淺析改進采購管理績效的方法

周建瑞

（中國石油管道局工程有限公司第四分公司，廊坊 065000）

引 言

隨著中國加入世界貿易組織，即世貿組織，中國的國際、國內貿易日益頻繁，這迅速催生了許多優秀的國營企業，如中國石油天然氣股份有限公司、國家電網有限公司、華潤集團，以及許多優秀的民營企業，如被大洋彼岸制裁的華為技術有限公司、萬達控股集團有限公司、阿里巴巴集團等。與此同時，隨著時代發展，國內的大部分企業與國外的“巨型”企業在同一框架、同一規則下競爭，優勝劣汰將不可避免。在這種背景下，采購部門將面臨巨大的挑戰，也肩負著企業正常運作、賺取利潤的巨大使命，這將倒逼企業改進采購績效。合理地改進采購績效將極大降低企業成本，加大企業活力，使企業良性循環。在這個商場如戰爭的時代，招聘經驗豐富、知識儲備充足、有多年工作經驗的員工，深入采購現場，和負責采購的員工密切合作，運用科學的方法，根據特定的指標對商品采購提出最優的建議。因此，改進采購管理績效迫在眉睫，同時，本文也給出一些有關改進采購管理績效的方法。

一、招聘具有豐富經驗、豐富知識、豐富工作經驗的員工

有條件盡可能招聘具有豐富經驗、豐富知識、豐富工作經驗的員工，如果因公司在實力、資金方面不夠充足無法招聘到如此優秀的員工，那么誠實將是考核員工的核心要素。“誠信乃是最寶貴的信譽，是最無價的財富”。商人說道。人之所助在信，信之所本在誠。如果一個員工乃至整個公司上下人人都在說謊，那么無論這個企業在什么位置，現在有多么輝煌，它注定只是曇花一現。

同時，員工是公司的核心，好的員工配合先進的采購管理績效才能發揮出最大的效果，使得企業在采購過程中以最低的價格獲得最優質的物品。

二、采用先進的采購績效管理，根據時代發展更新采購績效管理

采用先進的采購績效管理，根據時代發展更新采購績效管理。其中包括5 點，分別是質量的績效管理、數量的績效管理、時間的績效管理、價格的績效管理和采購的效率指標管理。

1.質量績效。在采購人員采購物品、供貨商交貨過程中進行隨機抽樣，進行質量驗證，將貨品不合格率控制在合理范圍內。同時，當貨品到達采購方倉庫時再次進行抽樣調查，確保貨物質量合格，良品率達標。若貨品在抽樣調查中發現任何問題，必須及時進行處理，以免造成損失。

2.數量績效。當采購人員因數量可以獲得一定的折扣時，必須同時考慮倉儲和物流成本，若采購的物品具有保質期，同時要考慮這些物品在保質期內能否出售完畢。若物品放置時間太長導致物品損壞的話，還需考慮清除廢料的成本，采購時必須將這些都計算在內，方可獲得最低的采購價格。

3.時間績效。面臨緊急采購，需要考慮不同的運輸方式帶來的成本差異，以及公司停工停業導致的公司損失，權衡利弊之后，適當地提高采購價格也未必不是可行的方法，例如中國第一汽車廠與大眾汽車廠（Volks Wagenwerk）合資的公司采用企業資源計劃（enterprise resource planning, ERP）系統。這套系統由思愛普（SAP）公司研發，高性能計算機對計劃和物料剩余進行考量，迅速計算出缺少物品品種、物品數量和物品的進貨時間，將每個廠所需的物品通過計算機下達各個廠。然后由負責采購的員工從計算機系統中查詢每個供貨商的歷史資料，根據其貨品價格、供應貨品質量、服務商服務等指標來選擇供貨商。這樣方可高效、準確，以最高質量實現物品購買，極大地縮短了采購所需的時間。同時確保了采購的準確性和及時性，使得公司庫存得到最大幅度的降低。

