企業辦公室行政管理中存在的問題及改進措施

陳燕喬

（對外經濟貿易大學統計學院，北京 100029）

由于受時代傳統觀念的影響，在企業管理工作中要考慮市場經濟發展的內在因素，而在企業改革發展的道路上，遇到問題要及時解決。為了確保企業經濟效益呈可持續增長的狀態，我們應該確保在競爭壓力下有足夠的發展能力。現階段，中國的經濟市場發生了一定的變化，對企業的運營有重大影響。中國的很多企業已經開始進行改革，以提高自己的競爭力。企業的行政管理工作較為重要，企業的發展與企業的行政管理有著較大的聯系。因此，在新的形勢下，辦公室行政管理面臨著新的問題和挑戰，受到各種因素的影響。

一、企業辦公室行政管理的重要性

公司在發展過程中，會逐漸體現辦公室行政管理的重要作用，在競爭日益激烈的市場中，企業辦公室行政管理可以指導企業的發展。行政管理可以引導企業進行變革，使得企業實現穩步發展。研究表明，辦公室行政管理可以提高企業的工作效率，提升企業的經濟效益。在辦公室行政管理中，教育和宣傳是促進企業發展不可缺少的手段，這需要提高管理工作的一致性和連貫性。這樣才能取得良好的發展效果，保證公司的經濟效益。

另外，在企業的發展過程中，企業辦公室行政管理是必不可少的。企業辦公室行政管理是非常重要的，其可以對企業的發展起到引導作用。企業行政管理的過程是一個進行有效溝通交流的過程， 在這一過程中， 企業辦公室可以連接不同層級的人員， 承擔著重要的中間環節的職能， 將信息自上而下地進行傳達， 還能夠了解基層的需求及建議并向上級反饋。

二、企業辦公室行政管理存在的問題

（一）管理意識不足

隨著企業從計劃經濟向市場經濟轉變，企業開始將企業辦公室行政管理應用于公司管理。但是在管理的過程中，企業沒有樹立精細化的管理理念。如今，企業的發展表明，市場競爭不僅取決于企業的實力，也取決于企業的管理水平。然而在國內大多數企業中，生產部門和商業部門缺乏溝通和有效協調，處于封閉狀態，不同部門之間缺乏靈活性，這導致企業日常管理混亂，日常操作系統效率低下，不符合行政管理要求。由于管理的意識不足出現不利于工作的組織，員工不能有效開展自己的工作，也不能與公司各部門進行良好有效的溝通，公司普遍出現不負責任、不作為的情況。

（二）管理方式落后

目前，企業在實行辦公室行政管理的過程中還存在著許多的不足。以下三點是較為嚴重的，分別是：行政管理的體制不夠健全；行政管理的法律力度不夠；行政管理缺乏有效的內部控制。首先，就管理體制而言，企業辦公室行政管理機構不足。市場經濟迅速發展，公司管理范圍擴大，公司管理責任不斷擴大，這不僅要求對市場經濟活動進行良好管理，而且要求對公司治理進行監管和監督，以確保公司管理人員的獨立性。但目前我國的許多企業行政管理體制還有一些過去計劃經濟體制留下的習慣，管理體制沒有進行更新，管理的方式較為落后，導致各個部門各自為政，給行政管理造成了相當大的問題。其次，全球化時代的到來加快了市場經濟的一體化，在這一背景下，行政管理面臨著日益復雜的經濟形式和社會關系，在這方面，法律的執行有些松懈，難以確保有力的執法，對市場經濟的發展構成了風險。最后，行政管理治理的內部控制還沒有得到改善。由于涉及的范圍較大，內部控制已成為一個問題，主要是因為內部資源利用效率低下，以及該部門內部監督系統不足，對法律的無知和經濟市場的不健全發展會產生負面影響。總之，對于辦公室工作人員來說，行政工作需要增強個人服務意識和前瞻性意識，對各類工作進行有效的控制和梳理，但在實際工作中，由于不同部門的利益不同，交叉溝通存在諸多障礙，降低了公司的行政效率，成為制約企業穩步向前發展的瓶頸。

