論如何做好機關辦公室工作

周 偉

（中共界首市委黨校，阜陽 236500）

一、論辦公室工作的重要性

（一）辦公室工作關系到單位工作的開展

辦公室的工作不像其他業務部門的工作那樣單一，其工作范圍廣泛而復雜，如加班審批、考勤管理、公務接待、檔案管理、公車申請、公章管理、出差費用把關、文書處理、退休人員的工資管理及慰問等方面的工作都需要辦公室承擔。這些行政工作有的關系到職工的切身利益；有的關系到單位的作風紀律；有的做起來難度不大，但卻非常瑣碎，稍有不慎或者疏忽就可能帶來很多麻煩；有的不僅難度大，還需要工作人員具有很強的綜合協調和為人處事能力。由于辦公室和單位的每個科室、每個職工都要打交道，如果其工作開展得不順，就容易形成阻礙，給其他科室帶來不便，甚至影響整個單位業務工作的正常開展。因此，做好辦公室工作對整個單位工作的正常順利開展都具有舉足輕重的作用。

（二）辦公室工作關系到單位領導層工作的質量和效率

透過紛繁復雜的辦公室工作現象背后，辦公室無外乎兩個職能：一是管理；二是服務，以服務為主要職責。簡言之，辦公室工作主要是為領導層提供服務的。這就要求辦公室工作人員要從領導的角度或者全局的角度去考慮問題，要經常進行調查研究，掌握第一手信息和資料，全面、客觀、系統地思考問題，為領導決策提供準確無誤的參考信息和依據。辦公室人員不能偏聽偏信、以偏概全，要加強實地調研，掌握實情，做到耳聰目明，做好領導的參謀。否則的話，就會給領導決策或者領導工作帶來困擾和不便。辦公室工作人員要經常想在領導前面，干在領導前面，當好領導的助手，為領導層做好各項工作提供服務，提高單位領導層工作的質量和效率。

（三）辦公室工作關系到一個單位干事創業的氛圍

辦公室工作人員能否兢兢業業、盡職盡責，關系到整個單位的作風紀律是否嚴明、干事創業的氛圍是否和諧。辦公室人員具有統籌協調各個處室、科室的作用，在自身本職工作做好做優的前提下，也需要統籌協調其他處室、科室的工作，使得各個部門分工得當，實現優化組合，產生強大的合力。相反，如果辦公室人員自身懶政怠政，消極敷衍應付，又無法統籌協調，就會造成各個處室科室相互分裂、“各自為政”的狀況，不利于整個單位的向心力、凝聚力和戰斗力的提升。同時，辦公室工作人員認真做好考勤統計，履行好請銷假制度，不僅是對職工負責，對每個職工的公平公正，也是從單位大局出發，有利于單位良好的紀律和風氣的形成，直接關系到一個單位干事創業的氛圍。

二、當前辦公室工作存在的主要問題

（一）思想方面缺乏對辦公室工作的認同感和成就感

煩瑣的辦公室工作，讓很多人認為在辦公室工作就是打打雜、跑跑腿，沒有太多的技術含量，久而久之，就會產生職業倦怠，對辦公室工作缺乏成就感和認同感。還有人在思想方面存在誤區，將辦公室工作的服務性質簡單地定義為“伺候人”，導致一部分工作人員在工作的時候缺乏責任意識和主動擔當的精神，認為只要完成領導交辦的任務就行了，“不求有功但求無過”，只要能夠應對過去就萬事大吉了。在單位的考勤制度方面，有的辦公室工作人員認為這是出力不討好的工作，管得多、管得嚴容易得罪人，所以在請銷假、外出登記方面不能夠嚴格按照規章制度辦事，未能對整個單位的考勤紀律進行嚴格的監督管理。

（二）工作態度方面缺乏對辦公室工作的積極進取的精神

思想方面缺乏對辦公室工作的認同感和成就感，直接導致工作態度方面缺乏對辦公室工作積極進取的精神。有些工作人員辦事拖拖拉拉，敷衍應付，認為干得快、交差了就會有新的任務來，干得越多吃虧越多，能拖就拖，不愿意積極主動承擔任務。有的工作人員只滿足于簡單地接聽電話、收發文件，對于一些材料、公文的書寫不愿意接觸，滿足于機械地完成簡單工作，無法有效提升工作能力，更不可能獨當一面。有的工作人員喜歡和其他人員攀比，一旦被安排任務，就會質疑，為什么不安排其他人員，為什么每次被安排的總是自己，生怕自己比其他人多干了。還有些工作人員認為制度制定得嚴格，創新思路提出得多，就會給辦公室工作帶來更多的麻煩，所以只滿足于把表面的事情做好，工作缺乏主動性和積極進取的精神。

（三）學習方面缺乏積極主動的態度

很多辦公室工作人員認為，常年在辦公室工作，工作量、業務量大，本身就忙忙碌碌，能把本職工作干好就行了，很少有時間和精力再去充電學習，對思想政治理論學習和業務知識學習的重要性缺乏認識。在理論學習方面，辦公室工作人員對理論學習不夠深入，一般是在理論讀物上勾勾畫畫，很少有人主動去做讀書筆記或者寫讀書心得體會。理論學習不夠深入，就會缺乏理論和實踐相結合的能力，不能做到學以致用，不能夠用理論知識來指導實踐。在業務知識方面的學習也不夠，很多人員沒有熟練掌握辦公自動化，還有一些工作人員對“國家行政機關公文格式”不夠了解，也不愿意主動用心去學習，一定程度上造成了工作效率的低下。

