果不理想。部分學校安排財務部門負責對教學設備進行管理，采購部門主要負責教學設備采購工作[3]。但是隨著時代發展，長時間如此，容易在設備使用上存在問題，如果固定資產使用和管理比較模糊，在管理部門中無法對每種資產歸屬哪個部門有充分了解，部分情況下，在出現問題時各部門相互推卸責任，造成固定資產使用和管理混亂，影響最終工作效果。從目前情況來說，雖然大部分民辦高校已經意識到固定資產管理的必要性，并且也開展了固定資產管理工作，但是在管理體系上依然以傳統為主，沒有結合信息化時代發展要求，對現有管理體系進行改革創新，使得學校固定資產管理存在滯后問題。即使部分學校制定了固定資產管理體系，但是沒有將其落實到位，相關部門依然按照主觀意識和工作經驗進行，使得固定資產管理體系流于形式化，無法發揮應有價值。

三、加強民辦高校固定資產信息化管理的相關建議

（一）科學建設固定資產信息平臺

民辦高校在建立固定資產信息化管理系統過程中，不僅要滿足學校經營發展要求，也應結合時代發展，根據國家相關部門發布的政策要求，對固定資產信息化管理平臺優化處理，例如，新會計準則的發布，給固定資產計提折舊提出新的要求，因此學校在年度財務報表中資產報表內，增加資產折舊信息。要想滿足該要求，應把資產折舊功能融入固定資產信息化管理系統中，保證各項信息有效傳遞，綜合思考固定資產數量變化，對固定資產信息化管理平臺功能進行更新完善。只有這樣，才能保證民辦高校固定資產信息化管理目標順利完成[4]。

（二）加強固定資產全過程信息化管理

首先，做好固定資產進入信息化管理工作。在民辦高校固定資產進入信息化管理過程中，應對固定資產管理進行具體評估和調查，分析和增加固定資產可行性報表相關的工作內容，提出審核意見，保證固定資產進入信息化管理的可行性和專業性。在實際中，學校應科學使用信息化技術，讓民辦高校固定資產信息更加完整和具體。其次，加強固定資產使用信息化管理。在固定資產使用管理過程中，應科學構建信息化管理系統，在信息化管理平臺中如實記錄固定資產使用和管理狀況，在資產發生變化的情況下，應該第一時間把變化的數據輸入其中，在信息化平臺的作用下統一處理。對于信息化平臺建設，應綜合思考平臺的安全性和穩定性，對于平臺使用者，應科學設置使用權限，做好不兼容崗位充分分離，極大限度地保證信息安全，防止發生信息丟失或者泄露的狀況。在信息化管理平臺建設中，應保證平臺的公開性，部分賬戶信息在必要的情況下，應結合管理平臺信息要求定期對外公布，通過公開化管理，可以規范相關人員工作行為，在某種程度上強化學校所有人員對固定資產的認識與理解，提高所有人員固定資產管理意識。最后，加強固定資產退出信息化管理。在固定資產退出過程中，應對資產使用情況調查評估，需要對固定資產使用情況有所了解，如資產數量變化、資產質量問題、資產凈值等[5]。并且將資產退出原因進行標注，利用信息傳遞功能，保證每層信息都經過全面認證，在獲得相關部門審批通過以后，才能將固定資產退出工作落實到位。并且，在固定資產退出過程中，應對固定資產信息如實更新，確定剩余固定資產數額。在完成此項工作后，才能實現固定資產信息化管理，把信息技術順利的運用在固定資產管理各個環節中，保證民辦高校固定資產使用安全，發揮其使用價值。

（三）完善管理組織機構體系

民辦高校應加強固定資產組織系統建設，在第三方監督管理下，完善協同管理體系[6]。明確各個部門在固定資產管理中的職責和權限，把管理責任下發到具體人員身上，各司其職。在民辦高校經營發展中，需要成立專業的財務部門和資產使用管理部門，例如成立資產管理辦公室，或者在后勤部門中設有固定資產管理科室，以協同資產管理部門做好資產使用和維護管理工作，監督資產增值和減值情況，保證資產使用安全。財務部門應對固定資產進行核算和管理。資產使用部門應對資產使用環節中資產維修情況進行記錄，將資產管理工作分配到具體人員身上，管理人員應了解固定資產所在位置，保證資產安全。除此之外，在固定資產管理過程中，應規范工作標準和要求，將固定資產管理工作落實到位，真正實現責任科學分配，合理規劃。

（四）建立一站式管理服務平臺

在建立固定資產信息化平臺以后，應對信息化管理平臺功能進行優化完善，通過采取數字化校園網絡實現與財務系統、資產管理系統和教務系統的連接，保證各個系統之間數據可以有效傳動。這樣可以把管理職責分配給具體人員，即便該人員離職或者工作變動，也可以獲得系統提示的信息，把離職人員名下資產及時歸還給學校，避免學校資產流失。通過這種方式，可以幫助民辦高校減少固定資產使用與管理問題出現，防止在資產錄入和管理中出現各種錯誤，有效提高學校資產管理水平，保證學校自身效益。

四、結束語

總而言之，民辦高校在開展固定資產管理工作時，把信息化管理技術應用其中，不僅滿足時代發展要求，也能讓學校固定資產更加規范和專業，有效提高學校固定資產管理水平。固定資產作為維護學校正常運營的重要資產，對學校建設和發展有著直接影響。在信息化背景下，信息化管理方式是社會發展給資產管理提出的新要求，更是學校現代化建設的展現，因此在當前背景下，加強民辦高校固定資產信息化管理平臺建設，對促進學校改革發展有著現實性意義。