全面預(yù)算管理的信息化應(yīng)用及問題

陳宇虹

（廣州市商貿(mào)發(fā)展服務(wù)中心，廣東 廣州 510170）

全面預(yù)算管理的顯著特征是全員參與，上到單位領(lǐng)導(dǎo)，下到普通職員，全部參與到預(yù)算管理全過程中，使全員了解到了單位的戰(zhàn)略意圖。信息技術(shù)為全面預(yù)算管理帶來了改革與創(chuàng)新，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)與共享平臺的應(yīng)用，實現(xiàn)了預(yù)算數(shù)據(jù)的智能采集與傳遞，促進財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門以及領(lǐng)導(dǎo)層之間的溝通交流，讓使全面預(yù)算管理工作過程更加清晰、高效。全面預(yù)算管理信息化的應(yīng)用大大改善了單位的內(nèi)控水平，擴大了行業(yè)影響力，有利于單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

一、全面預(yù)算管理的信息化概述

全面預(yù)算管理是內(nèi)部控制的重要手段之一，財務(wù)管理部門為主要執(zhí)行部門，單位全員參與在內(nèi)，對單位未來發(fā)展進行規(guī)劃、監(jiān)控、預(yù)算編制、資源配置等實行全過程管理[1]。全面預(yù)算管理涉及的內(nèi)容廣泛、數(shù)據(jù)文件多、工作強度大，傳統(tǒng)的預(yù)算管理模式處理數(shù)據(jù)速度慢、數(shù)據(jù)誤差率高，無法為單位提供決策依據(jù)。全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)摒棄以往書面文件的預(yù)算流程，通過系統(tǒng)內(nèi)置表內(nèi)、表間運算公式、校驗公式等，能夠快速收集傳輸數(shù)據(jù)、完成表格校對、解決表格版本混亂等問題，在信息化預(yù)算管理系統(tǒng)中審核預(yù)算內(nèi)容，讓預(yù)算管理工作更加智能與簡便。通過計算機技術(shù)、信息系統(tǒng)等手段簡化預(yù)算編制流程，增強預(yù)算執(zhí)行控制能力與預(yù)算分析職能，實現(xiàn)各預(yù)算單位的現(xiàn)代化管理。做好事前準(zhǔn)備與預(yù)測工作，及時規(guī)避在發(fā)展中遇到的決策風(fēng)險，用精準(zhǔn)的預(yù)算數(shù)據(jù)為領(lǐng)導(dǎo)制定戰(zhàn)略計劃提供依據(jù)。信息化技術(shù)在全面預(yù)算管理中具有傳統(tǒng)手段無可替代的價值，促進了單位預(yù)算管理信息內(nèi)部共享，提高了各單位的預(yù)算管理水平。全面預(yù)算管理信息化應(yīng)用可以獲取實時數(shù)據(jù)，實現(xiàn)事前預(yù)算控制，為領(lǐng)導(dǎo)人進行決策提供數(shù)據(jù)支撐。

二、全面預(yù)算管理的信息化應(yīng)用問題

目前，信息技術(shù)在全社會的普及程度越來越高，但在預(yù)算管理中仍然有單位使用傳統(tǒng)的人力預(yù)算管理的方式，如果單位規(guī)模不斷擴大，業(yè)務(wù)量越來越多，繼續(xù)沿用原有的預(yù)算管理模式，處理預(yù)算數(shù)據(jù)時間長、準(zhǔn)確率低，甚至給機構(gòu)運營帶來一些溝通問題。以下是全面預(yù)算管理信息化運用過程中比較突出的幾個問題。

（一）信息化應(yīng)用存在局限性

全面預(yù)算管理工作與市場、政策、經(jīng)濟、文化等因素息息相關(guān)，預(yù)算數(shù)據(jù)在生成過程中需要經(jīng)過調(diào)研、分析和判斷等環(huán)節(jié)。信息化技術(shù)在全面預(yù)算管理中具有一定的局限性，在部分環(huán)節(jié)中應(yīng)用效果不明顯，如需要預(yù)算管理人員調(diào)研市場后，根據(jù)市場環(huán)境進行的預(yù)算編制的內(nèi)容環(huán)節(jié)，由于市場環(huán)境復(fù)雜多變，會受到諸多因素影響，此時，信息技術(shù)無法替代人的預(yù)算管理經(jīng)驗。