三、提升辦公室工作的對策建議

（一）從思想方面提高對辦公室工作的認同感和責任感

辦公室工作千頭萬緒，稍不留意就可能會出現紕漏，也很容易得罪人，看起來是一份“出力不討好”的工作，所以很多人干了辦公室工作也是滿腹牢騷和滿肚子的委屈苦水。但是，辦公室工作總要有人干，而且辦公室工作也是一個特別能夠鍛煉人、能夠使人得到快速成長的崗位。很多工作不是愿意不愿意的問題，既然干了那就要努力干好。因此，辦公室工作人員要能受得了各種不理解，學會承受委屈，同時還要有如履薄冰的意識，知道什么可以說，什么不可以說，對于一些還未公布的領導決策要能夠守口如瓶，這是辦公室工作人員必備的思想素質。辦公室人員還要應努力提升自己的格局和政治站位，牢固樹立為領導服務、為全體人員服務的觀念，增強自己的擔當精神，堅決摒棄遇到有利可圖的事情爭先恐后，遇到需要擔當的事情退避三舍、相互推諉扯皮的思維慣性，克服一布置工作就講利益、談條件的問題，樹立強烈的責任感，以思想上的先進性和認同感的提升帶動行動上的爭先進位。辦公室工作人員在傳達領導的決策和要求時，應謙虛謹慎，而不是“發號施令”，以領導自居，這樣更有利于工作的推進。“奉獻精神”是辦公室工作人員需要牢固樹立的精神，辦公室的很多工作都是突發性的，來得突然，工作緊任務重，這就要求工作人員能夠“舍小家、顧大局”，以服務大家為己任，多講付出、少談回報，多講工作業績、少計較個人升遷和名利得失。只有這樣，才能夠將工作做好，獲得領導的肯定和大家的認可。

（二）在工作態度方面增強銳意進取和開拓創新的精神

辦公室工作人員要牢固樹立主人翁意識和團結協作意識，有工作任務下來時要積極主動地認領，不要將任務壓在某個人身上，自己在旁邊冷眼旁觀，一副事不關己的態度，堅決杜絕“能干的忙得不可開交，干不了的閑得悠然自得”的狀況，而應該精誠團結、分工合作，努力把工作做實、做細。面對大量的工作，要有條不紊，善于抽絲剝繭，分清楚事情的輕重緩急，善于抓主要矛盾，力求將工作做到緊張有序、務實高效。辦公室工作人員要以身作則，帶頭遵守考勤紀律，嚴格遵守執行各項規章制度，對其他人員起到示范引領作用。同時，要加大治理力度，嚴格按照單位的規章制度辦事，凡是不遵守考勤紀律或者不嚴格執行規章制度的人員，要嚴肅處理，做到獎懲到位，杜絕“好人主義”。針對上面要求做什么就做什么的問題，辦公室人員應進一步增強創新意識，保持積極進取、奮發有為的狀態。比如：可以經常思考一下，如何創新機制，在績效分配方面如何做到獎懲有效，激發人員工作的積極性；在外出報備方面如何進行規范化管理，堵住現有機制的不合理漏洞，避免有些人員在上班期間渾水摸魚、消極怠工，這些都需要辦公室人員進行深入思考，創新思路。

（三）在學習方面進一步增強主動學習的意識

在思想方面，辦公室人員要摒棄“只要活干完，學不學習無所謂”“工作已經那么忙、哪有時間去學習”的心態，要增強本領恐慌意識，主動加強思想理論方面的學習、業務知識方面的學習和政務禮儀方面的學習。在思想政治理論方面，要堅持集中學習與自學相結合，認真學習馬克思主義經典著作，將習近平新時代中國特色社會主義思想作為理論學習的首要任務，增強對這一思想的政治認同、思想認同和情感認同，將學習到的理論知識同實踐相結合，樹立正確的群眾觀，增強黨性意識。在業務知識方面，要熟練掌握辦公自動化，學會、熟練各種辦公軟件，進一步提高工作效率。在政務禮儀方面也要加強學習。辦公室是一個對外窗口，需要經常做好各種接待工作。接待工作處處都有學問，細節之處彰顯智慧，這就需要辦公室人員加強政務禮儀方面的學習。比如，在正式場合，或者上班期間，服飾方面都有相應的要求，男同志要穿襯衫，盡量不穿休閑T恤、老頭衫，女同志不要穿超短裙，不穿露腳趾的鞋子，不穿無袖的衣服，等等。在用語方面，為了凸顯對對方的尊重，要盡量使用“期待”二字，避免“希望”二字。比如，“期待您明天上午九點之前來到”這句話比“希望您明天上午九點之前來到”更能顯示出真誠、尊重對方的意思。在給來訪者倒水時，水杯里的水不能倒得太滿，倒得滿就容易灑出來，燙到對方。在接打電話方面，如果是別人打過來的電話，要等別人先掛斷，然后自己再掛斷，如果是給別人打電話，具體事宜都談完了，要盡量主動及時掛掉電話。這些禮儀方面的細節顯示出一個單位的風貌和素養，事關一個單位的對外形象，具有重要的意義。