公證核實過程中的困難與對策

顧小衛(wèi)

（江蘇省南京市南京公證處，江蘇 南京 211816）

一、公證核實的概念

所謂公證核實，其實就是公證機(jī)構(gòu)對于公證申請事項以及與該事項有關(guān)的人、材料進(jìn)行核實審查的一個過程。當(dāng)事人向公證機(jī)構(gòu)申請辦理公證，對其提供的證明材料，公證人員應(yīng)當(dāng)審查并予以核實，要學(xué)會從多方面獲知材料和信息的合法性和真實性。公證核實作為公證程序中至關(guān)重要的一環(huán)，能最大限度確保公證過程的真實、合法，為公證業(yè)務(wù)工作提供有力保障。具體實踐中，公證機(jī)構(gòu)可以自己主動開展核實；遇到復(fù)雜情形的，也可以在其他相關(guān)單位、個人的協(xié)助下進(jìn)行核實工作。

通常來說，公證核實一般包括以下幾個方面內(nèi)容：

一是程序方面：遇到需要上門辦證或者是需要外出核實情形的，應(yīng)當(dāng)有兩名公證人員確保公證程序的合法性。當(dāng)然，對于特殊情況，比如一些涉密事項，只能由一名工作人員外出核實，則必須要有見證人見證環(huán)節(jié)。

二是方式方面：公證機(jī)構(gòu)在核實過程中，認(rèn)為當(dāng)事人提供的證明材料不全，可以讓當(dāng)事人補(bǔ)充，補(bǔ)充的可以是書面材料、證人證言等等。公證機(jī)構(gòu)也可以向當(dāng)事人或者相關(guān)單位核實：遇到婚姻方面的，可以向婚姻登記部門核實，年代太久遠(yuǎn)的，還需向檔案館核實；遇到戶籍信息、人事檔案方面的，可以向派出所、相關(guān)單位予以核實，有些當(dāng)事人的材料信息在外地的，謹(jǐn)慎起見，也可以委托外地公證機(jī)構(gòu)幫忙核實，外地公證機(jī)構(gòu)了解當(dāng)?shù)厍闆r，這樣能有效提高公證效率。

三是屬性方面：公證核實跟訴訟中的調(diào)查取證不同，公證核實具有被動性，而訴訟調(diào)查則偏向主動。公證機(jī)構(gòu)的核實權(quán)限有限，正因如此，在實踐中很多單位、個人對于公證機(jī)構(gòu)的核實要求以種種理由不予配合。

二、公證機(jī)構(gòu)核實面臨的問題

（一）理念認(rèn)識不夠

“公證實務(wù)中，很多公證人員并沒有特別重視公證核實，經(jīng)常會出現(xiàn)核實程度不夠甚至不核實的情況。公證具有國家‘公信力’，公證工作是一種很嚴(yán)肅的職業(yè)，因而對其真實性、嚴(yán)謹(jǐn)性有著很高要求?！盵1]切記不能用“以證換證”的思維來對待公證工作，對于申請人提交的證明材料，如果僅僅只是形式審查、走過場，一旦出現(xiàn)錯誤，那么不僅會對相關(guān)權(quán)利人的合法權(quán)益造成損害，也會讓公證處的公信力、可信度蕩然無存。長此以往，勢必會給公證行業(yè)帶來了嚴(yán)重不利影響。當(dāng)然，如果核實過度，將全部證明責(zé)任一味推給當(dāng)事人，凡是不符合條件的不予辦理，這樣也不妥，所以要適時更新理念，具體問題具體分析，掌握好核實的度。

（二）核實程序體系尚不健全，開展工作難度大

公證機(jī)構(gòu)的核實權(quán)利缺乏有效的法律保障，實踐中也沒有健全的核實機(jī)制，這就導(dǎo)致公證機(jī)構(gòu)開展業(yè)務(wù)核實工作困難重重。當(dāng)公證機(jī)構(gòu)針對案件情況需要向一些單位、部門核實時，往往會被種種理由推辭拒絕。公證核實會涉及諸多方面問題，諸如婚姻方面要找婚姻登記部門核實，房產(chǎn)方面要找房產(chǎn)局、登記部門核實，戶籍信息要找派出所等等，這些問題僅僅依靠公證機(jī)構(gòu)是不行的。大數(shù)據(jù)時代一個顯著特點就是信息共享，相關(guān)單位不能把自己掌握的信息當(dāng)成是自家的“私產(chǎn)”，公證核實工作需要諸多部門的相互配合。

（三）假人、假證明屢見不鮮，違法懲戒力度低

當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，人們追求物質(zhì)財富的需求越來越大。與此同時，社會群體龐大復(fù)雜，人與人之間的信任度降低，在物質(zhì)利益的驅(qū)使下，一些不法分子會試圖通過虛假手段騙取財富。比如受當(dāng)前商品房價格飛速上漲的誘惑，有些公證申請人試圖通過提供虛假證明材料讓公證機(jī)構(gòu)出具公證書、幫其非法獲取利益的現(xiàn)象屢見不鮮，即使后來東窗事發(fā)，對相關(guān)公證當(dāng)事人的懲戒力度也有限，有的甚至還不了了之。這不僅浪費了有限的公證資源，導(dǎo)致公證機(jī)構(gòu)辦事效率低，也會損害相關(guān)權(quán)利人的合法權(quán)益，違法成本低往往會助長這些不良社會風(fēng)氣，也會沖擊公證機(jī)構(gòu)的正常業(yè)務(wù)工作、給公證行業(yè)帶來不利影響。

