新形勢下供電企業辦公室綜合管理工作的思考與分析

周 欣

（中油電能供電公司黨委辦公室，大慶 163453）

引 言

辦公室作為供電企業經營管理的核心，在供電企業的整個經營過程中起著至關重要的作用。同時，辦公室作為內部溝通的主要渠道，早已成為企業經營管理活動和決策執行的關鍵部門。所以，供電企業在自身的經營發展過程中都要確保辦公管理的高效率，這樣才能進一步提升整個企業的經營效率。但在當前國家電改背景的新形勢下，大部分供電企業的辦公管理模式發生了許多變化，導致辦公體系的管理效果難以全面發揮。所以，針對供電企業辦公室綜合管理系統的現狀進行深入的分析是十分必要的。

一、新形勢下辦公室管理的特點

供電企業的辦公室工作由于企業性質，其工作內容比較復雜，還需要了解電力行業相關知識，對工作人員素質要求較高，不僅需要了解公司內部規章制度、行業法律法規，還需要和企業其他職能部門以及上下級單位處理好日常業務溝通協調。日常工作包含安排值班、組織審核會議、整理會議材料、月度催辦總結，以及日常接待工作等。管理人員要具備以下幾個特點：①全面協調能力突出。供電企業辦公室最重要的特點就是要協調各職能部門順利開展工作，站在公司決策層面領導各部門和下屬單位為公司履職盡責，是企業與外界聯系的紐帶，也是彰顯公司水平的窗口。②方針政策把握準確。作為供電企業辦公室的工作人員，必須時刻關注國家宏觀政策和電力行業的發展趨勢，以便為企業生產管理和經營決策提供必要的參考。③服務意識要強。辦公室存在的意義主要是為上級領導、機關各部門和下級單位提供服務的，因此辦公室工作人員的服務意識和服務理念一定要強。④應急能力強，心理素質過硬。由于辦公室管理業務涉及方方面面，且內容復雜，上級一些時間緊迫的業務往往都需要辦公室溝通協調。因此，大部分工作是處于被動狀態，這就需要工作人員有較強的處理突發事件的能力，短時間內完成好上級交辦的工作任務。

二、現階段辦公室工作存在的問題及分析

（一）企業辦公綜合管理的理念已經過時

目前，許多企業仍將綜合辦公室視為一個簡單的服務部門，無法理解企業辦公室在協調內部關系、與外界溝通、獲取最新發展信息等方面的關鍵作用。恰恰是思想意識的落后限制了企業辦公室綜合管理水平的提升。辦公室的職能被弱化為被動地完成上級交辦的各種任務，沒有清晰的崗位職責，工作效率明顯下降。這種工作方式不僅造成內部工作程序的復雜，同時也直接影響企業的整體運營效率和外部形象。

（二）企業辦公室綜合管理人員缺乏主觀能動性

很多供電企業的辦公室主任只是履行“職責”，或是在領導催促下開展工作，對基層員工和來訪客人敷衍了事。這就說明辦公室綜合管理人員的溝通能力不足，缺乏主觀能動性，更談不上協調各企業之間的業務往來。所以，辦公室管理人員如果存在消極態度或責任心不強，就會嚴重影響企業運作效率，影響內部團結協作。

（三）辦公室職責、業務界定不清晰

一是辦公室管理目標不明確。企業綜合辦公不僅是完成工作調度、文件打印、業務檔案管理等看似沒有技術性的工作，而且是為企業收集可利用的信息，幫助企業做出有利的決策。管理目標不明確會導致規章制度混亂，并影響整個企業的綜合管理。二是服務對象不明確。一些企業辦公室只把領導作為服務對象，忽視了基層員工和客戶的需求，往往導致企業管理與實際不符，企業形象受損。此外，一些企業辦公室把自己定義為指揮機關，單方面下命令、做決定，完全無視自身的崗位職責。分析其主要原因如下。

1.工作人員責任心不強，思想定位不準確

隨著時間的推移，很多員工會失去工作熱情。由于工作繁重、壓力大，大多數員工沒有時間反思工作中遇到的問題。相反，他們做領導安排的任何事，從不多問原因，工作流于形式。工作越困難，想辦法解決就越困難。相反，必須直接向領導匯報。同時，辦公室工作人員大多年齡偏小，缺乏工作經驗，責任感和使命感較弱。他們只看到眼前的“一畝三分地”，距離團結同事、齊心協力還有很大差距。這很容易導致辦公效率低下，很難使工作取得好的進展。

