工程檔案管理存在的挑戰(zhàn)和對策

邵晨紅

郟縣水利局 河南平頂山 467100

1 工程檔案管理中現(xiàn)存的問題分析

（1）檔案管理人員管理意識薄弱。在水利工程從開始規(guī)劃、設(shè)計到施工，再到最終的竣工驗(yàn)收，這個過程中要產(chǎn)生大量的檔案資料。而檔案管理人員在這個過程中并沒有及時對檔案資料進(jìn)行整理分類歸檔，主要是根據(jù)工程的進(jìn)展情況準(zhǔn)備當(dāng)前需要的資料，而這種情況容易導(dǎo)致工程資料出現(xiàn)丟失、遺漏，由于資料的缺失對很多信息無處查詢，無法做到對問題的有效追溯。還有在使用檔案資料時，并沒有做好詳細(xì)記錄也沒有相關(guān)的管理制度，導(dǎo)致工程資料在使用中出現(xiàn)丟失以及缺損的情況，這樣就無法確保檔案的完整性[1]。另外，工程竣工交付后，管理人員往往以為這個工程已經(jīng)徹底結(jié)束了，從而忽視對其工程資料的整理歸檔，最終導(dǎo)致工程資料的不健全。給后期的資料查詢以及工程維護(hù)帶來了很多困擾。

（2）工程檔案管理制度不完善以及落實(shí)不到位。我國的水利工程建設(shè)雖然發(fā)展迅速，但是由于不同企業(yè)之間的水平以及管理制度的差異，很多規(guī)模比較小的施工企業(yè)的在檔案管理中還是存在非常多的問題。這些小的施工企業(yè)往往更加重視企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，而忽視了對制度的建立和健全，沒有制定完善的檔案管理制度，檔案資料管理過程中隨意性很大，資料管理人員流動性大，同時沒有完善的借閱或者使用的制度和流程，往往在這個過程中容易造成資料的丟失。而且隨著工程規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案資料的種類也越來越多，如果沒有系統(tǒng)的檔案管理制度做保障，很難使工程檔案資料管理工作真正落到實(shí)處。

（3）工程檔案資料缺乏真實(shí)性和有效性。由于施工單位工作人員流動性大，管理制度不夠健全，檔案監(jiān)管不到位，相應(yīng)責(zé)任不落實(shí)，文件形成、流轉(zhuǎn)、整理、歸檔等環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范化、制度化管理，導(dǎo)致歸檔文件類型格式不統(tǒng)一、簽署不全、原始數(shù)據(jù)的采集與記錄難以滿足后續(xù)利用等問題，工程檔案資料不能夠及時反映施工真實(shí)情況，檔案資料與真實(shí)情況脫節(jié)[2]。另外還有一種現(xiàn)象也非常普遍，那就是在工程進(jìn)展過程中大多數(shù)的資料都需要相關(guān)的負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)或者審批，但是在實(shí)際的工程中往往由于負(fù)責(zé)人不在或者企業(yè)為了方便起見隨意找人代簽，而這種情況會降低工程檔案資料的真實(shí)性和合法性。

2 優(yōu)化工程檔案管理的對策分析

2.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作有序性開展

首先，在合同簽訂環(huán)節(jié)，建設(shè)單位與施工單位必須要保證合同內(nèi)容中檔案資料交付相關(guān)條例，對檔案交付的時間、責(zé)任人等進(jìn)行明確規(guī)定，業(yè)主單位要求施工方必須要嚴(yán)格遵循合同內(nèi)容。其次，建立由現(xiàn)場管理機(jī)構(gòu)為主導(dǎo)的和由參建各方組成的工程項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)，并在業(yè)主單位后方檔案部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，歸口管理和實(shí)施統(tǒng)一的檔案管理制度及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。最后，在工程項(xiàng)目完工以后，項(xiàng)目責(zé)任人要依據(jù)合同規(guī)定和當(dāng)?shù)匾?guī)范要求，對各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行整理、分類和歸檔，并在約定時間內(nèi)提交給相關(guān)部門。此外，企業(yè)還要健全檔案管理自渡，從檔案收集、組卷、分類、整理、管理、歸檔、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)入手，完善管理制度與行為規(guī)范，并落實(shí)崗位責(zé)任制，提升檔案管理工作的法制化和嚴(yán)肅性。