4.價格績效。價格績效是企業最常見、最常用、最重要的一種績效，價格也可衡量采購人員的議價能力。通常有下列三種評價指標。

①實際的價格與標準的成本差。

②實際的價格與過去數個月平均價格差。

③使用價格與采購價格差。

常話說得好：“買的不如賣的精。”為了產生足夠明顯的經濟效益，就要實行物資采購比價管理系統。國內某集團是一家坐擁數億人民幣資產的國有棉紡企業，因此每年要花一億人民幣左右采購各個種類的原材料，但是在20 世紀90 年代虧損298.68 萬元，是某省的脫困難點戶、重點戶。為加速脫困，企業管理者重點關注采購環節，在20 世紀90年代初，采購員工花費數千元在當地報刊《某京晚報》上發布了招標采購信息，瞬間吸引了數千個供應商。經過層層比價，層層對比，層層篩選，不但當年的原材料質量提高了，而且采購單價下降了20 %左右，其中編織袋價格更是下降了近30 %，集團董事長說：“今年，我們的原材料成本減少近千萬元。”到現在為止，集團已盈利超百萬人民幣，企業管理得到了良性循環。放眼全省，這樣嚴格執行比價采購管理系統的企業已達到國家所有的工業企業的90 %以上，其中中大型國有企業占比更是達到了近乎100 %。

5.采購效率指標。完成以上工作，以最優的價格采購到物品所花費的時間即采購效率指標。采購效率越高，說明員工的工作能力越強，工作質量越高，越應該得到重用。

三、加強與供應商的合作

加強與供應商的合作，供應商與采購商相互合作，相輔相成，相互成就。供應商與采購商不應該是敵對關系，更不應該是仇人關系，應該攜起手來，一起將生意的“蛋糕”做大、做強。這其中包括幾種方法，例如：與供應商一起制定降低成本的可行計劃；與供應商達成長期采購協議，打消供應商的后顧之憂，同時也為自己在貨源緊缺時可以優先獲得供應商供貨打下堅實的基礎；供應商參與到產品設計中來；等等。

四、將采購產品進行分類

將采購產品進行分類，分類依據為全年運用總數量產品的價值占整個采購人員采購成本的價值的比例，例如，X 種類物品，全年運用總數量所產生的價值約占采購人員采購價值成本的75 %～85 %，采購所需物品總數量所占10 %～20 %；Y 種類，全年運用總數量所產生的價值約占采購人員采購價值成本的20 %～40 %，采購所需物品總數量所占25 %～30 % ；Z 種類，全年運用總數量所產生的價值約占采購人員采購價值成本的5 %～10 %，采購所需物品總數量所占70 %～80 %。將X、Y、Z 三種物品依據以下4 項基本原則在采購前進行分析：①被控制的程度；②過去一到三年采購記錄；③公司生產產品是該貨品的優先等級；④定貨發貨過程及發貨所需時間和價格。這樣有助于公司在管理層和采購層重心集中，達到降低采購成本的目的，但這種方法只根據唯一的劃分準則把項目劃分為X、Y、Z 幾大類，忽視了其他同樣重要的標準。

五、努力營造和諧、良好的工作氣氛，從根本上拒絕各級員工貪污腐敗

公司內部要經常組織聯歡會，提升各級員工的精神意識并將其用于團隊合作。明確的合作與分工，不僅可以在面臨共同問題時，提高團隊科學處理問題、科學解決問題的能力，而且還可以鍛煉員工為相同的目標相互配合的精神，從而可以更快、更好地完成工作。同時還可以鼓勵公司員工，讓員工了解到人與人之間的差異，可以讓員工更好地去相互欣賞、相互學習彼此的優勢，努力向更好、更高的方向前進。

要從根本上杜絕腐敗。首先，要提高員工工資和提成；其次，要在思想上筑起堅固、牢不可破的防線；最后，要嚴厲打擊腐敗，接到舉報就查，查到必抓，抓到就移送公安機關處理。三管齊下，必定可以將腐敗拒之門外。

結 語

本文從五個方面分別論述了改進采購管理績效的方法，總結起來就是用誠實、優秀的員工，這是核心要素，加以科學、高效、合情合理的管理方法管理采購績效，同時根據時代發展更新采購績效管理，這是關鍵要素，配合供應商協作，分類采購產品，營造良好的工作氛圍，杜絕腐敗。一定可以提高采購效率。面對疫情的無情沖擊，到目前為止，發達國家的企業破產率將增長20 %，相較21 世紀初到21 世紀10 年代末，發達國家企業破產率上升近50 %。從發達國家各個家庭看，臨時性失業的家庭成員正在轉變為永久性的失業。調查研究資料顯示，2021 年3 月—10 月，大洋彼岸的發達國家臨時性失業率從10 %降至3 %，永久性失業率卻從3.2 %上升至5 %。這一切都會導致企業經營難度加劇，所以改進采購管理績效需要盡早提上日程。