三、公證核實工作的建議

（一）嚴(yán)格公證辦證程序

“只有程序‘真’，結(jié)果才能‘真’，程序正義是公證業(yè)務(wù)工作的重中之重。公證人員在日常辦證中要有風(fēng)險意識、核實意識、程序意識，不能僅憑個人感覺辦證?！盵2]平時要善于發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，嚴(yán)格遵守公證辦證準(zhǔn)則，要強(qiáng)化公證質(zhì)量監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，規(guī)范公證辦證程序，比如辦理簽字類公證一定要進(jìn)行人臉識別，辦理遺囑公證一定要現(xiàn)場錄音錄像等等。此外，公證機(jī)構(gòu)平時還應(yīng)加強(qiáng)對公證人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，提升公證人員的執(zhí)業(yè)技能和法律素養(yǎng)。

（二）完善公證核實體系

公證機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)該建立一套完善的核實審查體系，平時可以將業(yè)務(wù)辦證和核實工作分工，選派專門工作人員從事核實工作，這樣能大大降低公證辦證風(fēng)險，確保公證文書質(zhì)量。此外，還要制定一套行之有效的公證核實業(yè)務(wù)規(guī)范，明確必須核實的事項以及核實標(biāo)準(zhǔn)。必須核實的事項具體包括法律法規(guī)規(guī)定的事項以及公證辦證過程中極易發(fā)生風(fēng)險的相關(guān)事項，核實標(biāo)準(zhǔn)要具體問題具體分析，不同的案件核實側(cè)重點不同，不能照搬硬套。當(dāng)前，完善的核實體系需要建立在信息網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)之上，要將公證核實系統(tǒng)跟各大信息數(shù)據(jù)平臺充分聯(lián)系起來，從而確保核實的準(zhǔn)確性。

我們南京公證處通過釘釘APP平臺來進(jìn)行公證核實工作，公證員平時可以把核實要求發(fā)到釘釘平臺，管理人審核后發(fā)給調(diào)查組工作人員，調(diào)查人員實地走訪核實后再將核實結(jié)果通過釘釘平臺傳送給公證員，釘釘平臺數(shù)據(jù)庫將南京市大多數(shù)政府機(jī)關(guān)單位、學(xué)校、國企相關(guān)地址、聯(lián)系方式等信息包含在內(nèi)，大大方便公證人員的核實工作。

（三）與多部門溝通協(xié)作，保障公證核實權(quán)

如果沒有相關(guān)單位的協(xié)作，那么公證機(jī)構(gòu)的核實權(quán)也無從談起。雖然我國《公證法》規(guī)定公證機(jī)構(gòu)有核實的權(quán)利，但那只是一個很寬泛的規(guī)定。說白了公證機(jī)構(gòu)只是有核實的權(quán)利而已，至于這項權(quán)利如何實施以及相應(yīng)的保障機(jī)制都沒有提及。那么在公證實踐中，相關(guān)單位選擇配合協(xié)助核實還好，如果不配合核實，公證機(jī)構(gòu)其實也無能為力。正因如此，司法行政部門、公證協(xié)會才更需要跟房產(chǎn)、民政、公安、法院、檢察院等相關(guān)單位牽頭，一起聯(lián)合制定關(guān)于賦予“公證機(jī)構(gòu)核實權(quán)利”的規(guī)章。只有這樣才能切實降低核實中遇到的阻礙，為公證機(jī)構(gòu)核實工作提供制度保障，大大提高公證工作效率。

（四）加大對失信當(dāng)事人的懲戒力度

實踐中，對于公證當(dāng)事人通過隱瞞、提供虛假材料騙取公證書的，事后往往沒什么懲戒措施，不了了之。如果對于這種現(xiàn)象一味聽之任之，那么將大大破壞公證的“公信力”。而且利用虛假材料騙取的公證書一旦被采用，將極大損害相關(guān)權(quán)利人的合法權(quán)益。因此，必須從根本上遏制這類不良現(xiàn)象。失信當(dāng)事人懲戒系統(tǒng)，在全省乃至全國推廣運(yùn)用。公證公證行業(yè)機(jī)構(gòu)可以參照法院的失信懲戒措施，建立一套公證失信當(dāng)事人懲戒機(jī)構(gòu)。在辦證過程中，如果發(fā)現(xiàn)有當(dāng)事人隱瞞事實、企圖提供虛假材料騙取公證書的，可以考慮將其列入公證失信懲戒系統(tǒng)中，情節(jié)較輕的，可以對失信當(dāng)事人采取上征信，禁止其幾年內(nèi)到公證機(jī)構(gòu)辦證的懲戒；情節(jié)較重的，則應(yīng)交由公安機(jī)關(guān)或者司法機(jī)關(guān)作出相應(yīng)處罰。