2.2 完善檔案管理保障機(jī)制

要加強(qiáng)檔案管理安全場所建設(shè)，并提供相應(yīng)的硬件設(shè)備，避免檔案管理風(fēng)險。具體來說，紙質(zhì)檔案管理場所選擇要注意避開地勢位置過高或過低的地方，選擇溫度與濕度適宜的場所；而電子檔案管理則需要投入充足的資金和人力，定期做好系統(tǒng)設(shè)備維護(hù)工作，尤其要注意系統(tǒng)安全防護(hù)，減少信息盜取或信息篡改等風(fēng)險。業(yè)主單位應(yīng)提供專門的、相對獨(dú)立的辦公場所，安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助做好檔案數(shù)字化過程中的提檔、登記、拆卷、頁面修整、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、驗(yàn)收等，尤其是要做好數(shù)字化過程中檔案出入庫房管理，防止檔案丟失、信息泄露等。主要負(fù)責(zé)其合同項(xiàng)目業(yè)務(wù)范圍內(nèi)形成的各種載體的項(xiàng)目文件收集、整理，并經(jīng)現(xiàn)場管理機(jī)構(gòu)主管部門審核確認(rèn)后，向現(xiàn)場管理機(jī)構(gòu)檔案部門移交歸檔。參加項(xiàng)目檔案各階段驗(yàn)收和專項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收以及正式驗(yàn)收工作，提交項(xiàng)目檔案自檢報告。此外，企業(yè)也可以建設(shè)庫房管理體系，利用信息技術(shù)功能實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)的盤查，及時發(fā)現(xiàn)受損文檔，并做好更替、維護(hù)及備份工作，為檔案資料管理提供基礎(chǔ)設(shè)施保障[3]。

2.3 確保檔案完整性與歸檔及時性

要想強(qiáng)化對工程檔案全過程的監(jiān)管，并提升歸檔及時性，企業(yè)可以從項(xiàng)目驗(yàn)收、工程督查、檔案入庫這三個環(huán)節(jié)開展管理活動。具體來說，首先，企業(yè)需要將工程項(xiàng)目驗(yàn)收階段作為檔案管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，在每一次階段性驗(yàn)收環(huán)節(jié)都要充分把握機(jī)會，對檔案內(nèi)容進(jìn)行重復(fù)檢閱，做好查缺補(bǔ)漏工作，為工程檔案轉(zhuǎn)向驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。其次，工程監(jiān)督檢查也是檔案資料監(jiān)管的重要契機(jī)，在這一環(huán)節(jié)，檔案管理人員也可以及時核對數(shù)據(jù)，有針對性地補(bǔ)充資料內(nèi)容，確保檔案信息的完整性。最后，在檔案歸檔之前，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員切實(shí)履行資料審核智能，強(qiáng)化對資料質(zhì)量的審計與監(jiān)督，并嚴(yán)格按照《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》及時做好檔案歸檔。對于歸檔不及時、歸檔程序不規(guī)范的部門和個人，依據(jù)制度追究相關(guān)責(zé)任，有效提升檔案歸檔的及時性和準(zhǔn)確率[4]。

3 結(jié)語

伴隨著信息技術(shù)發(fā)展，傳統(tǒng)的工程檔案管理模式正面臨著技術(shù)變革。而工程建設(shè)具備時間跨度大、項(xiàng)目文件數(shù)量多等基本特征，通過信息技術(shù)的利用對工程檔案數(shù)據(jù)采集、文件整理、檔案歸檔以及質(zhì)量評價等內(nèi)容進(jìn)行改革，更好地適應(yīng)新時代發(fā)展要求，也能夠提升工程檔案管理水平。