（二）構(gòu)建信息化預(yù)算管理平臺成本高

一些單位在全面預(yù)算管理中為提高工作效率，構(gòu)建了各種信息化預(yù)算管理平臺，如預(yù)算管理系統(tǒng)、網(wǎng)上支付報銷系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等等，全面控制預(yù)算下達(dá)、執(zhí)行、分析、統(tǒng)計等過程，最終實現(xiàn)預(yù)算管理信息化的目標(biāo)[2]。但是，信息化預(yù)算管理平臺的構(gòu)建成本較高，一個健全、穩(wěn)定的系統(tǒng)需要多種功能模塊的整合，越是功能完善的信息化平臺，其構(gòu)建成本越高。有些中小機構(gòu)為節(jié)約成本，選擇多品牌的專業(yè)化系統(tǒng)，多系統(tǒng)配合完成預(yù)算管理工作，這種作業(yè)模式容易影響信息傳遞的準(zhǔn)確性。專門的信息化預(yù)算管理系統(tǒng)解決了不同系統(tǒng)間出現(xiàn)的數(shù)據(jù)端口問題，但是成本較高。

（三）信息化全面預(yù)算管理制度不健全

健全、可行性高的規(guī)章制度是信息化預(yù)算管理工作開展的依據(jù)，而在實際工作中，某些單位過于依賴信息技術(shù)，忽略了制度的建立，導(dǎo)致一些單位的信息化預(yù)算管理平臺存在信息不適用和數(shù)據(jù)邏輯不合理等問題。在全面預(yù)算管理信息化應(yīng)用過程中沒有注重信息技術(shù)與制度規(guī)范的融合，沒有規(guī)范、科學(xué)的預(yù)算管理制度，及時運用更加先進的預(yù)算管理技術(shù)，也達(dá)不到預(yù)期的全面預(yù)算管理目標(biāo)。信息化預(yù)算管理平臺應(yīng)面向全體員工，上到高級管理層，下到普通職員，實行預(yù)算管理流程的全程化和全額管理，而在實際應(yīng)用中普通職員參與的內(nèi)容較少，信息化預(yù)算管理平臺主要被財務(wù)部門使用，業(yè)務(wù)部門參與度較低[3]。還有些單位缺乏健全的激勵體系，沒有制定與預(yù)算執(zhí)行結(jié)果相關(guān)的獎懲制度和考核體系，員工的積極性低，管理層與普通員工的線上交流少，無法發(fā)揮信息化預(yù)算管理平臺的價值。

（四）缺乏信息化的分析考核體系

很多單位雖然意識到信息化預(yù)算管理系統(tǒng)的重要性，但是在實際應(yīng)用中由于預(yù)算管理信息系統(tǒng)不統(tǒng)一，仍然存在信息孤島現(xiàn)象，無法生成完整的預(yù)算數(shù)據(jù)庫。預(yù)算分析和考核工作需要到財務(wù)信息系統(tǒng)內(nèi)手動取數(shù)，再制作分析報表，為避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)偏差還要反復(fù)查詢與匯總，這樣，預(yù)算管理人員的工作量較大。預(yù)算管理人員依靠經(jīng)驗判斷和歷史數(shù)據(jù)完成預(yù)算分析與考核，人工對比財務(wù)上報完成數(shù)與預(yù)算考核目標(biāo)，工作效率低[4]。缺乏信息化分析考核系統(tǒng)，導(dǎo)致預(yù)算分析與考核用時過長，處理效率低，無法滿足決策需求。

三、提高全面預(yù)算管理信息化的策略

在嚴(yán)格的經(jīng)費約束下，單位為了完成既定的工作目標(biāo)必須進行內(nèi)部管理改革，完善管理制度，加強新技術(shù)、新理念的應(yīng)用。全面預(yù)算管理是各單位內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，覆蓋面廣、涉及人員多，是一項較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程。全面預(yù)算信息化管理是當(dāng)今預(yù)算管理發(fā)展的必然趨勢，加強全面預(yù)算管理信息化應(yīng)用的具體措施如下。

（一）重視全面預(yù)算管理信息化建設(shè)