三、加強企業辦公室行政管理措施

（一）進行科學的管理措施

在企業辦公室行政管理的過程中要進行科學的管理。在市場經濟改革發展的背景下，各種類型的企業轉型帶來的問題可能會導致公司內部或外部管理混亂，從而增加市場競爭過程中風險的發生率。在企業管理過程中必須要做到理論與實際相結合，必須學習適當的管理方法以實現企業管理的目標。在企業管理的組織結構上，將不同的組織部門和企業管理層次，以及聯系的形式結構進行劃分，加快企業管理的組織水平，精簡公司管理的組織結構，從上到下進行改變，從單一的方向結構轉變為多樣化的方向結構。在企業辦公室行政管理的過程中，要進行市場調查，及時了解公司治理現階段所面臨的挑戰，以及影響市場穩定的因素。行政管理部門要制定企業辦公室行政管理政策和制度，不斷簡化企業工作流程，提升辦公效率，保證服務質量， 以科學、合理的制度為引導， 保障各項行政工作能夠高效執行。

（二）加強信息技術發展

首先，建立健全規章制度，實行標準化配額管理，以及計算、標準、統計、材料的規范化管理，發現與先進企業的差距，提高配額水平、計量和標準。建立嚴格的數據收集責任制度，以確保數據的真實性、準確性、一致性和及時性。重要數據應盡可能收集和生成。其次，改變公司傳統的管理方式，進行接口和網絡化的多級管理體系，對公司業務流程進行優化，使信息傳播更加方便，信息資源共享，讓管理者與員工、部門之間的溝通更直接，提高工作效率、降低行政成本。最后，改變傳統管理思想，重新為每位員工和工作流程建立數字基礎，滿足標準化的要求，可以運用信息管理系統進行信息共享，有助于簡化工作流程、提升辦公效率，為企業走向網絡和信息提供了堅實的基礎。

（三）加強法律意識

為了使企業能夠進行有效的管理，制定以科學為基礎的競爭戰略，為企業的發展奠定必要的基礎。加強法律意識普及，減少管理人員缺乏法律知識的情況發生，確保企業健康、穩定發展。在此基礎上，加強法律意識為企業的發展提供了一個良好的市場競爭環境。另外，管理部門可以對非法競爭、違法亂紀的行為進行打擊，為企業正常運作提供必要的保障。因此，管理部門可以對違法行為實行制裁，為企業的管理提供政策支持和保護，使得企業遵紀守法，從而優化管理的方法，使得企業能夠合法經營，實現企業的穩步發展，對企業的發展有利無害。

（四）不斷對企業文化進行更深入的創新

在辦公室行政管理中，要堅持創新發展的原則，不斷創新工作內容、方法和形式，把辦公創新與企業文化有效結合起來，將這兩項工作進行整合和補充，才能真正提高這兩項工作的效率，促進公司的長遠發展。在我國的企業中，企業文化的構建與企業的經濟發展是同等重要的，發展企業文化的形式創新對建立企業文化有很大的幫助，同時也會引起員工的強烈興趣。在辦公室行政管理中，我們要對企業文化精神進行傳達，不能只進行形式上的文件宣讀，我們還應該采取創新的方式來吸引員工的興趣，例如，我們可以選擇必要的視頻材料進行播放，讓公司的員工能夠表達他們的想法，構建良好的企業文化。通過發展企業的多種方式，創造企業的獨特環境，可以使企業的氛圍朝著更好的方向發展，完善企業辦公室行政管理方法，進一步提高公司凝聚力。它還可以促進商業發展。

結 語

綜上所述，企業要想提高辦公室行政管理，就需要改進管理的方式：調整其內部結構，適應市場經濟的創新和發展，遵守法律法規，優化管理的內容，不斷提高競爭力，建立科學的管理制度，加強企業管理的能力；同時，對于企業文化也必須引起重視，提升企業的凝聚力，促進企業的發展。