2.專業素質和綜合能力不強

辦公室作為企業的總管家，其工作人員必須具備過硬的綜合素質和溝通協調能力。辦公室工作涉及面廣，需要大量的信息和專業的知識。因為對于辦公室工作人員來說，除了專業基礎知識外，還需要多看、多聽、多學，努力提高自己的專業技能和綜合素質。然而，目前大多數企業的辦公人員專業素質和綜合溝通能力較差。他們不能主動處理一些突發事件，而是被動聽取領導的安排，這很容易導致很多工作不能順利進行，影響企業自身的形象。

3.管理體制不完善，缺乏人才激勵機制

供電企業往往以國有企業為主，多方面的綜合因素導致很難通過有效的激勵機制來促進人才發揮作用，干多干少一個樣導致能干、有經驗的人才工作積極性不高，不能充分發揮他們的才能。即使有的企業有一定的激勵機制，也沒有統一的獎懲標準，這使得制度成為擺設，不能真正起到激勵作用。但是，一些企業只注重精神獎勵，忽視了對效益好的單位的物質獎勵。對效益好的單位，領導只口頭表揚，不以物質獎勵為依據，使獎勵變成空話。

三、解決的措施

（一）多種途徑提升辦公室管理人員的綜合素質

基于上述分析，目前大多數供電企業辦公室管理人員的綜合素質水平不高，應該盡快提升自身的綜合素質。供電企業可以通過人才選聘和業務培訓雙管齊下。一方面可以通過人才引進的方式來解決。除了可以在企業內部公開選拔綜合素質較高、有一定公文寫作基礎的人才，還可以直接從應屆畢業生中擇優選取一些年輕的大學生從頭進行培養，他們雖然經驗不多，但學習新知識的能力突出，可以培養成辦公系統的后備干部。另一方面可以通過企業內部培訓來解決。人事部門可以聘請專家對辦公室系統的人員開展系統性培訓，旨在提高人際溝通、管理技能、新軟件使用等多方面的綜合素質，通過這些培訓可以顯著提高管理人員的整體素質水平，滿足新形勢下供電企業的需求。

（二）充分利用多種信息化管理手段

供電企業要想在新形勢下具有更強的競爭優勢，創新使用信息管理技術是必不可少的。其中，對于辦公室管理系統來說，更需要充分利用辦公系統中先進的信息管理系統來提高工作效率，同時也可以避免人為工作失誤。這也要求供電企業辦公室儲備一批專業的人才，尤其是培養業務人員如何熟練地應用辦公自動化（OA）系統，以便更好地發揮職能。因此，供電企業辦公綜合管理系統可以充分發揮其在新時期的作用，促進供電企業的穩定與和諧發展。

（三）構建適應新時代要求的評價體系

新形勢下辦公室人員能力評價體系也應該構建，建立業務人員“能上能下”的工作機制。這就要求企業人事部門根據辦公室的工作實際和企業戰略發展，拓寬業務人員的綜合評價指標。在這里，我們可以把工作作風、工作態度、創新能力、人際協調、組織管理、出勤率、項目實施等方面納入評價體系，最終形成完善的辦公室業務人員評價體系。在具體開展方式上，還可以建議辦公室開展上級評估、自我測評、同事互評等多種方式的活動，全方位地、公正地評價其工作能力和綜合素質。

結 語

電力作為國民經濟的重要支撐產業，在人們生活中發揮著不可替代的作用。近年來，由于電力需求的不斷提高和電網建設的不配套，部分地區電能需求過剩，因此也導致了供電企業之間的持續競爭。作為供電企業的辦公室，它只能適應當前的新形勢、新環境。只有摒棄一些舊觀念的束縛，不斷創新工作思路，改進工作方法，吸取教訓，總結經驗，逐步提高辦公室的綜合管理能力，努力朝著可持續的方向發展壯大，才能在日益激烈的競爭環境中立于不敗之地。