各單位管理層應(yīng)長遠(yuǎn)考慮預(yù)算管理信息化建設(shè)，綜合分析多系統(tǒng)協(xié)調(diào)工作與建設(shè)專門的預(yù)算管理信息系統(tǒng)的利弊，多系統(tǒng)協(xié)調(diào)管理雖然投入成本低，但是多個數(shù)據(jù)接口傳遞信息的誤差率也較大，長遠(yuǎn)來看建立一個專門的預(yù)算管理信息系統(tǒng)非常有必要。綜合統(tǒng)籌各方面的信息化建設(shè)布局落實預(yù)算管理信息化建設(shè)工作，按照科學(xué)、規(guī)范、完善的建設(shè)原則，構(gòu)建全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)。管理者要意識到大數(shù)據(jù)時代下信息技術(shù)對各行各業(yè)造成的沖擊，整合各種內(nèi)部資源，調(diào)整預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)成本，發(fā)揮信息技術(shù)在全面預(yù)算管理中的作用。需要注意的是，不能過度依賴信息技術(shù)，忽視外部環(huán)境和形勢的變化。信息化手段只能為財務(wù)管理人員提供技術(shù)支持，提升相關(guān)人員的預(yù)算編制效率，實現(xiàn)預(yù)算實時監(jiān)控的目標(biāo)。但是不能讓信息技術(shù)徹底取代人為預(yù)算管理，將信息技術(shù)與預(yù)算管理經(jīng)驗結(jié)合在一起，可以促進全面預(yù)算管理工作的高效、高質(zhì)量完成。

（二）構(gòu)建全面預(yù)算管理信息平臺

各單位應(yīng)根據(jù)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)搭建全面預(yù)算管理信息平臺，用信息化手段簡化全面預(yù)算管理流程，縮短數(shù)據(jù)集中處理時間。設(shè)置自動升級與優(yōu)化功能，讓全面預(yù)算管理信息平臺能夠一直滿足管理上的需要，實現(xiàn)實時處理預(yù)算數(shù)據(jù)功能。同時，全面預(yù)算管理信息平臺需要具備數(shù)據(jù)采集與共享的功能，自動采集各部門、各基層單位的預(yù)算信息。全面預(yù)算管理信息平臺設(shè)置權(quán)限，不同部門與級別的人擁有的功能權(quán)限不同，如管理層可以修改、操作全部數(shù)據(jù)，普通職員可以查看或操作部分?jǐn)?shù)據(jù)，確保預(yù)算管理數(shù)據(jù)的安全性。在保證數(shù)據(jù)安全的情況下，促進各部門之間的信息共享，讓全面預(yù)算管理信息平臺發(fā)揮最佳應(yīng)用效果。建立預(yù)算數(shù)據(jù)共享平臺，減輕預(yù)算管理部門的預(yù)算編制工作量，讓預(yù)算編制工作更加便捷，由信息化預(yù)算管理系統(tǒng)完成預(yù)算編制數(shù)據(jù)采集與審核，可以避免預(yù)算數(shù)據(jù)混淆，提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確率。全面預(yù)算管理信息平臺可以實現(xiàn)預(yù)算編制、預(yù)算審批、預(yù)算控制執(zhí)行、預(yù)算分析考核與預(yù)算報警等工作的自動化，讓全面預(yù)算管理變得高效、精準(zhǔn)[5]。

（三）健全信息化預(yù)算管理制度

無規(guī)矩不成方圓，脫離了規(guī)章制度建成的預(yù)算管理信息平臺只是空中樓閣，很多工作無法有序開展。制定健全、完善的預(yù)算管理信息化制度，對全面預(yù)算管理工作進行精細(xì)劃分，將責(zé)任落實到各個人員身上，真正地實現(xiàn)全員參與、全過程管理[6]。完善全面預(yù)算管理的考核制度，在信息化背景下對預(yù)算管理人員實行階段性考核，確保所有的財務(wù)管理人員都具備獨立的預(yù)算管理能力。設(shè)立行政監(jiān)管部門，定期考核預(yù)算管理人員的信息技術(shù)掌握情況與預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行等過程中的工作表現(xiàn)。明確考評周期，如半年一評或年度考核。根據(jù)考核結(jié)果獎懲員工，調(diào)整預(yù)算管理人員的工作狀態(tài)。定期對預(yù)算管理人員進行在職培訓(xùn)，提高預(yù)算管理人員的信息技術(shù)水平，借助先進技術(shù)解決預(yù)算管理中遇到的問題[7]。只有將預(yù)算管理手段與信息技術(shù)有效融合在一起，調(diào)動全員參與到信息化預(yù)算管理工作中來，明確各部門與人員的職責(zé)，才能將全面預(yù)算管理做好、做得更細(xì)致。

四、結(jié)束語

綜上所述，信息化在全面預(yù)算管理中有著顯著優(yōu)勢，不僅可以讓預(yù)算編制與分解工作更加科學(xué)高效，還實現(xiàn)了預(yù)算數(shù)據(jù)共享、避免出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象。針對全面預(yù)算管理信息化應(yīng)用中存在的一些突出問題進行改革，就能更好地發(fā)揮信息技術(shù)在全面預(yù)算管理中的作用，依托預(yù)算數(shù)據(jù)共享平臺實現(xiàn)全員參與，促進各部門的溝通，提高預(yù)算數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確率，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。